ZORGANIZOWANIE OBOZU DLA DZIECI I MŁODZIEŻY RZYM

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie obozu młodzieżowego Rzym dla dzieci sędziów i pracowników sądów w obszarze właściwości Sądu Okręgowego w Kielcach, to jest obóz młodzieżowy 12 dni, 1 dzień przejazd i nocleg tranzytowy, 2 dzień zwiedzanie Florencji i dojazd do stałej bazy lokalowej we Włoszech, 8 dni pobytu, 11 dzień wyjazd w drogę powrotną i zwiedzenie Bolonii, nocleg tranzytowy, 12 dzień powrót do Polski w terminie między 22.07.2013 r. a 18.08.2013 r. dla około 45 osób w wieku od 12 do 18 lat. Stała baza lokalowa 9 noclegów Lokalizacja obiektu nie dalej niż 500 m od bezpłatnej plaży kamienistej lub piaszczystej z bezpłatnym, wyznaczonym i zorganizowanym kąpieliskiem w nadmorskiej miejscowości we Włoszech nad Morzem Tyrreńskim pomiędzy miejscowościami Ansedonia i Terracina włącznie; limit odległości hotelu od plaży dotyczy najkrótszej odległości w linii prostej od początku plaży do terenu obiektu; Standard obiekt hotelowy o minimalnym standardzie odpowiadającemu hotelowi 3 gwiazdkowemu w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie t. jedn. Dz. U. 2006 r. Nr 22, poz. 169, ze zm. Hotel musi spełniać również warunki określone w Rozp. MEN; Warunki zakwaterowania: pokoje dwu, trzy i czteroosobowe przy czym pokoi dwuosobowych nie może być mniej niż 3, a pokoi czteroosobowych nie może być więcej niż 3, z klimatyzacją, balkonem lub tarasem i pełnym węzłem sanitarnym. Pokoje w szczególności muszą być wyposażone w szafy, szafki nocne przy każdym łóżku i pojedyncze łóżka, z wyłączeniem łóżek piętrowych. Powierzchnia mieszkalna nie może być mniejsza niż 5 metrów kwadratowych na osobę. Zakwaterowanie z uwzględnieniem podziału osób według płci, wieku i indywidualnych preferencji; Wyposażenie obiektu sala dyskotekowa, jadalnia, sala telewizyjna, sala gier, restauracja, bar, kawiarnia, teren rekreacyjny z basenem i boiskiem sportowym. Wykonawca ma obowiązek zapewnienia opieki wychowawcy i ratownika podczas korzystania z kąpielisk zgodnie z przepisami Rozp. MEN. Tranzytowa baza lokalowa jeden nocleg w stronę Włoch, jeden w drodze powrotnej do Polski Standard obiekt hotelowy o minimalnym standardzie 2 gwiazdkowym w myśl Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie t. jedn. Dz. U. 2006 r. Nr 22, poz. 169, ze zm. Warunki zakwaterowania w pokojach typu studio lub oddzielne pokoje dwu, trzy i czteroosobowe z pełnym węzłem sanitarnym, wyposażone w pojedyncze łóżka, z wyłączeniem łóżek piętrowych. Warunki żywieniowe posiłki urozmaicone, dostosowane do potrzeb uczestników, zgodne z zasadami racjonalnego żywienia. W czasie przejazdu dwa śniadania wzmocnione o wędlinę, ser, pieczywo, ciepłe danie podczas każdego pobytu w hotelu tranzytowym, cztery obiady po jednym w każdym dniu przejazdu tranzytowego w obie strony złożone z dwóch ciepłych dań z deserem i napojami, Zamawiający dopuszcza możliwość zjedzenia obiadu w lokalu gastronomicznym zlokalizowanym przy autostradzie dwie kolacje wzmocnione o wędlinę, ser, pieczywo, ciepłe danie podczas każdego pobytu w hotelu tranzytowym, w autokarze suchy prowiant w drodze powrotnej, napoje gazowane, woda mineralna, herbata bez ograniczeń. Podczas pierwszego dnia obozu Wykonawca powinien zapewnić uczestnikom obiad na trasie i kolację w hotelu tranzytowym. Drugi dzień obozu młodzieżowego jest zarazem pierwszym niepełnym dniem pobytu w stałej bazie lokalowej, zatem Wykonawca powinien w tym dniu zapewnić uczestnikom śniadanie w hotelu tranzytowym, obiad na trasie oraz kolację w hotelu stałej bazie lokalowej. Jedenastego dnia obozu przewidziany jest wyjazd ze stałej bazy lokalowej, zatem Wykonawca powinien zapewnić uczestnikom obozu śniadanie w tym hotelu, a kolejne posiłki obiad i kolacja mogą być zapewnione jako tranzytowe. Dwunastego dnia obozu Wykonawca musi zapewnić uczestnikom śniadanie w hotelu tranzytowym oraz obiad na trasie. Podczas pobytu dziewięć śniadań wzmocnionych o wędlinę, ser, pieczywo, ciepłe danie w formie szwedzkiego stołu złożonego z kilku potraw, napojów ciepłych i zimnych oraz świeżych owoców i warzyw, osiem obiadów serwowanych złożonych z dwóch ciepłych dań z deserem i napojami, osiem podwieczorków wydawanych w trakcie obiadu lub oddzielnie złożonych z owoców, dziewięć kolacji wzmocnionych o wędlinę, ser, pieczywo, ciepłe danie serwowanych lub w formie szwedzkiego stołu, złożonego z kilku potraw, napojów ciepłych i zimnych oraz świeżych owoców i warzyw. W dniach, które w programie mają wycieczki autokarowe Zamawiający dopuszcza obiad w czasie wycieczki lub późny obiad albo obiadokolację. Wykonawca ma w sumie zapewnić 11 śniadań w tym 2 tranzytowe, 12 obiadów w tym 4 tranzytowe i 2 podczas wycieczek i 11 kolacji w tym 2 tranzytowe oraz suchy prowiant podczas 12. dnia obozu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zamiany obiadu obiadów na suchy prowiant. Opieka pedagogiczna jeden wykwalifikowany wychowawca na 20 dzieci oraz jeden kierownik wypoczynku. Osoby sprawujące opiekę pedagogiczną muszą posiadać kwalifikacje określone w Rozp. MEN, a także zasad jego organizowania i nadzorowania. Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji kierownika wypoczynku i wychowawcy. Opieka pielęgniarska i medyczna zapewnienie w razie potrzeby fachowej opieki medycznej oraz pokrycie kosztów zakupu leków, wizyt lekarskich, leczenia szpitalnego lub ambulatoryjnego. Zamawiający zwróci koszt zakupu leków i wizyt lekarskich w przypadku chorób własnych uczestników obozu. Opieka turystyczna jedna osoba posiadająca kwalifikacje pilota wycieczek określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych t.jedn. Dz. U. 2004 r. Nr 223, poz. 2268, ze zm. oraz posługująca się językiem obcym w stopniu umożliwiającym komunikację na trasie przejazdu oraz w miejscu pobytu grupy. Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji wychowawcy z funkcją pilota. Atrakcje podczas pobytu dwie autokarowe wycieczki do Rzymu z przewodnikiem i zapewnieniem biletów wstępu i innych opłat urzędowych i administracyjnych. W trakcie dwóch całodziennych wycieczek do Rzymu zwiedzanie: Koloseum, Forum Romanum, Kapitolu, Ołtarza Ojczyzny, Placu Weneckiego, Fontanny Di Trevi, Panteonu, Placu Navona, Placu i Schodów Hiszpańskich, Placu i Bazyliki Św. Piotra, wizytą przy grobie Ojca Św. w Kaplicy Św. Sebastiana. Fakultatywnie indywidualnie opłacana przez uczestników obozu wycieczka do miasteczka wodnego. Wycieczki z zapewnieniem napojów i wody mineralnej w autokarze. Podczas zwiedzania przemieszczanie się pomiędzy kolejnymi punktami oddalonymi od siebie o więcej niż 1 km musi odbywać się autokarem lub komunikacją publiczną. Wycieczki i wejścia fakultatywne nie muszą być organizowane, jeżeli ilość chętnych nie będzie przekraczać 20 osób. Atrakcje podczas przejazdu w drodze do stałej bazy lokalowej podczas drugiego dnia obozu zwiedzanie Florencji z przewodnikiem Katedra Santa Maria dei Fiore, Kościół Santa Croce, Dzwonnica Giotta, most Ponte Vecchio z zapewnieniem biletów wstępu do zwiedzanych obiektów; w drodze powrotnej do Polski podczas jedenastego dnia obozu zwiedzanie Bolonii: Piazza Maggiore, Piazza del Nettuno, Bazylika S.Petronio, Piazza di Ravegnata z zapewnieniem biletów wstępu do zwiedzanych obiektów. Transport przejazd dzienny autokarem klasy LUX trasą zapewniającą możliwie najkrótszy czas podróży z wykorzystaniem dróg szybkiego ruchu i autostrad także płatnych, z jednym pokładem pasażerskim, nie starszym niż 10 lat, wyposażonym w klimatyzację, rozkładane siedzenia, pasy bezpieczeństwa, barek, DVD lub video, WC i apteczkę. W trakcie przejazdu udostępniony bezpłatnie do dyspozycji grupy barek z gorącymi napojami herbata oraz wodą mineralną. Transport realizowany przez dwóch kierowców w każdym autokarze. W każdym autokarze musi być osoba z uprawnieniami pilota wycieczek lub kierownika wypoczynku. Ubezpieczenie niezależnie od obowiązku pokrycia kosztów opieki medycznej, określonych w pkt. 3.1.5 nie niższe niż NNW 5.000 euro na osobę, KL 10.000 euro na osobę, bagaż 200 euro na osobę. Opłaty parkingowe i wjazdowe, klimatyczne, drogowe oraz opłaty za przewodników lokalnych zapewnia Wykonawca. Ilość osób podana w pkt. 3.1 SIWZ jest szacunkowa, a Zamawiający poda wstępną ilość uczestników obozu wraz z ich danymi personalnymi w terminie do 30 maja 2013 r. Powiadomienie o wstępnej ilości uczestników nastąpi faksem lub pocztą elektroniczną na numer adres podany przez Wykonawcę w ofercie. Zamawiający lub Wykonawca będą mieli prawo do jednostronnego odstąpienia od umowy bez ponoszenia konsekwencji finansowych, o ile wstępna ilość chętnych nie przekroczy 30 osób. Odstąpienie od umowy może nastąpić w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty powzięcia wiadomości o powyższej okoliczności i wymaga przesłania oświadczenia o odstąpieniu faksem lub pocztą elektroniczną na numer adres Zamawiającego podany w specyfikacji lub numer adres podany przez Wykonawcę w ofercie z jednoczesnym wysłaniem listem poleconym. Zamawiający na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy przekaże imienny wykaz osób biorących w niej udział. Jeżeli ostateczna liczba osób zgłoszonych lub biorących udział w imprezie będzie mniejsza niż wstępna ilość uczestników, o której mowa w pkt. 3.2 SIWZ, Wykonawcy przysługuje zwrot udokumentowanych i poniesionych kosztów organizacji danej imprezy, przy czym nie dotyczy to kosztów stałych, np. kosztów transportu, przewodnika itp. Zamawiający dokona zapłaty za faktyczną ilość osób biorących udział w imprezie przy uwzględnieniu ceny jednostkowej podanej w ofercie. W przypadku rezygnacji przez zadeklarowane osoby na krócej niż 30 dni przed wyjazdem Wykonawcy przysługuje zwrot udokumentowanych i poniesionych kosztów organizacji danej imprezy, przy czym nie dotyczy to kosztów stałych, np. kosztów transportu, przewodnika itp. Zamawiający nie zwróci Wykonawcy kosztów związanych z rezygnacją uczestników, o których mowa w pkt. 3.4 i 3.5 SIWZ, jeżeli wynikać ona będzie z poniższych sytuacji losowych, uniemożliwiających udział w obozie nieszczęśliwy wypadek, nagłe zachorowanie jeżeli uniemożliwiają uczestnictwo w imprezie lub śmierć uczestnika, poważna szkoda w mieniu uczestnika powstała w wyniku działania ognia, katastrof żywiołowych lub będąca następstwem przestępstwa, powodująca konieczność wykonania czynności prawnych i administracyjnych, przy których niezbędna jest obecność uczestnika, nieszczęśliwy wypadek, przedwczesny poród, nagłe zachorowanie osoby bliskiej uczestnika, opiekuna prawnego lub śmierci osoby bliskiej uczestnika.