Kompleksowa organizacja i realizacja masowej imprezy plenerowej -obchodów Święta Karpia Milickiego 2012 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja masowej imprezy plenerowej. Obchody Święta Karpia Milickiego 2012. Termin: - w dniu 8 września 2012 r. od godz. 14.00 do godz. 24.00 - w dniu 9 września 2012 r. od godz. 12.00 do godz. 22.00 Miejsce: - na terenie miasta Milicz, przy ulicy Trzebnickiej ( działki o numerach 70 AM 20, 71-9 AM 20, 71-10 AM 20 ) Planowana ilość uczestników: minimum 3500 osób dziennie, W ramach działania wymagane jest między innymi: 1. Przygotowanie oferty artystycznej, kulturalnej, rekreacyjnej obejmującej propozycje dla różnych grup wiekowych odbiorców. Wykonawca zobowiązany jest ująć w programie co najmniej dwa występy gwiazd polskiej sceny muzycznej- rozpoznawalne na rynku ogólnopolskim (każdy co najmniej godzinny), np. Maciej Maleńczuk z zespołem Psychodancing , Vavamuffin lub inne równoważne - akceptowalne przez zamawiającego. 2. Wykonawca zobowiązany się jest także ująć w programie występy co najmniej 3 zespołów lub wykonawców ludowych lub folkowych, rozpoznawalnych na rynku ogólnopolskim, regionalnym lub lokalnym, których występy trwać będą po min. 1 godz. 3. Zapewnienie osób prowadzących imprezę - konferansjerów, rozpoznawalnych na scenie ogólnopolskiej lub regionalnej, posiadających odpowiednie doświadczenie ( np. Magdalena Pawlinow i Marek Obszarny), a także kadry obsługującej wydarzenia odbywające się poza sceną główną, w ramach imprezy. 4. Organizacja dwudniowej Biesiady rybnej podczas obchodów ŚKM, w ramach której, odbędzie się: - tradycyjne gotowanie wielkiego gara (minimum 1000 litrów) zupy rybnej Polewka Rybna z Doliny Baryczy, którą częstowani będą goście uczestniczący w obchodach Święta Karpia Milickiego. Wykonawca zapewni bezpłatną degustację zupy rybnej (min. 4500 porcji po min. 200 ml). Zamawiający zastrzega, iż podawana potrawa powinna być sporządzona według zaakceptowanej przez lokalnego restauratora receptury i proporcji, z wykorzystaniem lokalnych produktów - w tym karpia milickiego. - pokaz profesjonalnego mistrza kulinarnego trwający minimum 1,5 godziny. !!!!! Zamawiający zastrzega, iż wszelkie potrawy z karpia muszą być przygotowane z karpia milickiego, który jest markowym produktem promowanym podczas Święta. !!!! Zamawiający zastrzega, iż każdy element programu imprezy, musi być konsultowany z Zamawiającym i uprzednio zaakceptowany, zanim znajdzie się w programie. 5. Kompleksowe przygotowanie techniki estradowej: - Montaż i obsługa sceny głównej włącznie z nagłośnieniem, oświetleniem, zespołem obsługującym obiekt, zapleczem technicznym, garderobami, wyposażonymi w wodę mineralną, napoje i zimne przekąski, itp. - parametry techniczne muszą być zgodne z wymogami (riderami) wszystkich artystów, - Przygotowanie harmonogramu terminów rozpoczęcia montażu techniki estradowej i ostatecznego zakończenia jej demontażu oraz określenie terminu montażu i demontażu innych urządzeń i stoisk na terenie objętym organizacją imprezy. 6. Przygotowanie jarmarku rybnego oraz produktów lokalnych we współpracy z lokalnymi producentami oraz organizacjami pozarządowymi, promującymi markę (Dolina Baryczy poleca) poprzez zapewnienie odpowiednich 10 stoisk, które muszą mieć dostęp do prądu i być oświetlone. W jarmarku uczestniczyć musi minimum 10 lokalnych usługodawców i producentów. 7. Przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezami (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów małej gastronomii w ilości wystarczającej dla obsługi 3500 tys. osób dziennie (min. 6 punktów). Preferowani są lokalni restauratorzy, posiadający znak Dolina Baryczy Poleca lub promujący produkty lokalne, w szczególności karpia milickiego. Punkty muszą być przygotowane do sprzedaży smażonego i wędzonego karpia milickiego z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad w tym zakresie (m.in. zmywaki i bieżąca woda).Wykonawca zapewnia, że karp smażony i wędzony będzie w stałej i ciągłej ofercie gastronomicznej restauratorów przez cały czas trwania imprezy, a sprzedawany produkt będzie pochodził z terenu Doliny Baryczy. 8. Postawienie namiotu na 90 stołów (lub dwa na 45 stołów) oraz odpowiednio zapewnienie miejsc siedzących dostępnych dla uczestników imprezy w trybie ciągłym przez 2 dni imprezy. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i zapewnienia działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, na cały czas trwania imprez, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie: (a) zapewnienia odpowiednich zgód oraz pozwoleń na organizację imprezy, (b) zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez licencjonowaną Agencję Ochrony (w tym również w godzinach nocnych), (c) ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników, (d) odpowiedniego przygotowania terenu gdzie odbywać się będzie impreza, (e) dostawy energii elektrycznej (wraz z dodatkowym oświetleniem terenu), (f) sprzątania i wywozu nieczystości, (g) stałego utrzymania porządku i higieny, (h) ubezpieczenia imprezy, (i) zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, (j) zapewnienie dostępu do bieżącej wody, (k) koszty tantiem i opłat dla ZAIKS. 9. Pokaz sztucznych ogni trwający w sposób ciągły i intensywny przez co najmniej 5 minut. 10. Zakup 100 chińskich (latających) lampionów i rozdysponowanie ich wśród uczestników w celu jednoczesnego ich odpalenia. 11. Organizacja Strefy dla najmłodszych: stoisko z animatorem (malowanie twarzy, malowanie toreb, itp.), zapewnienie placu zabaw (min. 2 (dmuchańce), min. 3 karuzele, i inne) 12. Promocja imprezy odpowiednia, ażeby zapewnić uczestnictwo min. 3500 osób dziennie: a) Ogłoszenia w prasie lokalnej i regionalnej nie później niż 5 dni przed imprezą: - lokalna dolnośląska: minimum 3 moduły w kolorze - 1 emisja, - lokalna wielkopolska: minimum 3 moduły w kolorze - 1 emisja, - regionalna dolnośląska: minimum 3 moduły w kolorze - 1 emisja, b) Projekt, wydruk, rozwieszenie na terenie województwa nie później niż 10 dni przed imprezą, minimum 100 plakatów w pełnym kolorze, papier kredowy, o formacie min. 150 cm x 80 cm. 13. Wszelkie kwestie, które nie zostały wyszczególnione powyżej, a są niezbędne lub regulowane w ustawie z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 62, poz. 504), pozostają w gestii Wykonawcy i muszą być wliczone do ogólnego budżetu planowanej imprezy, bez możliwości zwiększenia kwoty świadczonej usługi po zawarciu umowy.