Kompleksowa obsługa podróży służbowych zagranicznych i krajowych dla Centrali Spółki PGNiG SA. - pl-warszawa: usługi transportu lotniczego

Opis przedmiotu przetargu: i. opis przedmiotu zamówienia przedmiotem zamówienia jest kompleksowa, całodobowa (7 dni w tygodniu) obsługa podróży służbowych zagranicznych i krajowych dla zamawiającego w zakresie 1. rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń. 2. rezerwacji hoteli oraz zakupu i dostarczania voucherów hotelowych z uwzględnieniem potrzeb zamawiającego. 3. doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży. 4. zakupu i dostarczania polis ubezpieczeniowych na czas podróży zagranicznej, uwzględniając nw, kl, oc. 5. zakupu i dostarczania biletów kolejowych krajowych i międzynarodowych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń. 6. usługi czarteru małych samolotów na terenie kraju i za granicą. 7. wynajmu samochodów w kraju i za granicą. 8. pomocy przy wizowaniu. 9. wynajmu sal konferencyjnych wraz z cateringiem. 10. wykonywania raportów i analiz zrealizowanych usług w uzgodnionych okresach i terminach według ustaleń. ii. sposób realizacji przedmiotu zamówienia 1. nieodpłatne dostarczanie na adres centrali spółki pgnig sa przy ul. m. kasprzaka 25 dokumentów podróży tj. biletów lotniczych i voucherów hotelowych, a także biletów kolejowych, polis ubezpieczeniowych, i potwierdzeń wynajmu samochodu w terminie nie później niż 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja. 2. pośrednictwo pomiędzy zamawiającym, a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych. 3. każdorazowe powiadomienie zamawiającego odnośnie zmiany ceny lub wpisania na listę rezerwową z zachowaniem formy elektronicznej. 4. dokonywanie korekt w dokumentach podróży (w biletach) bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat przez zamawiającego. 5. kodowanie przy realizacji umów z przewoźnikami (w znaczeniu kodowania biletów lotniczych zakupionych u określonego przewoźnika). zamawiający zawiadamia, że posiada umowę o współpracy z przewoźnikiem polskie linie lotnicze lot oraz uczestniczy w programach lojalnościowych linii lotniczych i tym samym zobowiązuje wykonawcę do kodowania biletów lotniczych u określonego przewoźnika. 6. wykonawca gwarantuje zamawiającemu, że cena zakupu biletów lotniczych krajowych i międzynarodowych będzie uwzględniała upusty i rabaty jakie posiada zamawiający na mocy umów i programów lojalnościowych z liniami lotniczymi. 7. każdorazowe przedstawienie pełnej informacji o możliwościach połączeń lotniczych oraz optymalnej trasy przelotu. 8. każdorazowe powiadomienie zamawiającego odnośnie dokonanej rezerwacji, zawierające dane rezerwacji (cena biletu, wysokość rabatu, cena biletu z rabatem i termin wykupu) z zachowaniem formy elektronicznej. 9. na żądanie zamawiającego dostarczenie biletów na adres centrali spółki pgnig sa przy ul. m. kasprzaka 25 lub na lotnisko okęcie im. f. chopina w warszawie, w ciągu jednej godziny (1h) od momentu przyjęcia zamówienia zgodnie z zapisami § 3 ust. 1 pkt 11 umowy stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej siwz. 10. zapewnienie dostępu do wszystkich taryf iata. 11. zapewnienie i utrzymanie ciągłości ubezpieczenia na cały okres trwania podróży bez względu na wystąpienie zmian w pierwotnie ustalonym czasie trwania podróży. 12. wykonywanie raportów i analiz zrealizowanych usług w uzgodnionych terminach i okresach. 13. przydzielenie co najmniej dwóch osób w charakterze stałego konsultanta – dostępne 24 h, do obsługi zamawiającego w zakresie usług przedmiotu zamówienia. 14. posiadanie co najmniej czterech linii telefonicznych, obsługujących wszystkie typy usług tj. bilety lotnicze, bilety kolejowe, ubezpieczenia, hotele i samochody, przeznaczonych do dyspozycji zamawiającego w celu zapewnienia nieprzerwanego dostępu do systemu rezerwacyjnego, pod którymi w niezakłócony sposób zamawiający może dokonać rezerwacji. zamawiający przedstawia poniżej przewidywane ilości i trasy w okresie 36 miesięcy bilety lotnicze — około 3045 biletów* na trasach zagranicznych, — około 200 biletów na trasach krajowych. bilety kolejowe — około 300 biletów* na trasach krajowych, — około 20 biletów na trasach zagranicznych. miasta docelowe — europejskie miasta docelowe bruksela, londyn, berlin, paryż, kijów, praga, wiedeń, moskwa, amsterdam, genewa, oslo, kopenhaga, stavanger, madryt, lwów, dusseldorf, monachium, essen, zurich, barcelona, — pozaeuropejskie miasta docelowe waszyngton, huston, nowy jork astana, baku, islamabad, taszkient, doha, kair, trypolis, kualalumpur. zamawiający zastrzega możliwość wystąpienia potrzeb które wpłyną na zmiany ilości biletów oraz miejsce – cele podróży. *) za bilet należy rozumieć dokument przewozowy obejmujący 2 4 legs, tj. 2 4 odcinki trasy podróży. szczegółowo zakres odpowiedzialności wykonawcy i zamawiającego, co do realizacji przedmiotu zamówienia określony będzie w siwz. ii.1.6)