ZAPEWNIENIE BAZY NOCLEGOWO-SZKOLENIOWEJ CELEM PRZEPROWADZENIA KONFERENCJI W TERMINIE 01-03 PAŹDZIERNIK 2014 ROKU Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego 34/ichpw/2014

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na zapewnieniu bazy noclegowo - szkoleniowej celem przeprowadzenia konferencji pn. KOKSOWNICTWO 2014 wraz z prezentacją osiągnięć projektu Inteligentna koksownia spełniająca wymagania najlepszej dostępnej techniki, w terminie 01 - 03 październik 2014 roku w obiekcie hotelowym położonym w Beskidzie Śląskim. 2.Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności zapewnienie uczestnikom konferencji: 2.1.bazy noclegowo - szkoleniowej (hotelu) dla max. 220 uczestników z salą konferencyjną oraz salą bankietową, 2.2.wyżywienia, zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej, 2.3.obsługi technicznej i informatycznej (będącej do dyspozycji Zamawiającego w całym okresie trwania konferencji), zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej, 2.4.miejsc parkingowych podczas całego pobytu w obiekcie hotelowym, zgodnie z wymaganiami przedstawionymi poniżej. 3.Wymagania minimalne dotyczące usługi będącej przedmiotem zamówienia: 3.1.spotkanie ma się odbywać w ramach jednego obiektu, miejscem spotkania ma być hotel lub obiekt hotelarski o minimalnym standardzie odpowiadającym hotelom czterogwiazdkowym (zgodnie z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), 3.2.obiekt hotelowy ma być położony w Beskidzie Śląskim, 3.3.obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowych w czasie trwania konferencji, 3.4.czas trwania konferencji - 3 dni - należy rozumieć następująco: przyjazd i zakwaterowanie pierwszego dnia około godziny 11:00, dwa noclegi, wyjazd uczestników trzeciego dnia po obiedzie, 3.5.ewentualna opłata klimatyczna ma zostać uwzględniona w całościowej opłacie za usługę, 3.6.dla organizatorów konferencji ze strony Zamawiającego zapewnienie dodatkowego noclegu (wraz z kolacją) na dzień przed rozpoczęciem spotkania dla 5 osób, 3.7.zapewnienie osobnej recepcji dla uczestników spotkania wyposażonej w telewizor pozwalający na wyświetlanie materiałów promocyjnych dotyczących konferencji, 3.8.zapewnienie sali konferencyjnej wyposażonej w stoły w ilości odpowiedniej dla liczby uczestników konferencji. Sala klimatyzowana. Przerwy kawowe mają się odbywać w sali konferencyjnej, 3.9.zapewnienie na sali konferencyjnej w trakcie odbywających się zajęć wody gazowanej i niegazowanej w butelkach 0,5 l uzupełnianej na bieżąco, 3.10. toalety i palarnia w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej, 3.11.sala konferencyjna wyposażona w rzutnik pisma z foli, projektor, ekran dla prezentacji multimedialnych, flipchart, mikrofon, zapewnienie możliwości podłączenia laptopów do gniazd zasilających dla minimalnie 15 osób, 3.12.zapewnienie sali bankietowej w ilości odpowiedniej dla liczby uczestników konferencji na wyłączność Zamawiającego w drugim dniu spotkania (cały dzień) wyposażoną w podest - scenę, 3.13.zapewnienie sali VIP wyposażonej co najmniej w stoliki, fotele i kanapy dla 10 osób, 3.14.zapewnienie bieżącej obsługi technicznej i informatycznej w trakcie konferencji, 3.15.zapewnienie dostępu do pomieszczenia, w którym Zamawiający będzie mógł przechowywać materiały konferencyjne na jeden dzień przed konferencją, 3.16.zapewnienie wydzielonego zaplecza technicznego (pomieszczenie wyposażone w komputer z dostępem do Internetu, drukarkę, ksero), 3.17.umożliwienie oznakowania obiektu hotelowego materiałami promocyjnymi konferencji, 3.18.zapewnienie strzeżonych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania dla 50 samochodów osobowych oraz miejsc parkingowych pod zadaszeniem dla 15 samochodów osobowych, 3.19.zapewnienie transportu dla maksymalnie 30 osób w pierwszym dniu konferencji z dworca PKP do obiektu hotelowego oraz w ostatnim dniu na dworzec PKP (w godzinach wskazanych przez Zamawiającego po zawarciu umowy z wybranym Wykonawcą), 3.20.obiekt musi zapewniać następujące rozlokowanie osób w pokojach noclegowych: osoby nocujące samodzielnie - co najmniej 100, 15 pokoi o podwyższonym standardzie, pozostałe rozlokowanie osób - max. dwie osoby w pokoju (pokoje z osobnymi łóżkami) - dopuszcza się pokoje 2, 3, 4 - osobowe, 3.21.każdy z pokoi noclegowych wg standardu przypisanego dla hoteli co najmniej czterogwiazdkowych. 4.Zapewnienie wyżywienia i obsługi gastronomicznej dla uczestników konferencji, tj. wymaga się zapewnienia minimalnych warunków: 4.1.Zapewnienie miejsca do zorganizowania kolacji z grillem na wolnym powietrzu w obrębie obiektu hotelowego z możliwością w razie niepogody do przeniesienia kolacji do Sali w obiekcie hotelowym na wyłączność Zamawiającego. Decyzja o miejscu organizacji kolacji z grillem zostanie podjęta w drugim dniu konferencji. 4.2.Kawa do posiłków podawana z ekspresu ciśnieniowego. 4.3.Posiłki w formie bufetu dla wszystkich uczestników konferencji jednocześnie. 4.4.Rodzaje i ilość posiłków: 4.4.1.dzień przed konferencją: Kolacja dla 5 uczestników (organizatorów konferencji) - w formie bufetu szwedzkiego składający się z przekąsek zimnych i gorących (co najmniej 3 rodzaje), co najmniej 4 dań gorących (mięsne i rybne), dodatków skrobiowych (co najmniej 3 rodzaje np. ziemniaki, ryż, frytki, kasze, itp.), warzywa, sałatki, surówki (co najmniej 3 rodzaje), desery podane w postaci musu lub sałatki owocowej (w ilości co najmniej 1 pucharek na osobę), ciasta krojone (co najmniej 2 rodzaje w ilości co najmniej 1 porcja na osobę), napoje zimne (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) i gorące (kawa, herbata) do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. 4.4.2.pierwszy dzień konferencji: Śniadanie dla 5 uczestników (organizatorów konferencji) - w formie bufetu szwedzkiego. Menu uwzględniać musi dania śniadaniowe gorące np. jajecznica, bekon, kiełbaski oraz produkty nabiałowe: jogurty, desery mleczne, musli jak również owoce (4 rodzaje), sałaty, wędlinę, ciasta (w ilości co najmniej 2 kawałki na osobę do wyboru). Świeże pieczywo różnego rodzaju. Menu uwzględniać musi dodatki: dżem, miód, musztardę, ketchup, masło. Napoje zimne (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) i gorące (kawa, herbata) do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. Obiad dla 220 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego składający się z przekąsek zimnych i gorących (co najmniej 3 rodzaje), co najmniej z 3 zup do wyboru, co najmniej 4 dań gorących (mięsne i rybne), co najmniej 2 dań gorących na grillu, dodatków skrobiowych (co najmniej 3 rodzaje np. ziemniaki, ryż, frytki, kasze, itp.), warzywa, sałatki, surówki (co najmniej 3 rodzaje), desery podane w postaci musu lub sałatki owocowej (w ilości co najmniej 1 pucharek na osobę), ciasta krojone (co najmniej 2 rodzaje w ilości co najmniej 1 porcja na osobę), napoje zimne (soki, woda mineralna gazowana i niegazowana) i gorące (kawa, herbata) do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. Kolacja bankietowa dla 220 uczestników - z konsumpcją w odrębnej sali przy stołach prostokątnych min. 12 osobowych, z obsługą kelnerską. Stoły muszą być nakryte obrusami, zastawą stołową oraz udekorowane. Napoje zimne, o których mowa powyżej powinny być rozstawione na wszystkich stołach. Gorące dania (zupa, danie główne) z uwzględnieniem dań dietetycznych (mięsa, jarzyny gotowane lub ryby duszone) podane przez obsługą kelnerską. Bufet przekąsek w formie bufetu szwedzkiego. Menu bufetu zawierać musi co najmniej sałatki (co najmniej 4 rodzaje), 4 przystawki na zimno (co najmniej 4 rodzaje), mięsa pieczone i wędliny (co najmniej 4 rodzaje), sery (co najmniej 4 rodzaje), ryby (co najmniej 4 rodzaje), pieczywo jasne i ciemne. Bufet deserowy składający się z kawy, herbaty różnego rodzaju, ciast bankietowych (co najmniej 2 rodzaje), deserów (co najmniej 2 rodzaje), świeżych owoców (co najmniej 4 rodzaje). Do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. 4.4.3.drugi dzień konferencji: Śniadanie dla 220 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji dla 5 uczestników (organizatorów konferencji). Przerwa kawowa dla 220 uczestników - w formie bufetu, świeżo parzona kawa, herbata, do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka kruche. Obiad dla 220 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji. Kolacja biesiadna dla 220 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego. Na stołach winien być dodatkowo smalec, ogórek, chleb. Co najmniej z 2 zupy do wyboru np. żurek, kwaśnica. Dania gorące z grilla np. krupniok, karkówka, kurczak, ziemniaki zapiekane. Deska mięs i wędlin, półmisek śledzi. Sałatki (co najmniej 4 rodzaje), surówki (co najmniej 2 rodzaje), pieczywo jasne i ciemne. Bufet deserowy składający się z kawy, herbaty, kołaczy (co najmniej 2 rodzaje). Do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier. 4.4.4.trzeci dzień konferencji: Śniadanie dla 220 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji. Przerwa kawowa dla 220 uczestników - w formie bufetu, świeżo parzona kawa, herbata, do gorących napojów podane będą dodatki: mleko, cytryna, cukier, soki (0,25 l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana (0,25 l na osobę), ciastka kruche. Obiad dla 220 uczestników - w formie bufetu szwedzkiego wg opisu jak w pierwszym dniu konferencji. 4.4.5.Pory posiłków i przerw kawowych zostaną podane Wykonawcy po ustaleniu ostatecznego harmonogramu konferencji. 4.4.6.W zakresie wyżywienia Wykonawca zobowiązany jest do: a)przedłożenia co najmniej na 2 tygodnie przed datą rozpoczęcia konferencji 2 wariantów menu i wyboru napojów do akceptacji Zamawiającego. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń do menu przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia menu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania uwag lub zastrzeżeń, b)wykonania i realizacji usługi zgodnie ze stosownymi przepisami związanymi z zachowaniem norm zbiorowego żywienia, c)zapewnienia zastawy stołowej wraz z dekoracją stołów (z bezwzględnym wyłączeniem naczyń i sztućców jednorazowych), d)zapewnienia profesjonalnych usług gastronomicznych w tym dodatkowej obsługi kucharskiej podczas kolacji biesiadnej oraz obsługi kelnerskiej odpowiedniej do liczby uczestników konferencji. 5.Zapewnienie oprawy muzycznej: 5.1.w trakcie kolacji bankietowej - ok. 4 godzin, usług profesjonalnego DJ, 5.2.w trakcie kolacji biesiadnej - ok 1,5 godzinny występ kapeli góralskiej. 6.Szczegółowy plan spotkania wraz z listą uczestników dostarczy Zamawiający co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji listy uczestników o nie więcej niż 20 osób (zmniejszenie/zwiększenie), nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem konferencji, bez konsekwencji finansowych. 7.Pozostałe warunki realizacji zamówienia zawarte zostały we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ.