Organizacja i przeprowadzenie konkursu fotograficznego na temat inwestycji powstałych w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest Organizacja i przeprowadzenie konkursu fotograficznego na temat inwestycji powstałych w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności zorganizowanie i przeprowadzenie konkursu fotograficznego (w tym wykonanie projektu graficznego jego strony internetowej), organizację trzech pięciodniowych wystaw pokonkursowych w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego oraz przygotowanie, redakcję i wydruk 100 szt. albumów zawierających fotografie konkursowe. Do obowiązków wykonawcy będzie należało m.in.: 1. Przygotowanie regulaminu konkursu, który w pełni zabezpieczy interesy Zamawiających i umożliwi im korzystanie ze zdjęć przesłanych w ramach konkursu na wszelkich polach eksploatacji 2. Wykonanie projektu graficznego internetowej strony konkursowej. Uzgodnienie z Pełnomocnikiem Zamawiającego nazwy domeny pod którą będzie dostępna strona konkursowa. Strona graficzna strony powinna oddawać marynistyczny przedmiot konkursu, , a także powinna mieć oznakowanie zgodne z wytycznymi dotyczącymi promocji Projektu 3. Wykonanie i uruchomienie strony internetowej o funkcjonalności umożliwiającej promocję konkursu fotograficznego (formularz zgłoszeniowy) umieszczenie na serwerze oraz zakup domeny. 4. Strona konkursu musi zawierać linki wskazane przez Przedstawiciela Zamawiających (nie więcej niż 15, głównie na strony Partnerów Projektu) 5. Bieżące administrowanie i moderowanie stroną internetową konkursu, obsługa danych formularza zgłoszeniowego, Czynności te w szczególności polegać będą na:, wrzucaniu zdjęć do galerii konkursowej, opublikowaniu listy laureatów. 6. Wykonanie projektu informacji o konkursie oraz zakup powierzchni reklamowej w miesięczniku o tematyce żeglarskiej, o wielkości 1 prawej strony w części redakcyjnej. 7. Projekt informacji musi być również dostosowany do umieszczenia na stronach internetowych. 8. Ustalenie wymogów technicznych szczególnie dot. rozdzielczości nadsyłanych zdjęć, które umożliwią uzyskanie dobrych jakościowo wydruków oraz fotografii do albumów. 9. Zebranie zdjęć (plików) nadsyłanych przez uczestników i przechowywanie ich w sposób bezpieczny, pozwalający zminimalizować ryzyko utraty danych tj. nadesłanych plików zdjęciowych. 10. Połączenie regulaminu konkursu z formularzem nadsyłania zdjęć w sposób, który każdorazowo gwarantuje, że uczestnik Konkursu zaakceptował postanowienia regulaminu i jest autorem nadesłanych zdjęć (posiada wszelkie prawa do nich). Regulamin musi również zawierać odpowiednie formuły dot. przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia konkursu i wystawy. 11. Zapewnienie, aby konkurs odbył się zgodnie obowiązującymi przepisami prawa, oraz nie naruszał dóbr osób trzecich. 12. Zapewnienie nagród w Konkursie dla osób, które zajmą 3 pierwsze miejsca odpowiednio: 1. miejsce - zestaw fotograficzny (body + obiektyw) typu Canon EOS700D + obiektyw 18-135mm ISSTM lub zestaw równoważny, 2. miejsce - wysokiej jakości torba na aparat i na akcesoria o wartości nie niższej niż 500 zł brutto, 3. miejsce - komplet literatury fotograficznej o wartości nie niższej niż 300 zł brutto 13. Wręczenie nagród laureatom konkursu; w przypadku nagród w postaci sprzętu elektronicznego Wykonawca przekaże laureatom również wszelkie dokumenty i umowy gwarancyjne, jeżeli producent, importer lub sprzedawca udzielił gwarancji jakości. 14. W przypadku powstania obowiązku podatkowego, ustalenie kwoty należnego podatku i uiszczenie go imieniu laureata w ramach przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia. Kwota odprowadzonego podatku o odpowiednią wartość zwiększy wartość wygranej. 15. Sporządzenie i przekazanie Pełnomocnikowi Zamawiających pokwitowania odbioru nagród przez laureatów. 16. Obsługa organizacyjna i techniczna posiedzenia Komisji Konkursowej, w tym przygotowanie pokazu zdjęć (slajdów) na spotkanie Komisji Konkursowej w siedzibie Pełnomocnika Zamawiających. Spotkanie komisji nastąpi w terminie 5 dni od dnia zakończenia nadsyłania zdjęć. Dokładny termin oraz skład Komisji wskaże Pełnomocnik Zamawiających. 17. Sporządzenie protokołu podsumowującego decyzje Komisji Konkursowej tj. nagrodzone oraz wyróżnione fotografie na wystawę razem 12 zdjęć oraz do albumu około 30 - 40 zdjęć. 18. Czas trwania konkursu: konkurs ma trwać 30 dni 19. Jeden uczestnik konkursu może przesłać maksymalnie 3 zdjęcia. 20. Wykonanie co najmniej 1 flagi typu (Beach flag zwanego również flaga plażowa, flaga gięta) wys. ok. 2 -2,5 z logiem szlaku oraz informacją o źródle finansowania Projektu zgodnie z wymogami dot. oznakowania Projektu, oraz umieszczenie ich w miejscu wystawy na czas jej trwania. 21. Zdobycie pozwoleń na organizację tego typu wystawy u właściwych organów zarządzających daną nieruchomością (główne dworce kolejowe w Poznaniu, Wrocławiu i Warszawie) 22. Wystawa musi być umiejscowiona na hali główniej lub w innym ogólnodostępnym i bardzo uczęszczanym miejscu dworca. 23. Przygotowanie materiałów do druku do umieszczenia w ramach rozmiaru B1 lub zbliżonym chyba, że Wykonawca przedstawi obiektywne powody do zmiany formatu związane z miejscem wystawy. 24. Przygotowanie systemu wystawy zapewniającego ochronę zdjęcia przed uszkodzeniem (np. antyramy) oraz zapewniające miejsce na podpis zdjęcia m.in. (imię i nazwisko autora, lokalizacja, nazwa Projektu w ramach którego odbył się konkurs). 25. Wystawienie min. 12 zdjęć uznanych za najlepsze przez Komisję Konkursu. 26. Doglądanie wystawy oraz ewentualne uzupełnienia uszkodzonych materiałów wystawienniczych, jak również czyszczenie ram w razie takiej konieczności 27. Wykonywanie raportów mailowych w formie zdjęć i krótkiego opisu stanu technicznego każdej wystawy oraz przesyłanie ich na adres: a.pomianowski@zrot.pl, (pierwszy i ostatni dzień wystawy w danym mieście). 28. Czas trwania wystawy pokonkursowej: trzy pięciodniowe wystawy w każdej ze wskazanych lokalizacji. W każdej lokalizacji czas wystawy musi obejmować sobotę i niedzielę. Wszystkie trzy wystawy muszą się odbyć w terminie nie dłuższym niż 21 dni 29. Wykonawca przygotuje 100 szt. albumu zawierającego ok. 30-40 wybranych zdjęć oraz krótki opis Projektu jaki otrzyma od Pełnomocnika Zamawiających 30. Wymiary albumu A4 (poziome); 31. Druk wielobarwny, dwustronny; 32. Twarda okładka, tektura, foliowana folią mat, lakierowanie wybiórcze UV 33. Na przedniej stronie okładki zdjęcie które wygra konkurs oraz tekst i oznakowanie do uzgodnienia z Pełnomocnikiem Zamawiających 34. Strony środkowe: materiał - papier kredowy dwustronny błysk o gramaturze 170 g/m2 lub wyższej. 35. Całość albumu około 45 stron i okładka 36. Album ma zawierać zdjęcia wydrukowane w bardzo dobrej rozdzielczości (ok. 300dpi lub wyższa) krótki opis, wskazanie miejsca w konkursie (tylko 1-3), wyróżnienia (4-12), autora zdjęcia 37. Album musi mieć oznakowania zgodne z wymogami dot. znakowania Projektu. 38. Albumy muszą zostać dostarczone do siedziby Pełnomocnika Zamawiających nie później niż 50 dni od dnia zakończenia konkursu (posiedzenia komisji konkursowej) 38. przedłoży Pełnomocnikowi Zamawiających raport z wykonania zamówienia w zakresie organizacji i przeprowadzenia konkursu (w tym dokumentację przebiegu konkursu z opisem określającym liczbę nadesłanych zdjęć, liczbę zdjęć spełniających wymagania techniczne, liczbę uczestników) oraz w zakresie przygotowania i przeprowadzenia wystaw pokonkursowych (wraz z dokumentacją zdjęciową z wystaw) 38. Czas trwania całej usługi nie może być dłuższy niż 115 dni