Zawarcie umowy ramowej w sprawie wyboru konsultantów prowadzących opracowanie mapy aktywności organizacji pozarządowych oraz opracowanie i wdrożenie procedury aktualizowania mapy aktywności na terenie gminy dla Projektu pod nazwą Urząd Gminny - sprawny i przyjazny POKL.05.02.01-00-102 10

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zawarcie umowy ramowej w sprawie wyboru konsultantów prowadzących opracowanie mapy aktywności organizacji pozarządowych oraz opracowanie i wdrożenie procedury aktualizowania mapy aktywności na terenie gminy dla Projektu pod nazwą Urząd Gminny - sprawny i przyjazny POKL.05.02.01-00-102 10 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dla Urzędu Miejskiego w Chełmku, Urzędu Gminy Oświęcim, Urzędu Gminy w Wieprzu, Urzędu Gminy w Brzeszczach, Urzędu Gminy w Mucharzu.Kompetencje i zadania konsultanta prowadzącego opracowanie mapy aktywności organizacji pozarządowych oraz opracowania i wdrożenie procedury aktualizowania mapy aktywności na terenie gminy dokonanie analizy aktualnego stanu w obszarze aktywności organizacji pozarządowych na terenie poszczególnych gmin poprzez udział w warsztatach panelowych oraz konsultacjach na miejscu w urzędzie,dokonanie diagnozy istniejącego stanu rzeczy sporządzenie raportu dla każdego urzędu gminy, do końca lipca 2013 roku określenie metod, procedury pomiaru, określenie wskaźników aktywności organizacji pozarządowych,przygotowanie zintegrowanej procedury w zakresie aktualizacji procedur aktywności organizacji pozarządowych przygotowanie opisu metod, procedury, wskaźników, formularzy sporządzenie opracowania dokumentacji opisu metodologii odrębnie dla każdego urzędu gminy dla opracowania mapy aktywności organizacji pozarządowych oraz procedury aktualizacji mapy aktywności organizacji pozarządowych do końca października 2013r.zarządzanie procesem w zakresie wdrażania procedur aktualizowania mapy aktywności organizacji pozarządowych współpraca z moderatorami w J.S.T. w celu dopracowania procedury do możliwości i potrzeb urzędu gminy danej J.S.T.wdrożenie procedury opracowania mapy aktywności organizacji pozarządowych oraz procedury aktualizacji mapy aktywności organizacji pozarządowych szkolenie pracowników urzędu na temat wypracowanej procedury,współpraca z moderatorami w J.S.T. w celu właściwego podziału obowiązków związanych z procedurą prowadzenie dokumentacji w zakresie monitorowania procedury aktualizowania mapy aktywności organizacji pozarządowych analiza skuteczności przeprowadzanych działań wprowadzanie działań korygujących monitoring i weryfikacja funkcjonowania procedury aktualizowania mapy aktywności organizacji pozarządowych sporządzenie raportu z monitoringu i ewaluacji wdrożonej procedury opracowania mapy aktywności organizacji pozarządowych oraz procedury aktualizacji mapy aktywności organizacji pozarządowych odrębnie dla każdego urzędu gminy, do końca stycznia 2014 r.Opracowanie dokumentów o których mowa w punktach b, e, o są warunkiem wypłaty wynagrodzenia.Konsultanci wspólnie opracowują następujące dokumenty analiza z diagnozą stanu wyjściowego w badanym obszarze funkcjonowania urzędu diagnoza istniejącego stanu rzeczy opis metodologii, wskaźników i procedury raport z monitoringu i ewaluacji wdrożonego rozwiązania.Wszystkie wspomniane dokumenty konsultanci sporządzają osobno dla każdej gminy. Dokumenty składane są w wersji papierowej i elektronicznej, w dwóch egzemplarzach do eksperta ds. wdrożeń.Autorskie prawa majątkowe do ww dokumentacji wytworzonej przez konsultantów w ramach realizacji przedmiotu umowy przechodzą na rzecz Zamawiającego.Każdy z konsultantów ma do przepracowania 33 roboczodni, w tym 20 dni konsultacji w urzędach gminy oraz 3 dni warsztatów panelowych przez okres 9 miesięcy w czasie realizacji projektu zgodnie z harmonogramem począwszy od 01 maja 2013r do 31 stycznia 2014 r.Zobowiązany jest również do wykonania 3 raportów.Każdy konsultant jest zobowiązany do przepracowania określonej liczby roboczodni, wynikającej z harmonogramu opracowanego dla danego zadnia. Za jeden roboczodzień przyjmuje się 8 godzin pracy. Jako wykonane roboczodni zalicza się warsztaty panelowe spotkania konsultantów z moderatorami. Odbywają się trzy razy po 8 godzin, w trakcie trwania danego wdrożenia.Organizowane są poza godzinami i miejscem pracy, tak by zagwarantować warunki efektywnej pracy.konsultacje w urzędach gminy dni pracy konsultanta bezpośrednio w urzędach,ich ilość jest zaplanowana dla każdego wdrożenia. pracę własną konsultanta związaną m.in. z przygotowaniem i organizacją warsztatów lub konsultacji oraz analizą zebranych materiałów.Warsztaty panelowe oraz konsultacje w urzędach gmin są prowadzone wspólnie przez wszystkich konsultantów zatrudnionych do danego zadania.Konsultant w celu rozliczenia swojego czasu pracy jest zobowiązany dołączyć do rachunku miesięczną kartę czasu pracy wraz ze sprawozdaniami z odbytych w danym miesiącu konsultacji w urzędzie gminy oraz z przeprowadzonych warsztatów panelowych.