Świadczenie kompleksowej usługi cateringowej dla uczestników międzynarodowego kongresu pn. 50th ISOCARP International Planning Congress - Urban Transformations - Cities and Water w dniach 18-26.09.2014 w Gdyni

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia obejmuje organizację cateringu w postaci: 1. Welcome Dinner dla młodych urbanistów i planistów w dniu 18.09.2014 (dla 35 osób). Godz. 19:00; miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Welcome Dinner będzie miał formę bankietu ze stołami koktajlowymi (wymagane jest zapewnienie 6 takich stołów - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach). Dania na ciepło serwowane będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). 2. obiady dla młodych planistów i urbanistów w dniach 19-21.09.2014 (każdorazowo dla 35 osób). Godz. 14:00, miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Obiady dla młodych urbanistów w dniach 19-21.09.2014 serwowane będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 6 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. 3. obiady dla Komitetu Wykonawczego w dniach 20-21.09.2014 (każdorazowo dla 15 osób). Godz. 13:00, miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne Obiady dla Komitetu Wykonawczego w dniach 20-21.09.2014 serwowane będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę w każdym dniu 4 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. 4. spotkanie Isocarp Bureau w dniu 22.09.2014 (dla 70 osób). Godz. 17:00 - 19:00; miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 7 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. Przekąski i napoje serwowane w formie bufetu szwedzkiego. 5. Welcome Reception w dniu 23.09.2014 (dla 500 osób). godz. 19:00, miejsce: Foyer Teatru Muzycznego w Gdyni. Welcome Reception będzie miało formę bankietu na stojąco ze stołami koktajlowymi. Dania na ciepło będą w podgrzewaczach (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 50 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w liczbie niezbędnej do obsłużenia 500 osób. 6. przekąski i napoje dla personelu Sekretariatu Isocarp w dniach 23-26.09.2014 (dla 3 osób). Miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Wykonawca będzie serwować przekąski i napoje w formie bufetu szwedzkiego w pomieszczeniu wskazanym przez Zamawiającego. 7. obiady dla uczestników kongresu w dniach 23-26.09.2014 (każdorazowo dla 500 osób). Miejsce: 23.09.2014 - foyer Teatr Muzycznego; 24-26.09.2014 - Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Dania na ciepło serwowane będą z podgrzewaczy (bufet szwedzki). Wymagane jest zapewnienie przez Wykonawcę 50 stołów koktajlowych - o średnicy blatu 80 cm; stoły - w białych pokrowcach. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w liczbie niezbędnej do obsłużenia 500 osób. 8. przerwy kawowe dla uczestników kongresu w dniach 23-26.09.2014 (każdorazowo dla 500 osób). Miejsce: 23.09.2014 - Foyer Teatru Muzycznego, 24-26.09.2014 - Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. 23.09.2014 (wtorek) - dwie półgodzinne przerwy kawowe g.11:00 i g.16:30 - dla 500 osób, 24.09.2014 (środa) - dwie półgodzinne przerwy kawowe g.11:00 i g.16:30 - dla 500 osób, 25.09.2014 (czwartek) - dwie półgodzinne przerwy kawowe g.11:00 i g.16:30 - dla 500 osób, 26.09.2014 (piątek) - jedna półgodzinna przerwa kawowa g.11:00 - dla 500 osób 9. przerwy kawowe dla członków Komitetu Wykonawczego w dniach 20-21.09.2014 (każdorazowo dla 15 osób). Miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. 20.09.2014 - dwie półgodzinne przerwy kawowe g. 11:00 i g. 16:00 - dla 15 osób; 21.09.2014 - dwie półgodzinne przerwy kawowe g. 11:00 i g. 16:00 - dla 15 osób. 10. Iscocarp Activities Happy Hours (dla 500 osób). g. 17:00 - 19:00 miejsce: Pomorski Park Naukowo-Technologiczny - Centrum Konferencyjne. Wykonawca przygotować ma odrębna stanowiska do wydawania napojów alkoholowych (piwa oraz wina o zawartości alkoholu poniżej 18%), które kupować będą indywidualnie uczestnicy Kongresu. Ilość stanowisk wraz z obsługą dostosowana ma być do ilości obsługiwanych gości. W związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania zezwolenia na jednorazową sprzedaż napojów alkoholowych o zawartości: a) do 4,5 % alkoholu oraz na piwo i b) powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa). Szczegółowe menu wszystkich wymienionych powyżej posiłków zamieszczone są w załączniku A do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. WYMAGANIA DOT. REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Zastawa na wszystkie serwowane posiłki w dniach 18-26.09.2014 powinna być szklana, ceramiczna lub porcelanowa. 2. Podczas wszystkich dni kongresu powinna być zapewniona profesjonalna obsługa kelnerska w liczbie adekwatnej do liczby obsługiwanych gości, uzupełniająca brakujące rzeczy i dbająca o porządek, czystość i sprawność wydawania napojów i posiłków. 3. Zamawiający poza wodą mineralną przewidzianą w ramach ww. posiłków, serwowaną w szklanych naczyniach, zamawia dodatkowo wodę mineralną w butelkach 0,5 l oraz kubki plastikowe - w ilościach podanych w załączniku nr 6 do SIWZ. Dodatkowa woda mineralna oraz kubki plastikowe zostaną stosownie rozdysponowane przez Zamawiającego wśród uczestników kongresu. 4. W przypadku realizacji przedmiotu zamówienia w dniu 23.09.2014 Zamawiający dopuszcza możliwość wskazania innego niż Teatr Muzyczny miejsca realizacji usług. 5. Wykonawca organizując usługę cateringową w Teatrze Muzycznym zobowiązany jest do doprowadzenia miejsca świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbiór naczyń i sztućców, innych materiałów wykorzystywanych w trakcie świadczenia usługi oraz resztek pokonsumpcyjnych). Wykonawca zobowiązany jest zorganizować zaplecze gastronomiczne w Teatrze Muzycznym we własnym zakresie w sposób ustalony z Zamawiającym i administracją Teatru Muzycznego. 6. Wykonawca organizując usługę cateringową w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym zobowiązany jest do doprowadzenia miejsca świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbiór naczyń i sztućców, innych materiałów wykorzystywanych w trakcie świadczenia usługi oraz resztek pokonsumpcyjnych). Wykonawca zobowiązany jest zorganizować zaplecze gastronomiczne w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym we własnym zakresie w sposób ustalony z Zamawiającym i administracją Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego. 7. Nazwy serwowanych dań (zimnych przekąsek, zup, dań na ciepło, deserów) należy przygotować na stosownych kartonikach w wersji polsko-angielskiej. 8. Wskazując kwotę jednostkową w załączniku nr 6 do SIWZ należy uwzględnić wszelkie koszty towarzyszące niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia 9. Ofertę należy przygotować na zaplanowane ilości osób. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników, godziny i czas trwania spotkań, miejsce spotkań mogą ulec zmianie. W razie zmiany liczby uczestników kongresu wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie stosownej korekcie zgodnie z kalkulacją ceny oferty (załącznik nr 6 do SIWZ). Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego do dnia 8 września 2014 roku. 10. Zamawiający dopuszcza możliwość przygotowania i podania przez Wykonawcę innych niż wymienione w załączniku A do SIWZ elementów menu w zakresie rodzaju zupy, drugiego dania, deseru, zimnych przekąsek, pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego.