Usługa audytu zewnętrznego dla projektu:Przebudowa drogi nr 5320P na odcinku Przygodzice-Wtórek, etap I na odcinku dł. 5728m od Przygodzic do węzła na obwodnicy Ostrowa Wlkp.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego działań realizowanych w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Wielkopolskiego na lata 2007-2013, działanie 2.2. Poprawa dostępności do regionalnego i ponadregionalnego układu drogowego (drogi wojewódzkie w miastach na prawach powiatu, powiatowe i gminne), schemat II. Drogi w granicach administracyjnych miast poniżej 50 tys. mieszkańców oraz na obszarach wiejskich. Tytuł projektu : Przebudowa drogi nr 5320P na odcinku Przygodzice-Wtórek, etap I na odcinku dł. 5728m od Przygodzic do węzła na obwodnicy Ostrowa Wlkp. 2. . Zakres rzeczowy projektu obejmuje: 1) wyrównanie, wzmocnienie i poszerzenie profilu istniejącej nawierzchni jezdni masą mineralno-bitumiczną, 2) wykonanie warstwy ścieralnej z betonu asfaltowego na całej powierzchni istniejącej jezdni i poszerzeń, 3) wykonanie przebudowy skrzyżowań z 2 drogami powiatowymi, 4) wykonanie przebudowy skrzyżowań z 10 drogami gminnymi (w tym 1 skanalizowane i 9 zwykłych), 5) wykonanie nawierzchni jednostronnego chodnika o nawierzchni z kostki brukowej betonowej, 6) wykonanie nawierzchni zjazdów o nawierzchni z kostki brukowej betonowej, na przyległe posesje (w ciągu projektowanych chodników) oraz wykonanie zjazdów publicznych o nawierzchni z tłucznia kamiennego, 7) wykonanie elementów odwodnienia drogi (ścieków przykrawężnikowych, wpustów deszczowych, przykanalików i krytych rowów), 8) wykonanie oznakowania pionowego, poziomego oraz urządzeń BRD zwiększających bezpieczeństwo pieszych, 9) wykonanie zatok autobusowych, miejsc parkingowych oraz wysepek. 10) Okres realizacji projektu: 10.09.2009 r. - 15.11.2010 r. Całkowita wartość projektu wynosi 8 711 841,18 PLN, z czego kwota dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 4 355 920,59 PLN Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu będzie tj. po zrealizowaniu: 50% rzeczowej realizacji projektu. 5. Zakres rzeczowy audytu: 1. Ocena gotowości organizacyjnej beneficjenta i procedur wewnętrznych, w tym: a) wielkość i przygotowanie kadr, b) sprzęt niezbędny do realizacji projektu, c)identyfikacja zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), d) podział zadań w projekcie, w tym rozdział kluczowych funkcji, e)istnienie i jakość pisemnych procedur postępowania, f) wzory dokumentów, g) bezpieczeństwo IT. 2.Audyt finansowy, w tym: a) sprawdzenie, czy opracowane na rzecz beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne beneficjenta gwarantują rzetelność sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność, c) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową oraz z wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu, d) ocena prawidłowości i wiarygodności poniesionych w ramach projektu wydatków (faktycznie poniesione, zgodne z zapisami dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, zasadne, celowe i oszczędne, nie odbiegają od cen w regionie, istnieje wkład własny beneficjenta, płatności zostały przekazane na rachunki wykonawców wskazane w zawartych z nimi umowach), e) kontrola formalna faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, f) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, wyodrębniona ewidencja księgowa, zgodność zapisów w ewidencji księgowej z treścią dokumentów źródłowych). 3. Audyt realizacji projektu, w tym: a) sprawdzenie zgodności realizacji inwestycji z przepisami prawa (prawo zamówień publicznych, prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych itd.), b) ocena zgodności realizacji inwestycji z dokumentami programowymi (programy operacyjny, wytyczne i instytucje, podręczniki procedur), c) sprawdzenie zgodności realizacji inwestycji z zapisami wniosku o dofinansowanie/ umowy o dofinansowanie, d) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami) oraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (specyfikacja istotnych warunków zamówienia), e) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, f) potwierdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym, g) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników. 4. Wizyta na miejscu realizacji inwestycji, w tym sprawdzenie: a) zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym (istnienie wybudowanej inwestycji), b) poprawności/prawidłowości funkcjonowania zrealizowanej inwestycji, c) promocji unijnego źródła dofinansowania (zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi beneficjenta przepisami, wytycznymi i podręcznikami). 5.Ocena prawidłowości i rzetelności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji (zgodnie z umową, zapewnienie kompletności dokumentacji i możliwości odtworzenie przebiegu realizacji projektu w wymaganych umową terminach). 6. Sprawdzenie zgodności projektu z politykami wspólnotowymi. 7.Sprawdzenie wdrożenia zaleceń pokontrolnych (oraz usunięcia nieprawidłowości/uchybień) z kontroli prawidłowości realizacji projektu, prowadzonych przed realizacją audytu (jeżeli dotyczy). 8.Analiza powodzenia projektu. 9. Czynności doradcze. Audyt powinien być przeprowadzony w oparciu o: 1) uznawane standardy audytu (np. obowiązujące w Polsce Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - załącznik nr 1 do Komunikatu Nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r., dostępne na stronie www.mofnet.gov.pl) oraz 2) Wytyczne Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I - działanie 1.7 i Priorytetów II-VI z dn. 21 lutego 2008 r., dostępne na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl Ponadto, Wykonawca zamówienia zobowiązany jest do: 1) przekazania Zamawiającemu kopii dokumentacji roboczej: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających itp. (lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów roboczych), 2) prowadzenia audytu w sposób uwzględniający m.in. analizy dokumentów, wywiady z pracownikami i wykonawcami, oględziny inwestycji) 3) dokumentowania audytu poprzez m.in. wykaz weryfikowanych dokumentów, listy sprawdzające, kwestionariusze samooceny, notatki/protokoły z wywiadów i spotkań) 4) organizacji spotkań otwierających, zamykających oraz spotkań w trakcie prowadzenia audytu (udokumentowanych notatkami/protokołami podpisanymi przez uczestników spotkań), 5) wyznaczenia osoby/osób do kontaktów z Zamawiającym ( komunikacja w formie pisemnej) 6) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonego audytu, według pkt. VI Wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I- działanie 1.7 i Priorytetów II-VI z dn. 21 lutego 2008 r., dostępne na stronie www.wrpo.wielkopolskie.pl . 7) stosowania na wszystkich dokumentach sporządzanych w ramach prowadzonego audytu znaków informujących o źródłach dofinansowania, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Badaniem audytowym objąć należy 100% dokumentacji związanej z realizowanym projektem, przez co należy rozumieć całość dokumentów dostępnych w momencie rozpoczęcia czynności audytowych na podstawie podpisanej z audytorem umowy. Miejsce przechowywania dokumentacji podlegającej badaniu: Powiatowy Zarząd Dróg w Ostrowie Wielkopolskim; ul. Staszica 1; 63-400 Ostrów Wielkopolski