Organizacja i przeprowadzenie XLI Spartakiady pracowników Poczty Polskiej S.A. Regionu Poznańskiego i Gorzowskiego

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja i przeprowadzenie XLI Spartakiady Pracowników Poczty Polskiej S.A. Regionu Poznańskiego i Gorzowskiego. 1.Termin: weekend 07-09 czerwca 2013 r. lub 14-16 czerwca 2013 r., od piątku ok. godz.16.00 do niedzieli ok. godz. 16.00. 2.Miejsce: obszar Wielkopolski, miejscowość atrakcyjna pod względem turystycznym (w otoczeniu jeziora, zieleni itd.) posiadająca obiekt sportowy spełniający wymagania Zamawiającego. 3.Ilość uczestników: max 420 osób. 4.Baza noclegowa, żywieniowa i sportowa w jednym miejscu lub bezpośrednim sąsiedztwie (dopuszczalna odległość pomiędzy poszczególnymi obiektami do 500 m). a. Noclegi - w pokojach 1,2, lub 3- osobowych bądź w domkach max. 6- osobowych, wszystkie pokoje oraz domki o podobnym standardzie obejmującym: -wszystkie pokoje i/lub domki z pełnym węzłem sanitarnym (łazienka + ubikacja wyposażone w wannę z baterią i natryskiem lub kabinę prysznicową, osłonę wanny lub natrysku, umywalkę z blatem lub półką umiejscowioną nad umywalką, lustro, pojemnik na śmieci, dozownik mydła płynnego, suszarkę do rąk lub ręcznik papierowy, wieszaki ścienne, gniazdo elektryczne) -w każdym pokoju i/lub domku: łóżko - 1 na osobę, szafka nocna przy każdym łóżku, szafa na garderobę z co najmniej 2 wieszakami na okrycia wierzchnie, telewizor, biurko lub stół oraz krzesła (po 1 na osobę), minimum 1 lampa sufitowa, kosz na śmieci -zapewniony dostęp do restauracji/kuchni lub aneksu kuchennego -wszystkie pomieszczenia ogrzewane -zimna i ciepła woda przez całą dobę -oświetlenie dostosowane do charakteru pomieszczeń -umożliwiony dojazd samochodem do obiektu-ów -zewnętrzne oświetlenie obiektu-ów b.Wyżywienie dla maksymalnie 420 osób; dwie kolacje, dwa śniadania i dwa obiady, dodatkowe menu podczas imprez- spotkań wieczornych odbywających się w piątek w godz. 21:00 - 02:00 i w sobotę w godz. 21:00 - 03:00, w zadaszonym miejscu, mają to być świeże i przygotowywane na miejscu, w czystych warunkach posiłki, wydawane jednorazowo dla grupy do 320 osób. -Sala lub namiot cateringowy z utwardzoną podłogą, umożliwiający wydanie posiłku jednorazowo min. 320 osobom -Stoły i ławy lub krzesła dla min 320 osób -Naczynia porcelanowe podczas każdego posiłku, dopuszcza się wydawanie posiłków i napojów podczas imprez wieczornych w naczyniach jednorazowych -Obsługę usługi wyżywienia (obsługa kelnerska, kucharska) c.Baza sportowa - wymagana: -Bieżnia lekkoatletyczną o nawierzchni syntetycznej o długości 400 m z minimum 6 torami -Profesjonalne boiska do gry w piłkę nożną - zgodne z wytycznymi PZPN (nawierzchnia trawiasta- sztuczna lub naturalna) -Profesjonalne boiska do gry w piłkę siatkową - zgodne z wytycznymi PZPS (nawierzchnia naturalna- trawiasta lub piaszczysta bądź syntetyczna) -Stanowisko do skoku wzwyż; rozbieg, stojak, zeskok (materac o grubości 70 cm) -Kryta pływalnię z co najmniej 3 torami o długości minimum 25 m -Hala do gry w tenisa stołowego z miejscem minimum na 3 stoły -Sala do gry w bilard, wraz z wymaganym sprzętem -Stanowiska strzelnicze (łuk i wiatrówka) -Trasa w terenie zalesionym do przeprowadzenia biegów przełajowych -Teren zielony pozwalający na przeprowadzenie konkurencji rekreacyjnych -Teren i sprzęt niezbędny do przeprowadzenia gry w boule -Teren i sprzęt niezbędny do przeprowadzenia gry w mini golfa -Odpowiedni teren i sprzęt do zorbingu -Miejsce do przeprowadzenia regat kajakarskich - boje, start, meta (slalom) -Boiska do ringo 5.Przeprowadzenie Spartakiady oraz zapewnienie następujących konkurencji dla 10 drużyn: Drużyna Leszno, Drużyna Zielona Góra, Drużyna Gorzów Wlkp., Drużyna Piła, Drużyna Konin, Drużyna Kalisz, Drużyna Poznań Województwo, Drużyna Poznań Miasto, Drużyna Komorniki, Drużyna Region - Poznań. Konkurencje obowiązkowe: Trójbój lekkoatletyczny kobiet i mężczyzn, Piłka nożna mężczyzn, Piłka siatkowa kobiet i mężczyzn, Pływanie kobiet i mężczyzn, Tenis stołowy kobiet i mężczyzn, Dwubój strzelecki (strzelanie z wiatrówki i łuku) kobiet i mężczyzn, Wielobój rekreacyjny kobiet i mężczyzn, Bieg przełajowy, Regaty kajakarskie, Zorbing, Boule, Mini golf, Bilard, Ringo, Inne zespołowe konkurencje rekreacyjne (8 Konkurencji) oraz Konkurs rekreacyjny dla kapitanów drużyn. 6.Zorganizowanie transportu poszczególnych drużyn z miast początkowych do miejsca imprezy według podanego poniżej planu, autokarami,busem w pełni sprawnymi technicznie, zapewniającymi bezpieczeństwo przewożonych osób: a. Poznań- Miejsce imprezy- Poznań - 2 autokary b. Komorniki- Miejsce imprezy- Poznań- 1 bus,autokar 19 os. c. Gorzów Wlkp.- Miejsce imprezy- Gorzów Wlkp. - 1 autokar d. Konin- Miejsce imprezy- Konin - 1 autokar e. Leszno- Miejsce imprezy- Leszno - 1 autokar f. Piła- Miejsce imprezy- Piła - 1 autokar g. Zielona Góra- Miejsce imprezy- Zielona Góra - 1 autokar h. Kalisz- Miejsce imprezy- Kalisz - 1 autokar 7. Organizacja i przeprowadzenie dwóch imprez- spotkań integracyjnych w piątek i sobotę wieczorem, podczas imprez oprawa muzyczna, DJ lub orkiestra, konferansjer, nagłośnienie, oświetlenie, zapewnienie dodatkowych atrakcji. 8.Kontrola, koordynacja i kompleksowa obsługa Spartakiady, w tym m.in.: a. Zapewnienie profesjonalnej obsługi sędziowskiej przez sędziów zrzeszonych w Związkach Sportowych dla każdej z przeprowadzanych obowiązkowo konkurencji sportowych. b. Zapewnienie sprzętów do przeprowadzenia wszystkich ww. konkurencji (piłki, fotokomórki, stopery, 2 rowery do toru przeszkód, kula, zorba, kajaki, kapoki, itp.). c. Zapewnienie zawodowej opieki medycznej przez cały czas trwania imprezy; jeśli odległość od miejsca imprezy do najbliższego szpitala będzie większa niż 15 km, wykonawca powinien zapewnić ambulans na miejscu imprezy przez cały czas jej trwania oraz zagwarantować dowóz karetką do szpitala w przypadku nagłych zdarzeń zagrażających życiu lub zdrowiu uczestników. d. Ubezpieczenie wszystkich uczestników imprezy od momentu wyjazdu z miejsca zamieszkania do momentu powrotu. e. Zakup dodatkowych napojów dla zawodników; 6 butelek 0,5 l wody mineralnej na osobę (w tym 4x woda niegazowana, 2x woda gazowana). f. Zakup pucharów i dyplomów dla trzech zwycięskich drużyn w klasyfikacji generalnej oraz medali i dyplomów indywidualnych dla trzech najlepszych uczestników w każdej z konkurencji ( z uwzględnieniem aktualnego logo Poczty Polskiej oraz nazwy imprezy). g. Zapewnienie nagłośnienia, sprzętu do przeprowadzenia konkursu karaoke (laptop i rzutnik multimedialny, ekran) mikrofonów, oprawy muzycznej, konferansjera, podium, tablic miast, identyfikatorów dla uczestników, planów spartakiady oraz mapek terenu dla uczestników, talonów konsumpcyjnych). h. Punkt informacyjny, udzielający niezbędnych wskazówek uczestnikom, zajmujący się dystrybucją talonów konsumpcyjnych, wody dla zawodników, planów imprezy, mapek i identyfikatorów. i. Zapewnienie tablicy wyników aktualizowanej na bieżąco. j. Pomoc przy zakwaterowaniu. k. Odprawa drużyn. l. Czuwanie nad prawidłowym przebiegiem konkurencji sportowych według określonego wcześniej planu. m. Przeprowadzenie oficjalnego otwarcia i zamknięcia imprezy z dekoracją zwycięzców na podium.