Wykonanie audytu zewnętrznego projektu RPO nr RPKP .03.01.00-04-001/10 pod nazwą : Modernizacja obiektu Akademii Muzycznej w Bydgoszczy dla celów dydaktycznych wraz z pierwszym wyposażeniem

Opis przedmiotu przetargu: 1.1 Przedmiotem zamówienia jest wykonanie 2 badań audytowych audytu zewnętrznego poprzez sprawdzenie czy projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu poprzez m. in. zweryfikowanie, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu, czy są one poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, czy poniesione wydatki zostały rzeczywiście poniesione i czy można uznać je za wydatki kwalifikowane. Powyższe czynności będą polegały m. in. na kompleksowej analizie dokumentacji Projektu finansowanego ze wszystkich źródeł oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie, weryfikacja wszystkich poniesionych wydatków związanych z dofinansowaniem w ramach w/w Projektu. Badania audytowe winny być wykonane przez zespół audytowy, składający się z co najmniej 2 osób spełniających wymagania określone w części III siwz Celem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowane, a Projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Pierwsze badanie ma na celu w szczególności wskazanie ewentualnych błędów i nieprawidłowości w dotychczasowej realizacji projektu, wskazanie metod i sposobu dokonania korekt dla przywrócenia stanu zgodnego z prawem i wytycznymi Instytucji Zarządzającej oraz określenie zaleceń (rekomendacji) dla dalszej realizacji projektu. Drugie badanie ma na celu weryfikację realizacji projektu od początku realizacji do aktualnego stanu tj. do dnia zakończenia badania audytowego. Zakres badania audytowego: Audytorzy zobowiązani są sprawdzić na podstawie wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu: a) czy projekt jest realizowany zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu, b) czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowach o dofinansowanie projektu, czy są one poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, c) czy są zgodne z umowami na realizację projektu i czy są one poparte odpowiednimi dokumentami, d) czy poniesione wydatki zostały rzeczywiście poniesione i czy można uznać je za wydatki kwalifikowalne. Powyższe czynności muszą dokonywane być na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów stanowiących zestawienie poniesionych wydatków w projekcie (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową, majątkową i prawną Projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentu. Ponadto audytorzy muszą zbadać, czy system kontroli wewnętrznej zamawiającego zapewnia, że ponoszone wydatki są kwalifikowane oraz rzetelnie przedstawione we wnioskach o płatność. Badania audytowe obejmują przede wszystkim sprawdzenie na podstawie wszystkich dokumentów związanych z Projektem : 1) czy zamawiający realizuje Projekt zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie oraz z obowiązującymi przepisami prawa, w tym m.in. z: - Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie nr 1260/1999, - Rozporządzeniem (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1783/1999, - Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, - ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 Nr 84, poz. 712 z późn. zm.), - ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 Nr 223, poz.1655 z późn. zm.), - ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 z późn. zm.), - ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 Nr 243, poz.1623), - ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) - Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 przyjętym Uchwałą Nr 70/892/07 przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 23 października 2007 r. z późniejszymi zmianami, - Szczegółowym Opisem Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 przyjętym Uchwałą Nr 16/170/09 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 26 lutego 2009 r. z późn. zm. - wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013; oraz dokumentacją techniczną wykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu. 2) zgodność treści umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową techniczną, wnioskiem o dofinansowanie oraz umowami o dofinansowanie 3) czy procedury kontroli wewnętrznej zamawiającego zapewniają prawidłowość realizacji Projektu, rzetelność wniosków o płatność, oraz że ponoszone wydatki są kwalifikowane; 4) czy zamawiający posiada odpowiednie procedury finansowo-księgowe oraz procedury dotyczące, w odniesieniu do każdej operacji i stosownie do potrzeb, specyfikacji technicznej, planu finansowego, dokumentacji przyznania pomocy, dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdań z przeprowadzonych weryfikacji i audytów; 5) prowadzenia przez zamawiającego odrębnej ewidencji księgowej na potrzeby projektu; 6) kwalifikowalności wydatków oraz sposobu ich dokumentowania tj. czy poniesione wydatki są kwalifikowane i czy sposób ich dokumentowania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych zamawiającego jest prawidłowy 7) czy stosowany system ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych pozwala na wyodrębnienie operacji związanych z Projektem; 8) prawidłowość, wiarygodność i spójność dokumentacji dotyczącej Projektu z danymi zawartymi we wnioskach o płatność i księgach rachunkowych; 9) wiarygodności wniosków o płatność w zakresie sprawozdawczości z realizacji Projektu, odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników, tj czy wydatki wykazane w dokumentach zostały faktycznie poniesione; 10) czy środki finansowe przeznaczone na realizację Projektu były i są przechowywane na wyodrębnionym rachunku bankowym i czy wszystkie płatności dokonywane z tego rachunku dotyczyły Projektu 11) czy zamawiający wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli/audytu oraz usunął ewentualne nieprawidłowości; 12) systemu archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego Projektu; 13) czy zamawiający, w zakresie informacji i promocji, stosuje się do zapisów zwartych w umowie o dofinansowanie Projektu. UWAGA : W przypadku czynności kontrolnych Instytucji Zarządzającej oraz innych organów kontrolnych, Wykonawca zobowiązany będzie do udzielania Zamawiającemu wyjaśnień oraz przedłożenia opinii dotyczących badanej dokumentacji Projektu w formie odpowiedzi na zadawane pytania organu kontrolującego w odniesieniu do wyników i zaleceń Wykonawcy przedstawionych opinii i raporcie z audytu. Badania audytowe powinny zostać przeprowadzone zgodnie z polskimi i międzynarodowymi standardami audytu. Wykonawca przeprowadzający audyt zobowiązany jest do określenia na podstawie jakich standardów będzie dokonywał czynności audytowych. Zamawiający wymaga aby wykorzystano do badania dokumentacji projektowej co najmniej następujące metody: 1) analiza dokumentacji projektowej - dobór próby - 100% dokumentacji wynikającej z realizacji Projektu, tak aby zapewnić 99,9% ufności, 2) wywiad z pracownikami związanymi z realizacją Projektu, Do zadań wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą przed rozpoczęciem wykonania usługi audytu (badań audytowych), należy opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji programu audytu zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji zadania, projektów dokumentów, które wykonawca zamierza zastosować - w terminie do dnia podpisania umowy. 1.9 Wymagany okres gwarancji jakości oraz rękojmi za wady od daty odbioru poszczególnych etapów do końca trwałości Projektu tj. do 31.12.2017r. zgodnie z Metodologią oceny kryteriów wyboru projektów dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013