USŁUGI AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO DLA PROJEKTU KOMPLEKSOWE UZBROJENIE TERENÓW TURECKIEJ STREFY INWESTYCYJNEJ (WRPO 2007-2013, DZIAŁANIE 1,7)

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia publicznego obejmuje następujący zakres rzeczowy do wykonania: Audytem zewnętrznym objęte będą dwa podmioty: Gmina Miejska Turek - Lider Projektu oraz Powiat Turecki - Partner Projektu. Zakres audytu obejmuje niżej wskazane obszary: I. Gotowość organizacyjna i procedury wewnętrzne, w tym: a) ocena wielkości i przygotowania kadr, b) ocena sprzętu niezbędnego do realizacji projektu, c) identyfikacja zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców / dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), d) ocena podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, e) sprawdzenia istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów, f) oceny bezpieczeństwa IT. II. Audyt finansowy, w tym: a) sprawdzenie, czy opracowane procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne gwarantują rzetelność sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność, c) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową oraz z wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu, d) ocena prawidłowości i wiarygodności poniesionych w ramach projektu wydatków (faktycznie poniesione, zgodne z zapisami dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, zasadne, celowe i oszczędne, nie odbiegają od cen w regionie, istnieje wkład własny beneficjenta, płatności zostały przekazane na rachunki wykonawców wskazane w zawartych z nimi umowach), e) kontrola formalna faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, f) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, wyodrębniona ewidencja księgowa, zgodność zapisów w ewidencji księgowej z treścią dokumentów źródłowych). III. Audyt realizacji projektu, w tym: a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (prawo zamówień publicznych, prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych itd.), b) ocena zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (programy operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur), c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie/ umowy o dofinansowanie, d) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami) oraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (specyfikacja istotnych warunków zamówienia z załącznikami, oferta wybranego wykonawcy), e) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, f) potwierdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym, g) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników. IV. Wizyta na miejscu realizacji projektu, w tym: a) sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu, w umowie o dofinansowanie projektu i w aneksach do tej umowy oraz w dokumentacji powykonawczej, w protokołach odbioru robót w toku, w protokołach odbioru zakupionego sprzętu oraz potwierdzenie poprawności / prawidłowości funkcjonowania zrealizowanej inwestycji, b) potwierdzenie prawidłowości promocji unijnego źródła dofinansowania, tzn. potwierdzenie, że działania promocyjne i informacyjne były prowadzone zgodnie z zapisami we wniosku o dofinansowanie, w umowie o dofinansowanie projektu i w obowiązujących beneficjenta wytycznych. V. Prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, w tym potwierdzenie, że: a) wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją audytowanego projektu (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie i aneksy, wnioski o płatność, oryginały dowodów księgowych, dokumentacja przetargowa, korespondencja prowadzona w ramach realizacji projektu, itd.), b) istnieje możliwość odtworzenia przebiegu realizacji projektu w wymaganych umową terminach, c) wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. VI. Zgodność projektu z politykami wspólnotowymi, w tym: a) z polityką równości szans, b) polityką zatrudnienia, c) polityką społeczeństwa informacyjnego, d) polityką ochrony środowiska. VII. Sprawdzenie wdrożenia zaleceń pokontrolnych (oraz usunięcia nieprawidłowości/uchybień) z kontroli prawidłowości realizacji projektu, prowadzonych przed realizacją audytu (jeżeli dotyczy). VIII. Analiza powodzenia projektu, w tym oszacowanie czy występują zagrożenia: a) prawidłowej realizacji projektu i terminowości jego zakończenia (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu), b) osiągnięcia i utrzymania założonych celów projektu przez okres wskazany we wniosku o dofinansowanie (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu oraz audytu prowadzonego po zakończeniu realizacji projektu) IX. Czynności doradcze 3. Audyt powinien być przeprowadzony w oparciu o: a) uznawane standardy audytu (np. obowiązujące w Polsce Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - załącznik nr 1 do Komunikatu Nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r., dostępne na stronie www.mofnet.gov.pl) oraz b) aktualne Wytyczne Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I- działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz Priorytetów II-VI., dostępne na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl 4. Ponadto, Wykonawca zobowiązany jest do: a) przekazania Zamawiającemu kopii dokumentacji roboczej: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających itp. (lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów roboczych), b) prowadzenia audytu w sposób uwzględniający m.in. analizy dokumentów, wywiady z pracownikami i wykonawcami, oględziny inwestycji c) dokumentowania audytu poprzez m.in. wykaz weryfikowanych dokumentów, listy sprawdzające, kwestionariusze samooceny, notatki/protokoły z wywiadów i spotkań, d) organizacji spotkań otwierających, zamykających oraz spotkań w trakcie prowadzenia audytu (udokumentowanych notatkami/protokołami podpisanymi przez uczestników spotkań), e) wyznaczenia osoby/osób do kontaktów z Zamawiającym ( komunikacja w formie pisemnej) f) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonego audytu, według obowiązujących na dzień wykonywania audytu Wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I- działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz Priorytetów II-VI, dostępnych na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl . g) stosowania na wszystkich dokumentach sporządzanych w ramach prowadzonego audytu znaków informujących o źródłach dofinansowania, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego.