Bankowa obsługa budżetu Gminy Miejskiej Piechowice. Znak sprawy IZP.271.1.1.2013

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na obsłudze bankowej budżetu Gminy Miejskiej Piechowice oraz niżej wymienionych jednostek organizacyjnych: -Urząd Miasta w Piechowicach, ul. Żymierskiego 49, 58-573 Piechowice -Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Piechowicach,ul.Żymierskiego 49a 58-573 Piechowice -Szkoła Podstawowa nr 1 w Piechowicach, ul. Szkolna 6, 58-573 Piechowice Gimnazjum im. Jana Pawła II w Piechowicach, ul. Tysiąclecia 28, 58-573 Piechowice -Przedszkole Samorządowe nr 1 w Piechowicach, ul. Żymierskiego 77, 58-573 Piechowice, -Przedszkole Samorządowe nr 2 w Piechowicach, ul. Nadrzeczna 1, 58-573 Piechowice -Zakład Usług Komunalnych w Piechowicach,ul. Boczna 15, 58-573 Piechowice 2.Przedmiot zamówienia opisany jest kodem wg. Wspólnego Słownika Zamówień CPV jako: Główny przedmiot zamówienia: CPV 66.11.00.00 -4 - usługi bankowe, Dodatkowy przedmiot zamówienia: CPV 66.11.30.00-5 - usługi udzielania kredytu 3.Do zakresu bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Piechowice oraz jednostek organizacyjnych należy: 3.1.Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych budżetu Gminy Miejskiej Piechowice, przez które rozumie się rachunki bieżące i rachunki pomocnicze jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1, w tym m.in.: rachunki związane z realizacją zadań finansowanych ze środków własnych Gminy; współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi, prowadzonych w PLN lub w walutach wymienialnych, a także rachunki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i sum depozytowych. Zamawiający przewiduje otwarcie i prowadzenie rachunków w ilości około 28 sztuk i taką ilość Wykonawca przyjmuje do wyliczenia ceny oferty. Zamawiający zakłada, że w okresie realizacji umowy ilość rachunków może wzrosnąć do 35 sztuk. Wynagrodzenie Wykonawcy za faktycznie zreali-zowaną (otworzoną i prowadzoną) ilość rachunków do maksymalnie 35 sztuk będzie ustalana przy zastosowaniu ceny jednostkowej określonej dla tej czynności przez Wykonawcę w Formularzu cenowym, który stanowi integralną część oferty. 3.2.Wykaz jednostek organizacyjnych oraz rachunków bankowych będzie stanowił integralną część umowy na obsługę bankową Gminy Miejskiej Piechowice. Zmiana ilości jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Piechowice wymienionych w pkt. 1 i zmiana ilości rachunków bankowych do maksymalnie 35 sztuk nie powoduje konieczności zmiany umowy na obsługę bankową budżetu Gminy Miejskiej Piechowice. 3.3.Realizacja poleceń przelewów na rachunki w innych bankach w kraju i zagranicą oraz pomiędzy rachunkami Zamawiającego poprzez system bankowości elektronicznej. Realizacja przelewów wewnątrz Banku będzie następować w czasie rzeczywistym. Przewidywana ilość przelewów do innych banków nie więcej niż 1.200 sztuk miesięcznie. 3.4.Zamawiający nie będzie ponosił żadnych kosztów związanych z przyjmowaniem przelewów uznających rachunek Zamawiającego, dokonanych w PLN i w walutach obcych, przychodzących z innych banków krajo-wych i zagranicznych oraz z banku Wykonawcy. 3.5.Niezwłocznie po podpisaniu umowy Wykonawca zainstaluje i uruchomi systemu bankowości elektronicznej, w jednostkach organizacyjnych Gminy Miejskiej Piechowice na minimum 9 stanowiskach. W przypadku utwo-rzenia nowej jednostki organizacyjnej Gminy Miejskiej Piechowice Wykonawca, nie później niż w terminie 14 dni od daty otrzymania pisemnego zgłoszenia przez Zamawiającego zainstaluje i uruchomi system bankowo-ści elektronicznej. Ponadto w ramach systemu bankowości elektronicznej, Wykonawca zapewni bez dodatko-wych opłat: -bieżącą aktualizację oprogramowania; -obsługę serwisową oprogramowania; -przeszkolenie wskazanych pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi programu. 3.6.Zapewnienie kompleksowej obsługi elektronicznej w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo. 3.7.Uruchomienie i prowadzenie usługi masowych płatności, współpracującej z programem księgowym SIGID, stosowanym przez Urząd Miasta Piechowice, umożliwiającej ich automatyczną identyfikację poprzez identyfi-kację płatności w numerze rachunku bankowego zgodnym ze standardem NRB oraz sprawne ich zaksięgowanie i uzgodnienie. Wykonawca udostępni zbiory analityczne w formie umożliwiającej importowanie danych do systemu finansowo-księgowego, wraz z dokładnym opisem pliku zawierającego te dane. Wykonawca za-pewni Zamawiającemu co najmniej dwunastocyfrowy identyfikator płatności, który znajduje się w wirtualnym numerze rachunku nadawanym indywidualnie podatnikowi. Zamawiający przewiduje obsługę płatności masowych w ilości około 4.500 podatników miesięcznie i taką ilość Wykonawca przyjmuje do wyliczenia ceny oferty z podziałem na płatności do 2.000 sztuk na miesiąc i powyżej 2.000 sztuk miesięcznie. Zamawiający zakłada, że w okresie realizacji umowy ilość płatności masowych może wzrosnąć do 6.500 sztuk na miesiąc. Wynagrodzenie Wykonawcy za faktycznie zrealizowaną ilość płatności masowych do 6.500 sztuk na miesiąc będzie ustalane przy zastosowaniu cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym, który stanowi integralną część jego oferty. 3.8.Prowadzenie obsługi kasowej budżetu Gminy Miejskiej Piechowice, a szczególności: a)Przyjmowanie wpłat gotówkowych (w formie otwartej i zamkniętej) podatków i opłat lokalnych, z pomi-nięciem opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, b)Dokonywanie wypłat gotówkowych, w tym m.in. wypłat zasiłków świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego, 3.9.Przyjmowanie wpłat własnych i dokonywanie własnych wypłat gotówkowych. Zamawiający przewiduje, że w okresie realizacji umowy dokonanych zostanie około: a)170 wpłat własnych rocznie, b)180 wypłat własnych rocznie i takie ilości przyjmuje do wyliczenia ceny oferty. Ilość własnych wpłat- wypłat może wzrosnąć do 250 sztuk rocznie w każdej kategorii. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie ustalane za faktycznie zrealizowaną ilość przy zastosowaniu cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym, który stanowi integralną część oferty. 3.10.Automatyczne lokowanie wolnych środków pieniężnych na oprocentowanych lokatach overnight i weekendowych, zwanych dalej lokatami typu overnight. Lokaty overnight stanowić będą formę depozytów automatycznych, tworzonych na koniec każdego dnia z sald rachunków bieżących jednostek organizacyjnych wymienionych w punkcie 1, jeżeli saldo to przewyższa kwotę 50.000 zł (pięćdziesiąt tysięcy złotych) i trwać będą od jednego dnia do kilku dni, w przypadku występowania dni wolnych od pracy, kiedy to lokatą tą objęty jest ca-ły okres świąteczny lub weekendowy. Środki stanowiące depozyt przekazywane będą na rachunek bieżący jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Piechowice w pierwszym dniu roboczym po utworzeniu depozytu do godz. 7.30 rano. Oprocentowanie lokat overnight i weekendowych oparte będzie na zmiennej stopie procentowej WIBID O-N depozytów bankowych, obowiązujący na każdy pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który naliczane są odsetki, skorygowany o stały wskaźnik ustalony przez Wykonawcę, który będzie niezmienny przez cały okres obowiązywania umowy i zostanie wskazany w ofercie przetargowej w tabeli zamieszczonej w punkcie 3.f) - kolumna 2. Kapitalizacja odsetek następuje po każdorazowej likwidacji lokaty i zostaje przeksięgowana na rachunek bieżący jednostek organizacyjnych. W przypadku korzystniejszego oprocentowania środków na rachunku bieżącym, środki te nie podlegają lokowaniu na lokacie overnight i weekendowej, tylko pozostają na rachunku Zamawiającego. 3.11.Codzienne sporządzanie wyciągów bankowych w formie elektronicznej. 3.12.Potwierdzanie na wniosek Zamawiającego dokonanych transakcji oraz sald rachunków, wydawanie opinii i zaświadczeń o prowadzonych rachunkach bankowych na potrzeby Zamawiającego. 3.13.Wyznaczenie doradcy klienta dla Zamawiającego. 3.14.Uruchamianie kredytu w rachunku bieżącym na podstawie odrębnego wniosku kredytowego oraz odrębnej umowy o kredyt w rachunku bieżącym do wysokości określonej corocznie w uchwale przez Radę Miasta Pie-chowice w ramach upoważnienia wynikającego z uchwały budżetowej, pod warunkiem posiadania przez Zamawiającego zdolności kredytowej i ustanowienia na rzecz Wykonawcy zabezpieczenia kredytu. Przewidywa-na kwota kredytu wynosi nie więcej niż 800.000,00 zł. Zaciągnięcie kredytu jak i jego wykorzystanie w pełnej wysokości nie będzie obligatoryjne. Od niewykorzystanej kwoty kredytu Wykonawca nie będzie naliczał dodatkowych prowizji lub opłat. Wykonawca będzie naliczał odsetki tylko od wykorzystanej części kredytu, tzn. tylko wtedy, gdy ujemne saldo na rachunku bieżącym Gminy Miejskiej Piechowice wystąpi na koniec dnia. Spłata kredytu będzie następowała automatycznie z wpływów na rachunek bieżący budżetu Gminy Miejskiej Piechowice. Odsetki naliczane będą w okresach miesięcznych, w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Oprocentowanie kredytu będzie zmienne w okresie kredytowania liczone w stosunku do stopy procentowej WIBOR 1M obowiązującej na każdy pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który zostaną naliczone odsetki - cześć zmienna, powiększona (dodana) o stałą w okresie kredytowania marżę banku (określoną przez Wykonawcę w ofercie przetargowej). O wysokości oprocentowania w każdym kolejnym okresie odsetkowym Wykonawca (Kredytodawca) będzie informował Zamawiającego (Kredytobiorcę) na piśmie. Dla Zamawiającego (Kredytobiorcy) wystarczająca będzie informacja o wysokości oprocentowania zawarta w wyciągu bankowym przekazywanym Zamawiają-cemu (Kredytobiorcy), ze wskazaniem od kiedy obowiązuje dane oprocentowanie i jego wysokość. Strony ustalają, że element cenotwórczy tzw. marża banku poza bazą oprocentowania określoną stawką WIBOR 1M będzie wielkością stałą na czas obowiązywania umowy i nie będzie mogła podlegać zmianom. Marżę tę określi Wykonawca w formularzu cenowym - wiersz 1, kolumna 2 -, który stanowić będzie integralną część oferty. Od kwoty udzielonego kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym pobierana będzie jednorazowa pro-wizja bankowa określona przez Wykonawcę w ofercie przetargowej, tj. w formularzu cenowym - wiersz 2, kolumna 2. 3.15.Oprocentowanie środków pieniężnych, zgromadzonych na rachunkach bankowych i kapitalizowanych miesięcznie. Oprocentowanie oparte będzie na zmiennej stopie procentowej WIBID 1M, obowiązującej na każdy pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który zostaną naliczone odsetki, skorygowanej (przemnożo-nej) o stały wskaźnik ustalony przez Wykonawcę, który będzie niezmienny przez cały okres obowiązywania umowy i zostanie wskazany w ofercie przetargowej w tabeli zamieszczonej w punkcie 3.e) - kolumna 2. 3.16.Wykonawca zawrze indywidualne umowy na prowadzenie obsługi bankowej na warunkach zaoferowanych w ofercie, ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi Gminy Miejskiej Piechowice, wg wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 8 do SIWZ. 3.17.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wykonanie operacji niezgodnych z dyspozycją posiadacza rachunku. 3.18.Wykonawca nie będzie pobierał opłat i prowizji od: a)otwarcia i zamknięcia rachunków bieżących jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Piechowice, b)otwarcia i zamknięcia rachunków pomocniczych jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Piechowice, c)realizacji poleceń przelewu w wersji elektronicznej w ramach banku obsługującego Gminę Miejską Piechowice i jej jednostek organizacyjnych, d)udostępnionych w formie elektronicznej wyciągów bankowych, e)udostępniania systemu bankowości elektronicznej przez cały okres trwania umowy, f)zerowania rachunków bankowych zgodnie z dyspozycją jednostek organizacyjnych Gminy Miejskiej Piechowice, wykazanych w punkcie 1, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roboczym każdego roku, kwot pozostałych na tych rachunkach na wskazany rachunek bankowy, g)sporządzenia umów na otwarcie rachunków bankowych, h)zmiany kart wzorów podpisów i pełnomocnictw, i)wydawania opinii i zaświadczeń o prowadzonych rachunkach bankowych na potrzeby Zamawiającego, j)potwierdzania na wniosek Zamawiającego dokonanych transakcji oraz sald rachunków. Powyższe usługi należy uwzględnić w cenie oferty. 3.19.W przypadku łączenia, przekształcania jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi dla tych jednostek na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Przewiduje się, że w okresie realizacji umowy może zostać powołana 1 jednostka. 4.W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca musi posiadać na terenie Piechowic placówkę bankową zwaną też placówką, w dowolnej formie prawnej np. oddział, filia, punkt kasowy, w którym będzie znajdował się przynajmniej jeden punkt kasowy. 4.1.Placówka ta musi być zlokalizowana na terenie Piechowic w odległości nie większej niż 1 km od siedziby Urzędu Miasta w Piechowicach, przy ulicy Żymierskiego 49. 4.2.Placówka bankowa musi być otwarta od poniedziałku do piątku przez minimum 7 godzin bez przerwy. Zamawiający oczekuje godziny otwarcia nie wcześniej niż od godziny 8:00, zamknięcie nie wcześniej niż o godzinie 15:30, przy czym w jeden dzień w tygodniu placówka musi być czynna do godziny 16:30. 4.3.W przypadku, gdy Wykonawca nie posiada na terenie Piechowic placówki bankowej (np. oddział, filia, punkt kasowy), złoży w ofercie oświadczenie, iż w przypadku wyboru jego oferty jako najkorzystniejszej z dniem następnym po podpisaniu umowy taką placówkę bankową na terenie Piechowic otworzy (uruchomi). Placówka ta musi spełniać ww. wymogi. 4.4.W przypadku, gdy Wykonawca na terenie Piechowice nie posiada placówki bankowej lub nie dysponuje odpowiednim lokalem na jej utworzenie (oddział, filia, punkt kasowy) Zamawiający może przez okres maksymalnie pierwszych trzech miesięcy od podpisania umowy udostępnić lokal w budynku Urzędu Miasta Piechowice, który składa się z czterech pomieszczeń o łącznej powierzchni 38m2 tj. pomieszczenia biurowego, kasy, toalety i pomieszczenia gospodarczego. Udostępnienie tego lokalu nastąpi na podstawie umowy najmu, której wzór stanowi załącznik 7 do SIWZ. Z tytułu najmu lokalu użytkowego ustala się stawkę miesięczną czynszu za 1m2 powierzchni w wysokości 15,00 zł netto powiększoną o obowiązująca stawkę podatku VAT. Umowę najmu należy zawrzeć przed podpisaniem umowy na prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Piechowice. W czynszu uwzględnione są opłaty za korzystanie z mediów tj. energia elektryczna, ogrzewanie, woda i ścieki, usuwanie odpadów. Za utrzymanie lokalu w należytym stanie odpowiedzialny jest Najemca, którym jest Wykonawca. Pozostałe warunki najmu powyższego lokalu zawarte są we wzorze umowy najmu stanowiącym załącznik nr 7 do SIW-Z. 4.5.Wykonawca jest zobowiązany w ofercie złożyć stosowne oświadczenie dotyczące: a)jeżeli na dzień składania ofert, Wykonawca posiada na terenie Piechowic swoją placówkę bankową, składa oświadczenie, w którym wskazuje placówkę na terenie Piechowic, w której będzie prowadzona bankowa obsługa budżetu Gminy Miejskiej Piechowice wraz z podaniem jej lokalizacji, b)jeżeli na dzień składania ofert, Wykonawca nie posiada na terenie Piechowic swojej placówki bankowej, składa oświadczenie, w którym zobowiązuje się do jej otwarcia (uruchomienia) z dniem w którym za-cznie obowiązywać umowa, wraz z podaniem lokalizacji tej placówki na terenie Piechowice, c)deklaracji, że w okresie pierwszych trzech miesięcy od podpisania umowy zamierza wynająć od Gminy Miejskiej Piechowice ww. lokal przy ulicy Żymierskiego 49 w Piechowicach, na prowadzenie placówki bankowej. 5.Termin wykonania zamówienia: 48 miesiące licząc od daty zawarcia umowy. Termin zawarcia umowy uzależniony jest od daty rozstrzygnięcia niniejszej procedury przetargowej. Przewi-duje się, że umowa będzie obowiązywać: - rozpoczęcie - nie wcześniej niż od 01.05.2013 r. - zakończenie - do 30 kwietnia 2017 r. 6.W celu zobrazowania skali wykorzystania produktów i usług bankowych Zamawiający podaje informacja dotycząca realizacji bankowej obsługi budżetu Gminy Miejskiej Piechowice wraz z jednostkami organizacyjnymi za rok 2012: -Prowadzenie rachunku bankowego bieżącego w PLN szt. 7 -Prowadzenie rachunku bankowego pomocniczego w PLN szt. 15 -Prowadzenie rachunku bankowego pomocniczego w walucie obcej szt. 1 -Wpłata posiadacza na rachunek własny w złotych w formie otwartej szt.-roczni 157 zł-rocznie 361.959,59 -Wpłata osoby fizycznej w kasie banku na rachunek jednostki szt.-rocznie 3719, zł-rocznie 831.225,44 -Wypłata gotówki w banku w PLN szt.-rocznie 1.501, zł-rocznie 1.172.146,43 -Przelew w formie elektronicznej na rachunki wewnętrzne w PLN szt.-średniomiesięcznie 274 -Przelew w formie elektronicznej na rachunki w innych bankach w PLN szt.-średniomiesięcznie 876 -Przelew w formie elektronicznej na rachunki w innych bankach w EURO szt.-średniorocznie 1 - Kredyt w rachunku bieżącym zł 800.000 - Lokata overnight zł-średniodziennie 625.555,75. 7.Integralną częścią opisu przedmiotu zamówienia są postanowienia: a)wzoru umowy, stanowiącego Załącznik nr 6 SIWZ, którą Zamawiający zawrze ze zwycięskim Wykonawcą, b)wzoru umowy, stanowiącego Załącznik nr 8, którą zwycięski Wykonawca zawrze z jednostkami organizacyjnym Gminy Miejskiej Piechowice. 8.Składając ofertę w niniejszym postępowaniu Wykonawca musi uwzględnić, że marża, ceny jednostkowe, wskaźniki do wyliczenia oprocentowania środków na rachunkach bieżących i pomocniczych oraz lokatach typu overnight podane w jego ofercie będą niezmienne tj. będą stałe w całym okresie realizacji umowy tj. w okre-sie 44 miesięcy licząc od podpisania umowy. Zapłata za wykonanie przedmiotu zamówienia będzie ustalana na podstawie: 1)faktycznej ilości wykonanych usług i cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w kolumnie 3 pozycje 2 do 9 Formularza cenowego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ, 2)oprocentowanie kredytu będzie ustalane na podstawie zmiennej stopy procentowej WIBOR 1M obowią-zującej na każdy pierwszy kalendarzowy dzień miesiąca, za który zostaną naliczone odsetki powiększo-nej o stałą wysokość marży określoną przez Wykonawcę w kolumnie 3 pozycji 1 Formularza cenowego. WIBOR 1M w wysokości 3,43% z dnia 11.03.2013 r. został przyjęty wyłącznie na potrzeby wyliczenia ceny oferty, w celu ich porównania i wyboru oferty najkorzystniejszej, 3)faktyczne oprocentowanie środków na rachunkach bieżących i pomocniczych będzie ustalane na pod-stawie zmiennej stopy procentowej WIBID 1M obowiązującej na każdy pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który zostaną naliczone odsetki skorygowanej (przemnożonej) o stałą wielkość wskaźnika oprocentowania środków na rachunkach bieżących i pomocniczych (Wo) , podaną przez Wykonawcę w ofercie przetargowej. 4)faktyczne oprocentowanie środków na lokatach typu overnight będzie ustalane na podstawie zmiennej stopy procentowej WIBID O-N obowiązującej na każdy pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który zostaną naliczone odsetki skorygowanej (przemnożonej) o stałą wielkość wskaźnika oprocentowania środków na lokatach typu overnight (WON) , podaną przez Wykonawcę w ofercie przetargowej. Uwaga użyte w ogłoszeniu skróty SIWZ, ustawa, ustawa PZP oznaczają: - SIWZ - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, - ustawa, ustawa PZP oznaczą ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamowień publicznych (tekst jednolity z 2010 r. Dz.U. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.)