Przedmiotem zamówienia jest udzielenie wsparcia gminom oraz powiatom w zakresie wdrażania etapów analizy instytucjonalnej z uwzględnieniem jej wykorzystania do oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce 1. oraz planowania rozwoju instytucjonalnego 2. w ramach metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego PRI

Opis przedmiotu przetargu: 3.1 Przedmiotem zamówienia jest udzielenie wsparcia gminom oraz powiatom w zakresie wdrażania etapów analizy instytucjonalnej z uwzględnieniem jej wykorzystania do oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce 1. oraz planowania rozwoju instytucjonalnego 2. w ramach metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego PRI . Wsparcie dla każdej jednostki obejmuje 24 godziny pracy, w tym dwie wizyty w jednostce - warsztaty analizy instytucjonalnej oraz warsztaty planowania rozwoju instytucjonalnego - oraz doradztwo na odległość - konsultacje telefoniczne i e-mailowe. Warunkiem niezbędnym dla rozpoczęcia świadczenia wsparcia w JST będzie udział wyłonionych wykonawców w organizowanym przez Zamawiającego i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego spotkaniu szkoleniowym prezentującym zakres modyfikacji metody PRI oraz jej wykorzystanie w ocenie funkcjonowania kontroli zarządczej. W przypadku tego spotkania wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie a jedynie zwrot kosztów podróży. Podstawowe cele wsparcia dla JST w ramach projektu to: 1. Uzyskanie przez JST wiedzy na temat metody PRI oraz jej roli w rozwoju systemu zarządzania organizacją oraz możliwościach wykorzystania w ocenie stanu kontroli zarządczej w jednostce. 2. Przekazanie pracownikom JST - w szczególności uczestnikom Samorządowego Zespołu ds. PRI - wiedzy i umiejętności w zakresie prowadzenia analizy instytucjonalnej i opracowywania planu rozwoju instytucjonalnego w ramach metody PRI. 3. Przygotowanie JST do wdrażania cyklu planowania rozwoju instytucjonalnego w ramach metody PRI. 4. Przygotowanie JST do udziału w procedurze certyfikacji stosowania PRI. Pomoc dla pracowników JST w zakresie analizy i planowania rozwoju instytucjonalnego w ramach metody PRI świadczoną poprzez pomoc w zakresie: 1. Analizy poziomu rozwoju instytucjonalnego - Analiza RI - i wsparcia w opracowaniu raportu z analizy - z uwzględnieniem wykorzystania wyników analizy do oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce. Pomoc ta będzie świadczona poprzez: a. Pomoc doradczą dla JST w zakresie utworzenia Samorządowego Zespołu ds. PRI oraz przygotowania do samooceny PRI - świadczoną w formie wsparcia na odległość; b. Przeprowadzenie warsztatów Analizy RI - w tym określenie stadiów optymalnych - na miejscu w JST, przy wykorzystaniu kwestionariuszy diagnostycznych przekazanych przez Zamawiającego; c. Pomoc doradczą dla JST w zakresie sporządzenia raportu z samooceny - konsultacje opracowanego przez Samorządowy Zespół ds. PRI dokumentu - świadczoną w formie wsparcia na odległość. 2. Planowania rozwoju instytucjonalnego i wsparcia w opracowaniu planu rozwoju instytucjonalnego jednostki. Pomoc ta będzie świadczona poprzez: a. Pomoc doradczą dla JST w zakresie przygotowania do planowania rozwoju instytucjonalnego oraz działań doskonalących - świadczoną w formie wsparcia na odległość; b. Przeprowadzenie warsztatów Planowania rozwoju instytucjonalnego na miejscu w JST; c. Pomoc doradczą dla JST w zakresie sporządzenia planu rozwoju instytucjonalnego - konsultacje opracowanego przez Samorządowy Zespół ds. PRI planu - świadczoną w formie wsparcia na odległość. Dla każdej z jednostek samorządu terytorialnego przewidziane są 24 godziny zegarowe wsparcia - 3 dni x 8 godz. Pomoc ta będzie świadczona w formie indywidualnego wsparcia dla każdej zakwalifikowanej do projektu JST, przy czym: - Łącznie w ramach realizacji zapisów litery 1b, Wykonawca będzie świadczył nie mniej niż 6 i nie więcej niż 8 godzin zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST w siedzibie JST - warsztat AI. - Łącznie w ramach zapisów litery 2b Wykonawca będzie świadczył nie mniej niż 6 i nie więcej niż 8 godzin zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST w siedzibie JST - warsztat planowania rozwoju. - Łącznie w ramach zapisów liter 1a, 1c oraz 2a i 2c Wykonawca będzie świadczył nie mniej niż 8 do 12 godzin zegarowych - w zależności od czasu trwania warsztatów wskazanych w ramach liter 1b oraz 2b. W czasie warsztatów Analizy RI - określonych w ramach litery 1b. zostaną wykonane następujące działania: - przekazanie informacji na temat metodyki PRI - w tym analizy, planowania i wdrażania planów rozwoju instytucjonalnego, - przekazanie informacji na temat założeń i harmonogramu Projektu, - przeprowadzenie analizy - w tym ustalenie stadiów rozwoju dla poszczególnych kryteriów, - ustalenie stadiów optymalnych dla jednostki - wstępna identyfikacja kryteriów priorytetowych - istotnych dla dalszego rozwoju instytucjonalnego jednostki, - omówienie możliwości wykorzystania wyników analizy RI dla potrzeb kontroli zarządczej - omówienie i uzgodnienie zakresu - w tym uzgodnienie wytycznych dla opracowania raportu z analizy - i harmonogramu następnych kroków w projekcie. Wynikiem warsztatów analizy będzie: - zbiorcze zestawienie wyników analizy instytucjonalnej gminy - stadiów rozwoju dla wszystkich 19 kryteriów - raport syntetyczny, - określenie stadiów priorytetowych, - materiał wspomagający ocenę kontroli zarządczej w jednostce. W trakcie warsztatów planowania - określonych w ramach litery 2b. zostaną zrealizowane następujące działania: - omówienie funkcji i podejścia do Planu Rozwoju Instytucjonalnego, - omówienie proponowanych do wdrożenia rozwiązań - w tym potencjalnego wpływu na doskonalenie zarządzania oraz realizacji kontroli zarządczej - wybór zadań do planów rozwoju, - omówienie konstrukcji planu - zasady wdrożeń, monitorowanie, karty zadań dla wybranych działań doskonalących, - ustalenie harmonogramu prac nad opracowaniem planu, - wstępne przygotowanie JST do procesu certyfikacji. Wynikiem warsztatów analizy będzie: - lista wybranych działań doskonalących - określenie formatu planu i uzgodnienie harmonogramu jego przygotowania.