Dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami rozumianego jako system informatyczny służący do obsługi dokumentów elektronicznych oraz definiowania ich obiegów w organizacji ze zintegrowanym lub z wbudowanym silnikiem procesów BPM. System DMS ma wspierać także realizację i obieg spraw prowadzonych przez referentów spraw (pracowników jednostek organizacyjnych). Wprowadzenie Systemu DMS umożliwi odejście od prowadzenia spraw w formie dokumentów papierowych i przejście na formę elektroniczną przy jednoczesnym zapewnieniu archiwizacji oryginałów dokumentów. Pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa obsługi dokumentów poprzez minimalizację ryzyka nieupoważnionego dostępu czy zagubienia dokumentów w formie papierowej, jak również pozwoli na zmniejszenie kosztów związanych z wielokrotnym kopiowaniem dokumentów w firmie, a przede wszystkim usprawni pracę i tym samym zwiększy efektywności całej organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów powinien umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów, m.in. poprzez zapewnienie możliwości sprawnej dystrybucji korespondencji, rejestrację dokumentów i ich obiegu w Urzędzie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium. System DMS powinien umożliwiać również, korzystając z silnika BPM, definiowanie ścieżek przebiegu poszczególnych spraw w Urzędzie. System DMS powinien zapewniać możliwość nadawania zróżnicowanych uprawnień dostępu do poszczególnych informacji z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie oraz zapewniać wersjonowanie tych dokumentów. Zamawiający wymaga wdrożenia Systemu DMS przez wykonawcę w ciągu 8 tygodni od zawarcia umowy w taki sposób, aby po tym czasie System DMS zapewniał obsługę dokumentów w zakresie objętym niniejszym zamówieniem, a organizacja Zamawiającego była przygotowana do dalszego, samodzielnego definiowania e-usług i procesów. Przez samodzielne definiowanie e-usług i procesów rozumie się możliwość budowania obiegów dokumentów z wykorzystaniem funkcjonalności Sytemu DMS i silnika procesów BPM w zakresie graficznego definiowania e-usług i procesów. W ramach wdrożenia zaimplementowane zostaną dwie e-usługi (wraz z wszystkimi niezbędnymi do jej realizacji procesami biznesowymi oraz technicznymi). Przebieg e-usług zostanie zdefiniowany jako ścieżka realizowana przy pomocy silnika BPM. Przebieg e-usług oraz niezbędnych do ich realizacji procesów powinien zostać opracowany z uwzględnieniem aktów prawnych oraz przepisów wewnętrznych UKE, w szczególności: - Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 728, z późn. zm.), - Procedurą UKE Wydawanie informacji publicznej na wniosek, - Instrukcją kancelaryjną, Instrukcją archiwalną oraz Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla UKE, - innymi aktami prawnymi regulującymi działalność Prezesa UKE