Przygotowanie i przeprowadzenie kompleksowej kampanii reklamowej terenów inwestycyjnych Miasta Świętochłowice pn.: Świętochłowice. Bliżej niż myślisz - Promocja terenów inwestycyjnych miasta.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii promującej tereny inwestycyjne Miasta Świętochłowice , w powiązaniu z Księgą identyfikacji wizualnej znaku Świętochłowice. Bliżej niż myślisz. Kampania powinna łączyć działania informacyjne o mieście, jego lokalizacji, idei bliskości w sensie przestrzennym i przenośnym zawartej w haśle promocyjnym miasta, jego potencjale. Celem kampanii jest zainteresowanie przedsiębiorców ofertą inwestycyjną miasta. Grupą docelową kampanii są głównie inwestorzy krajowi i zagraniczni, przedstawiciele firm consultingowych branży inwestycyjnej, a także deweloperzy, doradcy biznesowi, przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu, turyści biznesowi. Przekazy na wszystkich materiałach muszą odpowiadać aktualnym wymaganiom w zakresie informacji i promocji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: muszą więc zawierać odpowiednie znaki graficzne z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Programu Operacyjnego oraz zapis Kampania finansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na trzy zadania, trzy części: Opis poszczególnych zadań wchodzących w przedmiot zamówienia: Zadanie 1 Przygotowanie i wykonanie prezentacji multimedialnej i folderów promocyjnych. Obejmuje przygotowanie i wykonanie prezentacji multimedialnej w formie spotu reklamowego wraz z tłumaczeniem na 3 języki obce i dwukrotną aktualizacją do grudnia 2013 r., oraz przygotowanie i wykonanie folderów promocyjnych wraz z tłumaczeniem na 3 języki. Działania: 1.Wykonanie i powielenie w ilości 100 sztuk prezentacji multimedialnej w formie spotu reklamowego wraz z tłumaczeniem w formie lektora na 3 języki obce (angielski, niemiecki, francuski) na płycie DVD, wytłoczonej wraz z nadrukiem w pełnym kolorze. Pudełka Digipack A5 jednołamowe 4P, jedna tacka na płytę, karton 250-300g, nadruk w pełnym kolorze, foliowanie błyszczące, lakier punktowy UV. Wykonawca do grudnia 2013 r. dwukrotnie wykona aktualizację spotu, a po każdej aktualizacji dostarczy 100 sztuk nowych płyt DVD. 30 sekundowy spot reklamowy musi spełniać wszystkie wymogi techniczne telewizji ogólnopolskiej - format HD i SD z muzyką i dźwiękiem dolby digital (5.1). Z chwilą przekazania spotu przez Wykonawcę staje się on własnością Zamawiającego bez konieczności zapłaty dodatkowego wynagrodzenia. Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do przedmiotu zamówienia na wszelkich polach eksploatacji, w tym utrwalania, zapisu, zwielokrotniania, sporządzania kopii dowolną techniką, upubliczniania w Internecie i innej sieci komputerowej, odtwarzania, reemitowania w różnych formach. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy przygotowania szczegółowego scenariusza spotu i przedstawienia go do akceptacji. Zamawiający dopuszcza zarówno formę animowaną filmu, jak i fabularną. Jednocześnie Zamawiający nie określa kwestii technicznych wykonania spotu, pozostawiając to w gestii Wykonawcy. Spot powinien zawierać informacje w postaci zestawu znaków graficznych dotyczących dofinansowania projektu z Unii Europejskiej, zgodnie z aktualnie obowiązującą instrukcją zamieszczoną w Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji, która dostępna jest na stronie internetowej www.rpo.slaskie.pl. Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego szczegółowy scenariusz spotu oraz graficzny projekt okładki i płyty DVD . 2.Zaprojektowanie i wykonanie folderu promocyjnego wraz z tłumaczeniem na 3 języki (wersja polsko - angielsko - niemiecko - francuska), zawierającego prezentację potencjału gospodarczego miasta (tekst, tabele, zdjęcia, wykresy) - 6 stron formatu B5, nakład 15.000 sztuk - gramatura papieru: 250 g/m2, kolorystyka: 4+4, uszlachetnianie: folia matowa, punktowo lakierowana. Oferta w tym zakresie obejmuje: projekt graficzny, wykonanie 20 zdjęć miasta, skład, tłumaczenie, korekty, druk, dostawę do siedziby Zamawiającego. Teksty potrzebne do wykonania folderu zostaną dostarczone przez Zamawiającego. Koncepcja folderu powinna być spójna z prezentacją multimedialną oferty inwestycyjnej. Projekty materiałów promocyjnych przekazane zostaną Zamawiającemu wraz z gotowym produktem. Zadanie 2 Organizacja dwóch wizyt biznesowych w Świętochłowicach, tzw. study tour, prezentujących wskazane tereny inwestycyjne i potencjał miasta. Zadanie obejmuje organizację 2 wizyt biznesowych, tzw. study tours w Świętochłowicach. Uczestnikami study tour mają być m. in. krajowi i zagraniczni inwestorzy, deweloperzy, architekci, attachés handlowi ambasad, przedstawiciele izb gospodarczych i regionalnych biur obsługi inwestora, szefowie działów firm odpowiedzialnych za ekspansję, pracownicy firm consultingowych z branży inwestycyjnej. Wizyty biznesowe zostaną zorganizowane w czerwcu 2012 r. i w czerwcu 2013 r. Planuje się zaproszenie 50 osób łącznie w dwóch edycjach imprezy (nie mniej niż 20 osób w jednej edycji). Działania: 1.Zakwaterowanie uczestników w hotelu. Zakwaterowanie zaproszonych gości 2 noclegi ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych, w jednym hotelu o standardzie co najmniej 3 - gwiazdkowym wraz z miejscem parkingowym, zlokalizowanym w odległości maksymalnie 15 min. dojazdu do Świętochłowic. 2.Transport uczestników w czasie trwania study tour. Zapewnienie autokaru klasy LUX z nagłośnieniem i mikrofonem dla gości (łącznie 50 osób) na cały czas trwania study tour. 2.Zorganizowanie spotkań władz miasta z inwestorami, środowiskami gospodarczymi, przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu, dziennikarzami itd. -zorganizowanie dwóch kolacji biznesowych (w pierwszym i drugim dniu trwania study tour) -zorganizowanie spotkania plenerowego na terenie inwestycyjnym przy ul. Uroczysko. Podczas spotkania Wykonawca powinien zapewnić wzlot balonem/balonami na uwięzi na wysokość ok. 50 m i umożliwić skorzystanie z tej atrakcji wszystkim uczestnikom study tour (łącznie będzie 50 osób w obu edycjach study tour, ale nie mniej niż 20 osób w jednej edycji). Wzniesienie balonem umożliwione zostanie również osobom towarzyszącym i dziennikarzom, których łączna liczba nie przekroczy 25 osób na każdą edycję study tour. Kosz balonu musi być oznaczony z każdej strony logotypem i hasłem promocyjnym miasta. -zorganizowanie konferencji w Centrum Integracji Społecznej (CIS) w Świętochłowicach - Lipinach z wykorzystaniem przygotowanych materiałów promocyjnych, wchodzących w zakres zadania nr 1 niniejszego zamówienia. -zorganizowanie spotkania w Urzędzie Miejskim w ostatnim, trzecim dniu study tour 3.Wyżywienie uczestników. Przygotowanie posiłków dla uczestników study tour: Obiad podczas spotkania plenerowego powinien składać się z aperitifu i dwóch dań. -aperitif: napoje alkoholowe (piwo, wino), woda, soki wraz z przekąskami (np. orzeszki ziemne, pistacje, chipsy itp.) -tradycyjny obiad śląski: rosół z makaronem, kluski śląskie, ziemniaki, rolada wołowa, czerwona kapusta, biała kapusta, kawa, herbata, piwo, wino, tradycyjny śląski kołocz, ciasto, owoce. Wykonawca powinien uwzględnić indywidualne życzenia gości dot. menu wynikające z ich diety wegetariańskiej, wskazań zdrowotnych, uwarunkowań kulturowych i religijnych. Zamawiający najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem study tour poinformuje Wykonawcę o indywidualnych wymaganiach gości. Należy się jednak spodziewać, że będą to sytuacje wyjątkowe. Wykonawca zabezpieczy również posiłek (ciepły, jednodaniowy np. bigos lub bogracz wraz z pieczywem) dla osób towarzyszących oraz przedstawicieli mediów obsługujących imprezę, w łącznej liczbie nie większej niż 25 osób. Obiad i posiłek dla osób towarzyszących podany będzie na terenie inwestycyjnym w rejonie ul. Uroczysko. Kolacje podawane będą w pensjonacie Willa Styl (pierwszy dzień) oraz restauracji Skałka (drugi dzień). Zamawiający nie określa dokładnie szczegółowego menu, jednakże w pensjonacie Willa Styl kolacja musi się składać z przystawki, ciepłego posiłku, zimnej płyty, napojów zimnych i alkoholowych oraz deseru, a kolacja w restauracji Skałka przygotowana zostanie w formie tzw. grilla (pieczony prosiak, kiełbasa i krupniok, piwa: tyskie, żywiec lub równoważne; kawa, herbata, napoje zimne niegazowane: soki, woda mineralna). Rezerwacji obu restauracji dokonuje Wykonawca. W przerwie konferencji w CIS w Świętochłowicach - Lipinach realizowana będzie usługa cateringowa, w ramach której należy podać: paluszki słone, chipsy, ciasteczka kruche, kawę, herbatę, napoje zimne niegazowane: soki, wodę mineralną. 4.Ubezpieczenie uczestników. Wykonawca zapewnia ubezpieczenie wszystkich uczestników wizyty biznesowej od następstw nieszczęśliwych wypadków. Lista osób uczestniczących w study tour, zostanie przekazana Wykonawcy na 2 tygodnie przed terminem wizyty. 5.Zapewnienie personelu. -zapewnienie koordynatora study tour odpowiedzialnego za przebieg całej wizyty biznesowej, od przybycia gości do hotelu do momentu ich wyjazdu, będącego w stałym kontakcie z Zamawiającym, -zapewnienie moderatora do prowadzenia konferencji, -zapewnienie tłumaczy symultanicznych w trakcie trwania konferencji w CIS (dyskusja winna być tłumaczona na języki obce - w zależności od potrzeb) oraz tłumaczy zapewniających sprawną obsługę gości w czasie całej wizyty. Zamawiający przewiduje wysłanie zaproszeń do uczestników wizyty z maksymalnie 3 krajów europejskich i Chin. O liczbie gości i kraju ich pochodzenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę, po potwierdzeniu przez nich udziału, najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem study tour. Czas trwania konferencji Zamawiający szacuje na ok. 2 - 2,5 godz. Usługa tłumaczenia konsekutywnego obejmuje wszystkie punkty programu, które realizowane będą podczas trwania wizyty w Świętochłowicach, a liczba tłumaczy uzależniona będzie od uczestników zagranicznych wizyty biznesowej, -zapewnienie kelnerów do obsługi gości podczas obiadu plenerowego oraz kolacji, -zapewnienie służb technicznych do obsługi nagłośnienia. 6.Pozostałe wymagania -zaproponowanie listy gości i wysłanie zaproszeń wraz z programem pobytu do uzgodnionej z Zamawiającym listy potencjalnych uczestników (ostateczną listę uczestników przygotuje Zamawiający), -Zamawiający nie określa minimalnej liczby państw, z których mają pochodzić uczestnicy study tour. Zamawiający przewiduje wysłanie zaproszeń do uczestników wizyty z maksymalnie 3 krajów europejskich i Chin. O liczbie gości i kraju ich pochodzenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę po potwierdzeniu przez nich udziału, najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem study tour. -przygotowanie identyfikatorów dla wszystkich uczestników wizyty (gospodarzy i gości) oraz pakietu dla inwestora, zawierającego m. in. materiały wykonane w ramach zadania nr 1, -w przypadku złej pogody (ulewny deszcz, zbyt silny wiatr itp.) uniemożliwiającej zrealizowanie programu na terenie przy ul. Uroczysko, obiad zostanie podany w restauracji Skałka, a wzlot balonem nie odbędzie się, -zapewnienie zaplecza sanitarnego w czasie plenerowego obiadu, -zapewnienie kabin tłumaczeniowych (konferencja w CIS) wraz z niezbędnym oprzyrządowaniem, których liczba uzależniona będzie od liczby cudzoziemców, biorących udział w study tour i kraju ich pochodzenia. Informacje te znane będą Zamawiającemu na 2 tygodnie przed terminem study tour, -spotkanie plenerowe powinno odbywać się w namiocie o powierzchni min. 150 m2, w którym podany będzie aperitif oraz obiad. Dodatkowo powinien być zabezpieczony drugi namiot o powierzchni min. 100 m2 dla organizatorów, przedstawicieli mediów obsługujących imprezę oraz osób towarzyszących - maksymalnie dla 25 osób. W obu namiotach należy zapewnić uczestnikom miejsca siedzące, -przygotowanie formularza ankiety oceniającej wizytę biznesową, w tym m. in. przydatność przekazanych w trakcie wizyty wiadomości, organizację wizyty biznesowej, poziom świadczenia usługi przez Wykonawcę (moderator, tłumacze, hotel, wyżywienie itp.). Zadanie 3 Przeprowadzenie kampanii promocyjnej w portach lotniczych, na portalach internetowych, billboardach, w siedzibach placówek dyplomatycznych. Zadanie obejmuje przeprowadzenie kampanii promocyjnej w 2 portach lotniczych, na portalach internetowych, billboardach, w siedzibach placówek dyplomatycznych lub organizacji (instytucji) gospodarczych. Działania: 1.Zapewnienie reklamy terenów inwestycyjnych Świętochłowic w portach lotniczych Katowice - Pyrzowice oraz Kraków - Balice w terminie od 1 czerwca 2012 r. do 31 grudnia 2013 r., w ciągu 7 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Reklama terenów inwestycyjnych zostanie umieszczona na wózkach bagażowych oraz tablicach - modułach informacyjno reklamowych, wg poniższego schematu będącego integralną częścią niniejszej specyfikacji: a) Port lotniczy Katowice - Pyrzowice -wózki bagażowe - 200 sztuk - reklama - tablica dwustronna, prostokątna umocowana trwale do wózka o wymiarach nie mniejszych niż: przód 52 cm x 26 cm, tył 52 cm x 30 cm -reklama statyczna w formie 1 sztuki banera podwieszanego niepodświetlanego o wymiarach 400 cm x 130 cm. b) Port lotniczy Kraków - Balice -wózki bagażowe - 300 sztuk - reklama - tablica prostokątna umocowana trwale do wózka o wymiarach nie mniejszych niż: 50 cm x 40 cm, -reklama statyczna w formie 1 sztuki banera dwustronnego, podwieszanego pod sufitem w części ogólnodostępnej o wymiarach 300 cm x 120 cm. Zamawiający dopuszcza sytuację, w której okres umieszczenia reklamy na wózkach bagażowych, nie będzie pokrywał się z okresem reklamy na banerach. Wykonawca ponosi wszelkie ewentualne koszty wykonania, montażu i demontażu nośników. Reklama umieszczona w portach lotniczych musi być spójna z ogólną koncepcją zadania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji projektów reklam. 2.Wynajęcie 10 tablic promocyjno - informacyjnych, wykonanie ich montażu na 10 wskazanych przez Zamawiającego terenach inwestycyjnych ulokowanych na terenie miasta Świętochłowice, z zastrzeżeniem, iż jedna tablica jest przypisana do jednego terenu. Tablica musi zostać wykonana z materiału wodo- i mrozoodpornego, nierdzewnego oraz odpornego na wszelkie inne formy korozji, co najmniej przez okres do 31 grudnia 2013 r.. Na tablicach Wykonawca obowiązany jest umieścić dane charakteryzujące teren, uzgodnione z Zamawiającym oraz opisy zgodne z wytycznymi dot. promocji projektu. Tablica zostanie na trwale umieszczona w gruncie przez Wykonawcę, jednak konkretne miejsce lokalizacji musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Tablica musi mieć kształt prostokąta o wymiarach nie mniejszych niż 200 cm x 300 cm. Wykonawca uzyska wszelkie wymagane zezwolenia i uzgodnienia przewidziane odrębnymi przepisami prawa budowlanego i poniesie wszelkie ewentualne opłaty związane z uzyskaniem tych uzgodnień. Wygląd tablic musi być spójny z ogólną koncepcją zadania, a projekty tablic powinny uzyskać akceptację Zamawiającego. 3.Przeprowadzenie kampanii informacyjnej poprzez umieszczenie reklam promujących ofertę inwestycyjną miasta w terminie od 1 czerwca 2012 r. do 31 grudnia 2013 r. lub do wyczerpania odsłon na wymienionych niżej portalach internetowych, wg schematu: -serwis ekonomiczny portalu Onet.pl (www.biznes.onet.pl) - 100.000 odsłon, emisja na stronie głównej, reklama typu triple billboard - w liczbie 2 kampanii. -portal WP.pl (www.wp.pl) - 1.000.000 odsłon, emisja na stronie głównej, reklama typu double billboard - w liczbie 2 kampanii. -portal Rzeczpospolita (www.rp.pl) - 100.000 odsłon, emisja na stronie głównej, reklama typu double billboard - w liczbie 2 kampanii. -portal ekonomiczny Gazety Wyborczej (www.wyborcza.biz) - 100.000 odsłon, emisja na stronie głównej, reklama typu double billboard - pakiet premium, w liczbie 2 kampanii. Poprzez pojęcie kampanii rozumie się liczbę odsłon w danym portalu. Poszczególne kampanie należy przeprowadzić osobno w poszczególnych, kolejno następujących po sobie kwartałach lat 2012 i 2013, i pojedynczo tylko w jednym portalu. Jedynie raz, w jednym kwartale dopuszcza się możliwość poprowadzenia kampanii równolegle na dwóch portalach. Wykonawca zapewni nałożenie limitu wyświetleń reklam oferty inwestycyjnej miasta na unikalnego użytkownika - capping = 3, w czasie jednej kampanii promocyjnej. Zleceniobiorca przygotuje projekty i wykona materiał do umieszczenia w portalu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji projektów reklam. Kampania informacyjna prowadzona w powyższych portalach musi się charakteryzować następującymi cechami: - musi posiadać przekierowanie do strony internetowej www.swietochlowice.pl, - musi być przygotowana w wersji Flash. 3.Wykonawca udokumentuje poprzez zrzuty z ekranu fakt pojawienia się reklam na wszystkich w/w portalach i liczbę odsłon. Reklama umieszczona w portalach internetowych musi być spójna z ogólną koncepcją zadania. 4.Wykonawca umieści foldery promocyjne miasta, wykonane w ramach zadania nr 1 niniejszego zamówienia publicznego, w ambasadzie i przedstawicielstwach dyplomatycznych Chińskiej Republiki Ludowej i Republiki Indii w RP. Zamawiający dopuszcza alternatywnie możliwość umieszczenia folderów w instytucjach, których misją jest wspieranie rozwoju kontaktów polsko-chińskich i polsko-indyjskich na szczeblu firm, organizacji i instytucji gospodarczych (np. Polsko-Chińska Izba Gospodarcza, Polsko-Chińska Izba Przemysłowo-Handlowa lub Polsko-Indyjska Izba Gospodarcza) lub w ambasadach innych krajów azjatyckich: Japonii lub Korei Południowej. W ramach całości zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do wykonania i montażu dwóch tablic informacyjno - pamiątkowych w budynku Urzędu Miejskiego. Zamawiający wymaga od Wykonawcy udziela gwarancji jakości na wszystkie elementy wchodzące w zakres zamówienia objętego specyfikacją istotnych warunków zamówienia: a) tablice informacyjne - na czas realizacji projektu, tj. 19 miesięcy. b) tablice pamiątkowe - na okres trwałości projektu, tj. 5 lat. c) tablice reklamowe na wózkach bagażowych i banery w portach lotniczych - na okres 7 miesięcy.