ZAKUP SPRZĘTU, OPROGRAMOWANIA I WDROŻENIE ZINEGROWANEGO SYSTEMU INFORMATYCZNEGO - pl-gliwice: pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

Opis przedmiotu przetargu: a. zakup sprzętu i oprogramowania zamawiający zamierza nabyć sprzęt i oprogramowanie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie instytutem. zamawiający planuje wykorzystanie posiadanych stacji klienckich (komputery pc z systemem windows) oraz drukarek. b. dostawa i wdrożenie zintegrowanego sytemu informatycznego zwanego dalej zsi oraz wsparcie w użytkowaniu systemu przez okres 24 miesięcy 1. zakres realizacji zamówienia dostawa sprzętu , oprogramowania i wdrożenie systemu ( max. 12 miesięcy ) oraz wsparcie przy utrzymaniu zsi przez 24 miesiące od zakończenia wdrożenia. dostawa, wdrożenie i wsparcie przy utrzymaniu zsi obejmuje w szczególności a) dostarczenie przez wykonawcę sprzętu, oprogramowania i licencji niezbędnych do uruchomienia zsi dla około 100 użytkowników, b) dostosowania oprogramowania aplikacyjnego przez prace projektowo programistyczne, przekazania dokumentacji projektowej, kodu źródłowego oraz przeniesienie przez wykonawcę na zamawiającego majątkowych praw autorskich do utworów. postanowienie dotyczące przeniesienia majątkowych praw autorskich, o którym mowa powyżej będzie dotyczyło tylko i wyłącznie rozwiązań dedykowanych dla specyfiki zamawiającego, c) wykonanie przez wykonawcę na rzecz zamawiającego usług mających na celu skonfigurowanie, zintegrowanie, przetestowanie i wdrożenie zsi oraz przeniesienie danych niezbędnych do funkcjonowania nowego systemu. zamawiający posiada programy finansowo księgowy, gospodarka materiałowa, kadry i płace, środki trwałe wykonane przez firmę prokom z wykorzystaniem baz danych informix , program rejestracja czasu pracy wykonany przez firmę unikat s.a w krakowie , program własny instytutu – karty pracy. zamawiający oczekuje migracji danych z tych systemów. d) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników zsi o różnych profilach i poziomach zaawansowania, e) udzielenie gwarancji i usuwanie ewentualnych błędów, f) wprowadzanie modyfikacji i rozszerzeń zsi w zakresie uzgodnionym w umowie, g) zapewnienie mechanizmu tworzenia kopii zapasowych, h) wsparcie przy utrzymaniu modułów uruchomionych w czasie wdrożenia od momentu odbioru danego modułu do odbioru końcowego (całego zsi), i) wsparcie przy utrzymaniu całego zsi przez okres 24 miesięcy od zakończenia wdrożenia, j) 2. obszary opracowania rachunkowość ( rachunkowość finansowa, rachunkowość zarządcza), gospodarka materiałowa i świadczenie usług (zakupy, sprzedaż, gospodarka materiałowa i magazynowa), zarządzanie kadrami (administracja kadrami, administracja wynagrodzeniami i świadczeniami, rozliczanie listy płac) samoobsługowy portal pracowniczy dla zautomatyzowania procesów kadrowo płacowych (rejestracja czasu pracy, urlopy, delegacje, karty czasu pracy, paski wypłat, itp). zarządzanie projektami (w tym przede wszystkim naukowo badawczymi), planowanie, budżetowanie i kontroling, zarządzanie relacjami z klientami (crm) 3. szczegółowe wymagania związane z poszczególnymi obszarami będą zdefiniowane po fazie dialogu konkurencyjnego. ogólna charakterystyka poszczególnych obszarów, zamieszczona poniżej, ma na celu wskazanie specyfiki procesów w instytucie, w siedzibie w gliwicach i w oddziałach zamiejscowych. 3.1. planowanie, budżetowanie, kontroling obejmuje całokształt funkcji związanych z budżetowaniem i analizą finansową, a w szczególności przygotowanie planów (budżetów) dotyczących wszelkich przychodów i kosztów, uwzględniających przyjęty w imn model budżetowania, obejmujących wszystkie niezbedne przekroje, np. wg struktury organizacyjnej, procesów, projektów, lokalizacji i okresu, korekta planów, wykonywanie prognoz, analiz i symulacji, w tym informowanie podstawowych komórek organizacyjnych o przychodach i poniesionych kosztach i ich limitach, w formie zestawień i raportów w rożnych przekrojach, budżety projektów, rejestry projektów/tematów/prac/zleceń z dostępem do związanej z nimi dokumentacji (oferty, umowy, sprawozdania z realizacji, faktury itp.) kontrola realizacji budżetów wykrywanie odchyleń i ewentualnych zagrożeń w realizacji budżetów, 3.2. rachunkowość 3.2.1. księgowość 1) rejestracja i księgowanie faktur dotyczących zakupu i sprzedaży zgodnie z przepisami ustawy o vat, 2) rejestracja i księgowanie innych dowodów księgowych, polecenia księgowania, raporty bankowe, raporty kasowe, zaliczki na delegacje i zakupy. 3) rozliczanie kosztów wg rodzajów, w układzie kalkulacyjnym i wg miejsc powstawania kosztów, w podziale na projekty/ zadania/ tematy/ zlecenia, w oparciu o przyjęte algorytmy (scenariusze) rozliczania. 4) ewidencja przychodów wg rodzajów działalności i wg miejsc powstawania kosztów, także w podziale na projekty/zadania/tematy/zlecenia. 3.2.2. finanse 1) operacje bezgotówkowe (rachunki bankowe w pln i walutowe w różnych bankach), 2) kasy (raporty w pln i w walucie oraz kasa fiskalna) 3) rozliczanie zaliczek i delegacji. 3.2.3. środki trwałe 3.2.4. rozrachunki. 1) rozrachunki z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi, 2) rozrachunki z pracownikami z tytułu pożyczek mieszkaniowych, czynszów, niedoborów i szkód ,zaliczek, delegacji, wynagrodzeń itp. 3) rozrachunki publiczno prawne (podatki i opłaty), 4) rozrachunki wewnętrzne z oddziałami wydzielonymi instytutu. 3.3. gospodarka materiałowa, świadczenie usług i sprzedaż 3.3.1. rejestracja obrotu materiałami w magazynach 3.3.2. sprzedaż (wystawianie faktur i zarządzanie relacjami z klientami) 3.3.3. zakupy (rejestracja składanych zamówień, w tym składanych z zastosowaniem procedur zamówień publicznych) 3.4. zarządzanie kadrami 3.4.1. administracja kadrami wielopoziomowa struktura organizacyjna, zmienna w czasie ( tworzenie nowych jednostek, zmiana nazwy, zmiana podporządkowania, likwidacja i podział jednostek), podział na grupy pracownicze, stanowiska, kategorie działalności, zasady wynagradzania określają przepisy zakładowego układu zbiorowego pracy imn, okresowe procedury regulacji wynagrodzeń, dyscyplina ( różnoraka absencja ), szkolenia, korespondencja i inne wydawnictwa związane z kadrami, statystyka wg. różnych przekrojów niezbędna dla celów wewnętrznych i zewnętrznych. moduł elektronicznego obiegu dokumentów dla wspierania procesów wymagających procedowania wg ścieżki akceptacji, 3.4.2. administracja wynagrodzeniami. 1) wynagrodzenia ze stosunku pracy (wielu pracowników naukowych i badawczo technicznych korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów), 2) wypłaty z umów cywilno prawnych, 3) wypłaty z zfśs, 4) inne rodzaje wypłat (nagrody wdrożeniowe, z tytułu korzystania z praw majątkowych patenty, stypendia i inne), 5) inne wymagania dotyczące systemu płacowego a) rozliczenia z zus i przekazywanie informacji, b) podatki (obliczanie i tworzenie okresowych informacji), c) paski wynagrodzeń i raporty rmua, e) możliwość definiowania niestandardowych składników wynagrodzeń, d) zapewnienie lub wspomaganie obsługi pkzp, e) rozliczanie wynagrodzeń na stanowiska rozliczania kosztów. 3.4.3. zarządzanie projektami. 1) wspomaganie procesu zarządzania projektami od oferty począwszy, poprzez zawieranie umów/ kontraktów, realizacje projektów po monitoring i kontroling, 2) zarządzanie zakresem, czasem, kosztami, zamówieniami i komunikacją. ii.1.6)