Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007- 2013 Działanie 6.4. Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym oraz sporządzenie raportu z przeprowadzonego audytu

Opis przedmiotu przetargu: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007- 2013 Działanie 6.4. Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym oraz sporządzenie raportu z przeprowadzonego audytu. Podstawowym celem niniejszego zamówienia jest uzyskanie niezależnej i obiektywnej opinii dla zapewnienia, że Projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie, umową partnerską wraz z aneksami, umową w sprawie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na Usługi Inżyniera dla kontraktów na roboty budowlane realizowanych w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów tutystycznych Pomorza Zachodniego, umowa z dnia 06.06.2011 zawarta z Biurem Audytorsko-Rachunkowym In-Plus Małgorzata Marzęcka Sp. K., przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, wewnętrznymi procedurami, a wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne i prawidłowo udokumentowane. Zgodnie z par.13 umowy o dofinansowanie Projektu nr POIG.06.04.00-00-015.10 z dnia 01.12.2010 roku, Beneficjent (ZROT) po poniesieniu wydatków stanowiących co najmniej 50% wartości całkowitej Projektu, ma obowiązek zlecić przeprowadzenie audytu zewnętrznego Projektu, a jego wyniki przekazać Instytucji Wdrażającej (Polskiej Organizacji Turystycznej) niezwłocznie, w terminie do 7 dni od otrzymania ostatecznego sprawozdania (raportu z audytu). Do obowiązków Wykonawcy będzie należało sprawdzenie: a) prawidłowości realizacji działań podjętych w ramach Projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie, umową partnerską wraz z aneksami, umową w sprawie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na Usługi Inżyniera dla kontraktów na roboty budowlane realizowanych w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów tutystycznych Pomorza Zachodniego, umowa z dnia 06.06.2011 zawarta z Biurem Audytorsko-Rachunkowym In-Plus Małgorzata Marzęcka Sp. K., b) przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a także wewnętrznymi procedurami, c) czy działania, których dotyczyły wydatki, zostały rzeczywiście zrealizowane d) kwalifikowalności poniesionych wydatków, e) efektywności wydatkowania środków publicznych, f) czy wnioski o płatność zostały sporządzone i złożone zgodnie z wymaganiami, g) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) h) rzetelnego dokumentowania wydatków związanych z realizacją Projektu, stanowiących podstawę dokonywania płatności, i) zachowania celów Projektu, j) zapewnienia właściwej ścieżki audytu realizacji Projektu, k)poprawności realizacji zasad dotyczących informacji i promocji, l)sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentów. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z co najmniej jednym z wymienionych poniżej standardów i kodeksów: -Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta; -Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów; -Definicją audytu, Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem Etyki, ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA); -Standardami kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. Audyt przeprowadzony zostanie w siedzibach Zamawiającego, Partnerów Projektu i w biurze głównym Inżyniera, siedzibie biura Audytorsko - Rachunkowego In-Plus. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Zamawiający udostępni Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego, a Partnerzy Projektu i Inżynier w swoich siedzibach, materiały źródłowe dotyczące badanego obszaru osobom wykazanym w złożonej ofercie Zamówienie jest realizowane w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego realizowanego przy dofinansowaniu z budżetu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 6.4. Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 -2013. Projekt ma charakter projektu sieciowego, jest realizowany wspólnie, przez Zachodniopomorską Regionalną Organizację Turystyczną jako Beneficjenta i jednocześnie Lidera Projektu oraz Partnerów: -Stowarzyszenie Euro Jachtklub Pogoń -Jacht Klub Akademickiego Związku Sportowego Szczecin -Gminę Międzyzdroje -Gminę Wolin -Gminę Kamień Pomorski -Gminę Rewal -Zarząd Portu Morskiego Kołobrzeg sp. z o.o. -Gminę Mielno -Miasto Darłowo. Zakres Projektu, objęty przedmiotem zamówienia, według umowy o dofinansowanie Projektu nr POIG.06.04.00-00-015.10 z dnia 01.12.2010 roku obejmuje: 1) budowę przystani i portów jachtowych: - w Wapnicy, gmina Międzyzdroje, - basenu jachtowego w Wolinie, - portu z zapleczem technicznym w Kamieniu Pomorskim, - przystani w Darłowie. Planowana w ramach Projektu budowa przystani w Niechorzu (Gmina Rewal) i portu jachtowego w Mielnie zostały zawieszone, planowana jest zmiana zakresu Projektu wyłączająca wskazane dwie inwestycje. 2) modernizację infrastruktury marin i portów turystycznych: - Miejskiego Portu Turystycznego Marina Pogoń, Szczecin - przystani Jacht Klubu AZS, Szczecin - Portu Jachtowego w Kołobrzegu. Wzajemne stosunki pomiędzy Liderem Projektu (ZROT) a Partnerami reguluje umowa w sprawie wspólnej realizacji Projektu z dnia 18.12.2009 roku, dostępna do wglądu w biurze ZROT w Szczecinie. Lider Projektu jest wnioskodawcą o dotację i jako Beneficjent pomocy jest stroną umowy o dofinansowanie Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach POIG. W związku z powyższym, ZROT jest wobec Instytucji Wdrażającej (czyli Polskiej Organizacji Turystycznej), stroną wnioskującą o płatności w ramach dotacji, otrzymującą środki finansowe oraz rozliczającą ich wydatkowanie, a także prowadzącą sprawozdawczość i monitoring Projektu. Każdy z Partnerów, zgodnie z umową w sprawie wspólnej realizacji Projektu z dnia 18.12.2009 roku z aneksami, odpowiada za realizację swojego zadania inwestycyjnego w ramach Projektu i ponosi wydatki w ramach kosztów kwalifikowanych. Wydatki w ramach kosztów kwalifikowanych są ponoszone również przez ZROT, w zakresie związanym z działaniami o charakterze nieinwestycyjnym, w tym przygotowaniem Projektu i zarządzaniem nim. Wartość Projektu wg Aneksu nr 2 do Umowy o dofinansowanie wynosi 97,37 mln PLN, w tym koszty kwalifikowane stanowią 87,49 mln zł. Dofinansowanie w postaci dotacji wynosi 35,28 mln zł. Okres realizacji Projektu: rozpoczęcie okresu kwalifikowania kosztów (etap przygotowania Projektu): 1 styczeń 2007 r.- zakończenie Projektu 31 grudzień 2012 r. Celem audytu jest weryfikacja, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie, umową w sprawie wspólnej realizacji projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów turystycznych Pomorza Zachodniego wraz z aneksami, umową w sprawie zamówienia publicznego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na Usługi Inżyniera dla kontraktów na roboty budowlane realizowanych w ramach Projektu Zachodniopomorski Szlak Żeglarski - sieć portów tutystycznych Pomorza Zachodniego, umowa z dnia 06.06.2011 zawarta z Biurem Audytorsko-Rachunkowym In-Plus Małgorzata Marzęcka Sp. K., aktami prawa wspólnotowego i krajowego przywołanymi w umowach i obowiązującymi dla Projektu oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Obszary audytu: 1) dokumentacja finansowo - księgowa Beneficjenta i Partnerów, 2) zasady zarządzania Projektem, 3) dokumentacja nadzoru inwestorskiego nad kontraktami wchodzącymi w zakres Projektu. 1) Audyt dokumentacji finansowo - księgowej Beneficjenta i Partnerów Zakres kontroli w obszarze dokumentacji finansowo-księgowej obejmie analizę ok. 12 wniosków o płatność, zawierających faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej o łącznej wartości ok. 17,8 mln PLN, potwierdzenia płatności, umowy i protokoły odbioru, wyciągi bankowe, z uwzględnieniem poniższych zagadnień: a) Czy wydatki ujęte we wnioskach o płatność są kwalifikowane, b) Czy udokumentowana jest podstawa poniesienia poszczególnych wydatków stosownie do przedmiotu zamówienia np. umowa, zlecenie wykonania usługi, itp., c) Czy wykonanie usług / robót budowlanych zostało udokumentowane stosownie do przedmiotu zamówienia, np. protokoły odbioru, oświadczenia, itp., d) Czy prawidłowo została określona kategoria wydatków kwalifikowanych, e) Czy poniesione wydatki zostały prawidłowo udokumentowane, f) Czy dokumenty księgowe zostały prawidłowo opisane, g) Czy jest prowadzona wyodrębniona ewidencja księgowa, identyfikacja wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, h) Czy środki są księgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, i) Czy rozliczenie otrzymanej zaliczki zostało dokonane w sposób prawidłowy, j) Czy archiwizacja dokumentacji jest prowadzona prawidłowo. 2) Zasady zarządzania Projektem Zakres kontroli w obszarze zasad zarządzania projektem obejmie następujące zagadnienia: a) Czy struktura zarządzania projektem jest przejrzysta, b) Czy jest wyznaczona osoba odpowiedzialna za wdrażanie projektu, c) Czy podział kompetencji osób odpowiedzialnych za realizację Projektu jest przejrzysty, d) Czy obowiązujące procedury Projektu zapewniają prawidłową realizację projektu u Beneficjenta i Partnerów, e) Czy system kontroli wewnętrznej zapewnia prawidłowy przebieg realizacji projektu. 3) Nadzór inwestorski Zakres kontroli w obszarze nadzoru inwestorskiego obejmie następujące zagadnienia: a) czy usługi Inżyniera i inspektorów nadzoru są prowadzone zgodnie z umową, w sposób zapewniający prawidłowy nadzór inwestorski, b) czy procedury nadzoru zapewniają prawidłową realizację Projektu, c) czy wykonawcy usług nadzoru realizują zadania wynikające z umowy w zakresie wsparcia zarządzania finansowego w sposób prawidłowy, w szczególności w zakresie kwalifikowania wydatków, d) czy archiwizacja dokumentacji prowadzona przez nadzór inwestorski jest prawidłowa. RAPORT Z AUDYTU W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca winien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który będzie opisywał metodologię, w tym przedstawiał listy kontrolne oraz plan audytu. Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu zostanie przedłożony Zamawiającemu przez Wykonawcę nie później niż w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający zapozna się z planem w ciągu 2 dni i najpóźniej po upływie tego terminu zgłosi ewentualne uwagi. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji planu, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2 dni ostatecznej wersji planu przeprowadzenia audytu. Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu w ciągu 5 dni od dnia zakończenia audytu do zaakceptowania 1 egzemplarz wydrukowanej wstępnej wersji raportu opracowanej w języku polskim, wraz z elektroniczną wersją wstępną raportu. Raport z audytu musi zawierać w szczególności: - opis sposobu przeprowadzania audytu, w tym: listę badanych dokumentów, listę osób, z którymi przeprowadzono rozmowy, - stwierdzone nieprawidłowości, - uwagi jednostki audytowanej do raportu, tj. komentarz do ustaleń i zaleceń, - rekomendacje działań naprawczych. Zamawiający zapozna się z raportem w ciągu 5 dni i zgłosi ewentualne uwagi podczas narady zamykającej, która odbędzie się niezwłocznie po upływie tego terminu. Podczas narady Wykonawca omówi wyniki audytu i zapozna się z uwagami Zamawiającego do wersji wstępnej raportu z audytu. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 3 dni od narady zamykającej ostatecznej wersji raportu końcowego. Ostateczny raport powstały w wyniku audytu projektu powinien być przedstawiony w trzech egzemplarzach, w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w dziesięciu egzemplarzach na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym. Dokumenty te powinny zostać oznaczone logotypami Unii Europejskiej i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 - 2013, zgodnie z wytycznymi Instytucji Wdrażającej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli i oceny realizacji audytu na każdym jego etapie.