USŁUGI POLEGAJĄCEJ NA ZARZĄDZANIU CMENTARZEM KOMUNALNYM GMINY WOJKOWICE

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest Zarządzanie Cmentarzem Komunalnym w Wojkowicach o powierzchni użytkowej 11249m2 ~1,12ha - średnioroczna liczba pochówków rocznie wynosi -44. Zakres usługi obejmuje w szczególności: 1. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności przestrzegania przepisów: a.Ustawy z dnia 31 stycznia 1959r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych - t.j. Dz. U. Nr 23 poz.295 z 2000r. z późn. zm. b.Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008r. w sprawie wymagań , jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków - Dz. U. z 2008r. Nr 48 poz. 284. c. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001r. w sprawie prowadzenia ewidencji grobów -Dz. U. Nr 90, poz. 1013 z 2001r. ze zmianami d. Uchwały Nr XVII/73/2007 Rady Miasta Wojkowice z dnia 26.11.2007r. w sprawie ustalenia wysokości opłat cmentarnych na cmentarzu komunalnym w Wojkowicach. 5) Uchwały Nr XXVIII/158/2001 z dnia 12.06.2001r. w sprawie ustalenia Regulaminu Cmentarza Komunalnego w Wojkowicach. 2. Wykonanie inwentaryzacji grobów oraz projektu zagospodarowania terenu cmentarza z wyznaczeniem wolnych miejsc grzebalnych -wytyczenie planu pól grzebalnych - w terminie 6 miesięcy od podpisania umowy o zarządzanie na podstawie dostępnych dokumentów oraz spisu z natury . 3. Stworzenie elektronicznej bazy danych w terminie 12 miesięcy od podpisania umowy o zarządzanie na podstawie dostępnych dokumentów oraz spisu z natury. Wykonawca zapewni odpowiedni sprzęt komputerowy , natomiast Zamawiający zapewni odpowiedni program. 4. W zakresie utrzymania cmentarza: -bieżące utrzymanie czystości cmentarza, oraz obiektów znajdujących się na cmentarzu; -zamiatanie alejek -minimum raz w miesiącu w sezonie wiosna-lato-jesień , odśnieżanie w sezonie zimowym , likwidowanie zastoisk wody, śniegu, gołoledzi ,wykaszanie traw na terenie cmentarza oraz na trawnikach przed cmentarzem; -wykaszanie mogił zaniedbanych i przeznaczonych do likwidacji; -wykonanie cięć sanitarno -pielęgnacyjnych drzew i krzewów ; -wykonywanie bieżącej konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń instalacji , ogrodzenia i nawierzchni alejek; -usuwanie skutków aktów wandalizmu w tym napisów itp.; - usuwanie opadłych liści oraz odśnieżanie i zwalczanie śliskości na chodnikach, dojściach i dojazdach do cmentarza oraz na głównych alejkach cmentarza; -zawarcie umowy na wywóz odpadów odpadów komunalnych z terenu cmentarza z firmą posiadającą zezwolenie na odbiór odpadów na terenie gminy Wojkowice i dbałość o dostosowanie częstości opróżniania pojemników do aktualnych potrzeb w sposób nie powodujący zalegania odpadów na terenie cmentarza; -wyposażenie kaplicy w świeczki, stojaki na wieńce, ławki, kwiaty, świece i inne elementy dekoracyjne niezbędne podczas ceremonii pogrzebowych; -sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem regulaminu cmentarza przyjętego Uchwałą Rady Miasta Wojkowice nr XXXVIII/158/2001r. (umieszczenie go w miejscu ogólnie dostępnym); -organizacja ekshumacji zwłok i szczątków na zadanie prokuratury lub sądu; -uczestnictwo, na życzenie rodziny zmarłego, jako jedna ze stron, w ekshumacji zwłok lub szczątków wykonywanych przez podmioty dokonującej ekshumacji; -wykonanie tabliczek z oznaczeniem poszczególnych kwater w obrębie cmentarza; -przeprowadzanie okresowych kontroli urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie zarządzanego zasobu -instalacja odwadniająca, wodna, kanalizacyjna, oświetleniowa, i utrzymanie ich w sprawności technicznej; -obsługa urządzeń technicznych funkcjonujących na cmentarzu; -pełnienie całodobowego dyżuru telefonicznego. 5. W zakresie administrowania cmentarzem: -prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi -wyznaczenie miejsc grzebalnych, oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza komunalnego; - nadzór nad wykonaniem grobu, który musi być zgodny z wytyczonym planem pół grzebalnych, - ustalanie opłat należności z tytułu opłat cmentarnych zgodnie z Uchwałą Nr XVII/73/2007 Rady Miasta Wojkowice z dnia 26.11.2007r. , które należy wpłacać w kasie Urzędu Miasta Wojkowice - kontrola wpłat tych opłat ; -nadzór pochówków - ustalanie miejsc, terminów i warunków pogrzebów; -otwieranie i zamykanie bram cmentarza, udostępnianie kaplicy na uzasadnione zgłoszenie zakładów pogrzebowych; -prowadzenie dokumentacji cmentarnej w formie pisemnej, a w terminie 12 miesięcy od podpisania umowy na zarządzanie cmentarzem komunalnym także w formie elektronicznej, a w szczególności: ksiąg wieczystych osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu, alfabetycznego spisu pochowanych na cmentarzu, rejestru kart zgonów, rejestru miejsc rezerwowych, ksiąg obiektów budowlanych; -właściwe prowadzenie i zabezpieczenie sporządzanych dokumentów związanych z zarządzaniem cmentarzem w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim; -przedkładanie zamawiającemu informacji -raportów kwartalnych - dotyczących ilości wymurowanych grobów, postawionych pomników, przeprowadzonych pogrzebów w terminie do dnia 5-go po upływie kwartału; -udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzanym cmentarzem na żądanie zamawiającego. 6. Prowadzenie biura zarządcy cmentarza - załatwianie interesantów 7. Odpowiedzialność wobec uprawnionych organów i instytucji. Sporzadzenie oferty powinno być poprzedzone wizją lokalną. Cena oferty uwzględniać ma wszystkie koszty i czynności niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z prawem, najlepszą wiedzą techniczną i najwyższą starannością.