BZP/PN/58/2014 - Rezerwacja, wystawienie, sprzedaż i sukcesywna dostawa biletów lotniczych dla pracowników PL

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usług rezerwacji, wystawiania, sprzedaży i sukcesywnej dostawy biletów lotniczych dla pracowników Politechniki Lubelskiej na rok 2014/2015 (do grudnia 2015r.). I. Struktura zamówienia: 1. Przeloty zagraniczne: 1) Przewidywana liczba biletów: 300 szt. na połączenia międzynarodowe (jest to liczba biletów po uwzględnieniu dokonanych zakupów biletów w 2013/2014 r.). 2) Przewidywane trasy przelotów: Europa m.in.: Węgry, Grecja, Szwecja, Czechy, Hiszpania, Niemcy, Wielka Brytania, Austria, Belgia, Słowenia, Estonia, Dania, Holandia, Włochy, Francja, Portugalia, Szwajcaria, Finlandia, Serbia, Ukraina, Chorwacja, Malta, Luksemburg oraz inne kraje: Brazylia, Kanada, USA, Chiny, Japonia, Turcja, Gruzja, Indie, Tajlandia, Malezja, Portoryko, Algieria, Indonezja, Kazachstan, Rosja, Australia, Cypr, Izrael, Korea Południowa (mogą także wystąpić przeloty na inne kontynenty i kraje niewymienione wyżej). 3) Rezerwacja będzie dokonywana w klasach wymaganych przez Zamawiającego, m. in.: ekonomicznej na trasach europejskich i reszty świata, a także w klasie przewoźników - tzw. Tanie Linie Lotnicze. 4) Szczegółowy opis zamówienia zawiera SOTZ oraz projekt umowy będący załącznikiem do SIWZ. II. Dodatkowe informacje 1. Zamawiający informuje, że w okresie 06.05.2013 - 31.03.2014 r zakupił 180 szt. biletów na loty międzynarodowe na kwotę 270 125,93,00 zł . Zamawiający nie jest w stanie dokładnie określić liczby połączeń oraz ilości biletów na rok 2014/2015. 2. Przedstawiona powyżej struktura zamówienia jest strukturą przewidywaną, mającą na celu ułatwienie Wykonawcy oszacowanie ceny oferty. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany przewidywanej struktury zamówienia w każdym z wyszczególnionych powyżej punktów w przypadku zaistnienia takiej konieczności bez zmiany wynagrodzenia Wykonawcy wynikającego ze złożonej oferty. III. W ramach realizacji zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy następujących usług: 1) sukcesywnego rezerwowania oraz dokonywania zmian rezerwacji biletów lotniczych wg zapotrzebowania Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo do przedstawiania trzech wariantów najkorzystniejszych połączeń, w miarę możliwości bez międzylądowań, a gdy brak jest takiego wariantu - z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty w ramach lotów łączonych. Wykonawca zobowiązany jest również do oferowania najkorzystniejszych połączeń pod względem ceny biletu, 2) sprzedaży biletów, 3) wystawiania biletów lub innych właściwych dokumentów podróży, 4) wystawiania faktur zgodnie z wzorem umowy, 5) dostarczania drogą elektroniczną na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail informacji o dokonanej rezerwacji biletów lotniczych, 6) dostarczania biletów wg zapotrzebowania Zamawiającego i do miejsca przez niego wskazanego bez dodatkowych opłat (w terminie wskazanym przez Zamawiającego). Zamawiający informuje, że bilety będą dostarczane drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w umowie lub bezpośrednio do jego siedziby mieszczącej się na terenie Lublina. W sporadycznych sytuacjach może wystąpić konieczność dostarczenia biletów na terenie innego kraju. 7) zorganizowania oraz pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi i państw docelowych (ewentualnie docelowych portów lotniczych) - dotyczy wszelkiego rodzaju opłat - np. opłat lotniskowych, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń itp., opłat dodatkowych za bagaż ponad wagowy/ponad wymiarowy, Należy pamiętać, że opłata transakcyjna jest pobierana podczas rezerwacji biletu lotniczego za świadczenie dodatkowych istotnych usług, których często nie zapewniają przewoźnicy, takich jak: a: informowanie o każdej zmianie, której podlegają rezerwacje oraz rejsy linii lotniczych; b: indywidualne przygotowywanie każdego zamówienia oraz dopasowanie go do potrzeb klienta; c: pośrednictwo w rozmowach z rejsowymi i tanimi liniami lotniczymi oraz portami lotniczymi; d: profesjonalna pomoc w sytuacjach kryzysowych na lotnisku; e: pokrycie kosztów rezerwacji, wystawienia, i dostawy biletu lotniczego dla Zamawiającego; 8) zamawiający zastrzega sobie, że wyloty oraz powroty mogą następować w każdym dniu tygodnia, 9) Wykonawca przekaże Zamawiającemu jeden numer telefonu alarmowego czynnego 24 godz./dobę w każdy dzień tygodnia nie wyłączając świąt i niedziel umożliwiający podróżującym pracownikom Zamawiającego kontakt z Wykonawcą zamówienia.