Organizacja pikniku promującego projekty środowiskowe Unii Europejskiej pod hasłem: Sprzątam-Segreguję-Szanuję oraz imprez towarzyszących.

Opis przedmiotu przetargu: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie ogłasza przetarg nieograniczony na kompleksową organizację zintegrowanych działań promujących projekty środowiskowe, w tym kompleksową organizację pikniku promującego projekty środowiskowe, które powstały dzięki dofinansowaniu z Unii Europejskiej. Piknik pod hasłem: Sprzątam - Segreguję - Szanuję Cele: -pokazanie wpływu pomocy finansowej ze środków UE na ochronę środowiska Warmii i Mazur (m.in. zakładane efekty, oddziaływanie na środowisko) -przekazanie informacji o projektach środowiskowych współfinansowanych ze środków UE (m.in. beneficjent, zakres projektu, finansowanie) -promocja projektów unijnych -edukacja ekologiczna społeczeństwa i promocja pożądanych zachowań proekologicznych Grupa docelowa: mieszkańcy Warmii i Mazur, turyści, uczestnicy aktywnego wypoczynku, dzieci, młodzież Termin i czas trwania: okres od czerwca do września 2012 r., w tym piknik 9 czerwca 2012 r. (od godziny 10:00 do godziny 16:00) Lokalizacja: -zintegrowane działania promujące - zgodnie z załącznikiem nr 5 do siwz, -piknik na terenie miasta Giżycko Doświadczenie Wykonawcy: doświadczenie w przygotowywaniu i organizacji ekologicznych festynów, otwartych dla mieszkańców imprez masowych popularyzujących tematykę ochrony środowiska - przynajmniej pięciu. Zakres prac i obowiązków Wykonawcy: 1)Piknik Wykonawca wykona zadanie zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych i rozporządzeniami wykonawczymi. Wykonawca zapewni przygotowanie oraz obsługę i prowadzenie w trakcie trwania całej imprezy następujących elementów organizacyjnych: 1.Scena z zapleczem technicznym - scena z zadaszeniem o wymiarach minimum - 6x5 m w ilości 1 szt. Nagłośnienie frontowe, odsłuchy sceniczne x 3 sztuki, mikrofony bezprzewodowe x 3 sztuki, mikser dźwięku, akustyk (odpowiedzialny za nagłośnienie podczas całej imprezy), niezbędne okablowanie. 2.Zaplecze sanitarne. Zapewnienie bezpłatnego dostępu do zaplecza sanitarnego w odległości nie dalszej niż 100 m od miejsca organizacji imprezy - alternatywnie zapewnienie przenośnych toalet. Liczba kabin zgodna z normami obowiązującymi podczas odbywania imprez plenerowych. 3.Odpowiedzialność. Wykonawca jest zobowiązany posiadać polisę ubezpieczeniową podczas trwania imprezy. 4.Prowadzący - występujący: 1)prowadzący - konferansjer: osoba prowadzącego powinna wykazać się doświadczeniem scenicznym. 2)impreza przeplatana występami, co najmniej przez 4 godziny trwania pikniku, w tym co najmniej: 1 zespół szantowy, 5 kabaretów dziecięcych, 3 szkolne zespoły taneczne, 10 muzycznych występów dzieci. 5.Obsługa w trakcie przygotowania, trwania oraz zakończenia całej imprezy, w tym konferansjer, osoby prowadzące konkursy w liczbie odpowiadającej liczbie przeprowadzanych jednocześnie konkursów. Ponadto obsługa techniczna imprezy, akustyk oraz wyznaczona osoba do koordynacji dostępna na miejscu imprezy. 6.Godzinny rejs przyrodniczo-edukacyjny statkiem po jeziorze Niegocin. Rejs od godziny 15 wraz z lunchem dla około 50 osób wskazanych przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni statek spełniający wymogi w zakresie bezpieczeństwa i ekologii. Statek częściowo zadaszony o wymiarach minimum 24 x 4 m, posiadający dwa silniki po ok. 110 KW. Statek powinien posiadać toaletę oraz zaplecze gastronomiczne. Jego obsługa powinna posiadać stosowne uprawnienia i pozwolenia oraz zezwolenia umożliwiające organizację i realizację rejsu. Na statku zorganizowany zostanie dla uczestników serwis gastronomiczny, tj. lunch w formie bufetu który będzie się składać minimum z: 2 przystawek, zupy, drugiego dania (minimum 2 dań na ciepło oraz minimum 2 dań na zimno), deseru i soków owocowych (minimum 3 smaki), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej oraz herbaty, kawy. Obsługę kelnerską, naczynia i sprzątanie zapewnia Wykonawca. 7.Przygotowanie i dystrybucja, dla grupy docelowej podczas trwania pikniku, łącznie 400 porcji wyżywienia (200 porcji zupy grochowej oraz 200 drugiego dania - hot dog wraz z surówką). Wydawanie wyżywienia od godziny 11 do 14. Wyżywienie podawane w naczyniach jednorazowych: talerz głęboki, łyżka, widelec; zapewnienie chusteczek papierowych. Przy miejscu wydawania pojemniki do segregacji odpadów, na bieżąco opróżniane. Wyżywienie wydawane na bony, które wydaje Organizator. 8.Narzędzia marketingowe 1)reklama w środkach masowego przekazu, w tym co najmniej spot w radio o zasięgu min. regionalnym (60 % województwa warmińsko-mazurskiego). Produkcja i emisja spotu reklamowego o dł. 30 sekund - 130 emisji w najlepszym czasie antenowym (65 emisji tygodniowo od 28 maja do 9 czerwca 2012 r.). Organizacja plenerowego studia w Giżycku podczas pikniku, relacje na żywo, wywiady z organizatorami i uczestnikami. Dodatkowo promocja imprez towarzyszących opisanych w załączniku nr 5 do siwz: 1) zapowiedź - czyli animację DJ (ok. 10 - 15 zapowiedzi x liczba imprez dodatkowych, podczas których radio poinformuje słuchaczy o miejscu i celu wydarzenia, 2) wywiad z przedstawicielem Funduszu lub współorganizatora danej akcji przed lub po wydarzeniu, 3) relacje reportera z miejsc imprez 2)plakat - hasło promujące piknik i projekty środowiskowe UE. Dystrybucja leży po stronie Wykonawcy. Dystrybucja wśród grupy docelowej przed piknikiem. Zamawiający dostarczy Organizatorowi wizualizację plakatu. Liczba 1000 szt. 9.Wynajęcie terenu z przyłączem do prądu oraz dostępem do hydrantu oraz posprzątanie po imprezie. Koszty mediów pokrywa Wykonawca. 10.Strefa konkursów i wydarzeń piknikowych. Wykonawca zapewnia obsługę oraz niezbędny sprzęt (w tym 10 namiotów reklamowych o wymiarach co najmniej 4x6 m każdy, wykonanych standardowo z materiału typu wodoodporny poliester impregnowany o gramaturze ok. 210g/1m2 wraz ze ściankami bocznymi - wszystkie namioty powinny mieć zapewnioną możliwość podłączenia urządzeń elektrycznych. Ławy i stoły do zagospodarowania przestrzeni w namiotach, umożliwiające swobodne poruszanie się, przeprowadzanie zabaw oraz wszystkie materiały i sprzęt do przeprowadzenia konkursów i wydarzeń piknikowych. Osoby prowadzące lub odpowiedzialne za przebieg zabaw zapewnia Wykonawca. W trakcie trwania pikniku, Wykonawca przeprowadzi poza sceną co najmniej 7 zabaw dla dzieci i młodzieży. Zabawy te mają przebiegać równolegle do wydarzeń odbywających się na scenie. Wykonawca wybierze zabawy spośród niżej wymienionych propozycji i przedstawi do akceptacji Zamawiającego składając ofertę. Zabawy mają odbywać się w namiotach lub poza nimi - w zależności od rodzaju wybranej zabawy. Zabawy mają trwać łącznie 4,5 godziny czasu trwania pikniku. Zabawy spośród wybranych 7 mogą się powtarzać, a częstotliwością powtarzania mają być dopasowane do zapotrzebowania grupy docelowej. Sposób zbierania punktów w trakcie konkursów: Wykonawca zapewnia wystarczającą liczbę pieczątek oraz identyfikatorów, obsługę oraz niezbędny sprzęt. Każde dziecko/uczestnik w wyznaczonym namiocie zostaje (zarejestrowane). Otrzymuje imienny identyfikator z miejscami na pieczątki w poszczególnych dziedzinach/zabawach/konkursach. Odwiedzając namioty lub miejsca zabaw(konkursów) dziecko,uczestnik zbiera pieczątki za udział. Po zebraniu wszystkich pieczątek identyfikator wymienia na nagrodę w namiocie, w którym dokonało rejestracji. W trakcie pikniku na scenie wśród zdanych identyfikatorów losowana będzie większa nagroda. Nagrodę stanowić będą upominki zakupione przez Wykonawcę w ramach niniejszego postępowania. Identyfikatory oznakowane zgodnie z zasadami zawartymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej NSS (zał. nr 1 do Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013). Powinny zawierać znak graficzny oraz logotyp Narodowej Strategii Spójności, logo Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie, flaga Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności. 11. W ramach imprezy Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w programie i przeprowadzić podsumowanie XII Wiosennego Sprzątania Warmii i Mazur, obejmujące wręczenie nagród i statuetek dla uczestników akcji. Propozycje wydarzeń piknikowych, zabaw i konkursów do wyboru w liczbie 7 przez Wykonawcę: 1)namiot Centów Edukacji Ekologicznej - w nim prezentacja działalności centrów z województwa warmińsko-mazurskiego; 2)Bieg o Puchar Prezesa Zarządu WFOŚiGW - chętni uczestnicy pikniku w zabawie sportowej pokonają trasę z przeszkodami lub na wesoło. Zawodnik będzie musiał pokonać w jak najkrótszym czasie tor przeszkód, a żeby nie było to takie proste dostanie jeszcze np. makulaturę do rąk. Najlepsi w danej kategorii: dzieci, dorośli, kobiety, mężczyźni otrzymają symboliczny puchar; 3)kreatywny recykling - warsztaty tworzenia przedmiotów użytecznych z odpadów. Osoby biorące udział w warsztatach dostaną zużyte części komputerów, stare dętki od rowerów czy codzienne odpady przeciętnego Kowalskiego, którym dadzą nowe, drugie życie. Uczestnicy będą mogli stworzyć opakowania na CD, portfele, Eko-rzeźby i wiele innych przedmiotowa ograniczeniem jest tylko nasza wyobraźnia; 4)segregacja odpadów na wesoło - grupa poznaje profesjonalne techniki i sposoby segregowania odpadów. Po części wykładowej członkowie zespołu będą mieli za zadanie posegregować na czas bardzo nietypowe przedmiotów; 5)dmuchany zamek (tor przeszkód) - przed uczestnikami zabawy stoi wyzwanie pokonanie toru przeszkód w czasie krótszym niż 3 minuty. Pierwszy zawodnik na starcie otrzymuje woreczek z grochem. Musi pokonać tor, a następnie przekazać woreczek kolejnemu zawodnikowi, a ten następnemu. Jeżeli ostatni zawodnik otrzyma przybędzie na start z woreczkiem w czasie krótszym niż 3 min, zespół zdobywa Punkt; 6)czyszczenie jeziora - czyszczenie jeziora - do tej konkurencji zostanie przygotowany zbiornik w który będą pływały śmieci. Uczestnicy konkursu będą mieli za zadanie za pomocą wędek w jak najkrótszym czasie wyłowić wszystkie śmieci; 7)rzut PET-a - konkurs ten polega na rzucie butelką do kosza na śmieci - w zabawie zostaną wykorzystane plastikowe butelki typu PET; 8)Eko łamigłówka - konkurs polega na układaniu wielkich kolorowych literek, które tworzą Eko hasło! Animacja połączona z nauką jak chronić nasz wspólny dom - ZIEMIĘ, jak dbać o otoczenie i przyrodę; 9)malowanie twarzy - zabawa polegająca na malowaniu twarzy lub rąk, nóg farbami i kredkami spełniającymi atesty bezpieczeństwa i przeznaczonymi do takiego użytku. Wskazane formy graficzne: gadżetowa maskotka, logo Wojewódzkiego Funduszu, element przyrodniczy; 10)kule wodne - zabawa polegająca na tym, że uczestnik zabawy wchodzi do kuli przez wodoodporny zamek, następnie kulę pompujemy przeznaczoną do tego pompą, po czym zasuwamy zamek i gotowe! W kuli można chodzić - choć nie jest to łatwe i wymaga odrobiny treningu, skakać, przewracać się. 2. Materiały reklamowe i gadżety: Na materiałach reklamowych i gadżetach, których wymiary na to pozwalają zamieszczenie następujących elementów: znak graficzny oraz logotyp Narodowej Strategii Spójności, logo Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie, flagę Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności. Oznakowanie powinno być zgodne z zasadami zawartymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej NSS (zał. 1 do Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013). Na małych materiałach, których wymiary nie pozwalają na zamieszczenie w/w elementów należy wszystkie materiały podzielić na trzy równe części i oznakować w zależności od źródła finansowania (POIiŚ, RPO oraz WFOŚiGW). W pierwszym przypadku (POIiŚ) należy na materiałach zamieścić: znak graficzny NSS oraz logotyp Infrastruktury i Środowiska, flagę Unii Europejskiej (jeżeli technicznie jest możliwe należy zamieścić odwołanie słowne do Unii Europejskiej). Opcjonalnie jeżeli wymiary nadruku pozwalają należy zamieścić logo WFOŚiGW w Olsztynie. W drugim przypadku (RPO WiM) należy na materiałach zamieścić: logo NSS dla Programu Regionalnego oraz logotyp: Programu Regionalnego Narodowej Strategii Spójności, flagę Unii Europejskiej (jeżeli technicznie jest możliwe należy zamieścić odwołanie słowne do Unii Europejskiej). Opcjonalnie jeżeli wymiary nadruku pozwalają należy zamieścić logo WFOŚiGW w Olsztynie. W trzecim przypadku (WFOŚiGW) należy na materiałach zamieścić: logo Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Jeżeli technicznie jest możliwe należy zamieścić pełną nazwę firmy. Nadruki w wersji achromatycznej. Projekty oznakowań akceptuje każdorazowo Zamawiający. Projekty gadżetów, upominków każdorazowo akceptuje Zamawiający. Każde opakowanie musi zawierać informację o egzemplarzu bezpłatnym. 1.4 flagi reklamowe odporne na działanie promieni UV, z niemal 100% przebiciem (prawa i lewa strona) o wysokim nasyceniu barw, montowane na stalowych wkrętakach (4 szt.) oraz obrotowych masztach teleskopowych (4 szt.), które nadają się do ustawienia w plenerze, o wymiarach co najmniej 80x250 cm. Wysokość masztu co najmniej 3 m. Flaga w kształcie prostokąta ze ściętymi na półokrągło dwoma rogami (lustrzane odbicie). Na flagach kolorowy nadruk, wzór przekaże Zamawiający. Oznakowanie zgodne z ww. zaleceniami. 2.Ścianka do zrobienia pamiątkowego zdjęcia - 1 szt. Wymiary 3x4m w poziomie, łatwa w rozstawieniu, stabilna, odporna na warunki atmosferyczne, w opakowaniu. Na niej przyroda na wesoło. Oznakowanie zgodne z ww. zaleceniami. Wzór akceptuje Zamawiający. 3.2 banery (długość od 4 do 6 m, szerokość od 1 do 1,5 m) do podwieszenia na scenie. Z niezbędnym do podwieszenia na scenie wyposażeniem. Na pierwszym hasło pikniku i oznakowanie zgodne z ww. zaleceniami. Na drugim logo i nazwa WFOŚiGW w Olsztynie oraz oznakowanie zgodne z ww. zaleceniami. Wzory banerów akceptuje Zamawiający. 4.Gadżety - oznakowania zgodne z ww. zaleceniami. 1)Pluszak - maskotka wykonana z pluszu. Maskotka w kształcenie żaby. Wysokość maskotki od 17 do 24 cm. Rozpiętość ramion maskotki od 18 do 19,5 cm, długość nogi razem ze stopą od 7 do 9 cm, długość ręki razem z dłonią od 6 do 7,5 cm. Głowa o wymiarach minimum 7 x 8 x 6 cm, a maksimum 8 x 9 x 7 cm. Oczy niebiesko-czarne na białym tle. Maskotka w kolorystyce zielono - żółtej (zielony kolor najbardziej zbliżony do: PANTONE 583 C lub 584 C, żółty kolor najbardziej zbliżony do: PANTONE 115C lub 116C). Żaba ubrana w białą koszulkę, którą można zdjąć. Na koszulce powinien być umieszczony znak graficzny oraz logotyp. Liczba: 750 szt. 2)Upominki na nagrody w konkursach - 120 sztuk (w tym o wartości 50 - 70 zł książki, albumy, gry, sprzęt sportowy oraz o wartości od 70 do 100 zł brutto każdy książki, albumy, gry, sprzęt sportowy). Wykonawca składając ofertę przedłoży Zamawiającemu spis proponowanych upominków. Upominki powinny posiadać naklejki z informacją iż zakup jest współfinansowany przez Unię Europejską. Naklejki mogą być umieszczone również na opakowaniach. 3)Torby ekologiczne (włókiennicza) z nadrukiem. Torba o wymiarach min. 420 mm x 380 mm, długość rączek min. 380 mm, szerokość rączek min. 20mm. Gęstość materiału (gramatura materiału min. 140 gr.); materiał - 100% bawełna w jasnym kolorze z kolorowym nadrukiem. Liczba: 1950 szt. 4)Opakowania (etui) wodoszczelne na telefon komórkowy wykonane z transparentnego tworzywa PCV, o wymiarach min. 22x7 cm. Zamknięcie plastikowe na całej długości oraz dodatkowo po dwukrotnym zamknięciu pierwotnego zamknięcia, dodatkowo zabezpieczone rzepem. Produkt musi być zaopatrzony w praktyczny sznurek. Uchwyt na sznurek po prawej stronie w dwóch trzecich wysokości woreczka (etui). Sznurek i element zapięcia z rzepem w tym samym kolorze. Liczba: 2400 szt. 5) Breloczek pływający - wykonany z pianki, która poprzez swoją wyporność powoduje niezatopienie kluczy. Brelok o wymiarach minimum 8,5x3,5x1,0 cm. Na kolorowej piance nadruk. Brelok zaopatrzony w sznurek, a zakończony metalowym kółkiem do którego można przymocować klucze. Liczba: 2400 szt.