Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miasta w Radziejowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miasta w Radziejowie sklasyfikowanych w kategorii 27 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym ( Dz. U. Nr 12, poz. 68), które będą świadczone w dni robocze od poniedziałku do piątku zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. 2. Świadczenie powszechnych usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby tutejszego Urzędu odbywać się będzie na zasadach określonych w: a) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r, poz. 267) regulujący tryb doręczenia pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym; b) ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012r., poz.749 z późn. zm.) regulujący tryb doręczania pism nadawanych w trybie Ordynacji Podatkowej. 3.Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przesyłki listowe: 1. zwykłe ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane w obrocie krajowym, 2. zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane w obrocie krajowym, 3. polecone ekonomiczne- przesyłki rejestrowane w obrocie krajowym, 4. polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane w obrocie krajowym, 5. polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym , 6. polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłki rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym 7. zwroty listów nieodebranych przez adresata, b) paczki pocztowe: 1. ekonomiczne - rejestrowane w obrocie krajowym, 2. priorytetowe - rejestrowane w obrocie krajowym 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszej specyfikacji. 5. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie: a) przyjmowanie przez przedstawiciela Wykonawcy przesyłek pocztowych w swojej placówce na terenie miasta Radziejowa, w dni robocze od poniedziałku do piątku do godziny 16:00; b) potwierdzania każdorazowo przyjętych do wyekspediowania w kraju i za granicę przesyłek pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych); c)świadczenia usługi dostarczania przesyłek do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu; d) dostarczanie we własnym zakresie do placówki Zamawiającego przesyłek listowych i zagranicznych oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO) i zwrotów niedoręczonych przesyłek raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 9:30. 6. Wymiary przesyłek listowych: a) minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm b) maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przyjmuje się tolerancje wszystkich wymiarów 2 mm. 7. Terminy doręczania przesyłek pocztowych: Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz.U z 2012r., poz.1529) oraz aktem wykonawczym - Rozporządzenie MAiC z 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego Dz.U z 2013r., poz. 545 niedopuszczalne jest nieuzasadnione przetrzymywanie przesyłek przez Wykonawcę. 8. Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529 z późn. zm.); b) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U z 2013r. poz. 545); c) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz. 1795 z 28.10.2003 r. z późn. zm.); d) Regulaminu dotyczącym Paczek pocztowych - Protokół Końcowy - Berno 2005 (Dz. U. Nr 108, poz. 745 z 21.06.2007 r.); e) Światowej Konwencji Pocztowej - Protokół Końcowy - Bukareszt 2004, (Dz. U. Nr 206, poz.1494 z 31.08.2007 r.); f) Regulaminu Poczty Listowej - Protokół Końcowy - Berno 2005 (Dz. U. Nr 108, poz. 744 z 21.06.2007 r.); g) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz. U.2013r, poz. 267); h) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012r., poz.749 z późn. zm.). 9. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę w placówce na terenie miasta Radziejowa. 10. W przypadku stwierdzonych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je telefonicznie z Zamawiającym. 11. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania zgodnie z art. 17 prawa pocztowego, miało moc dokumentu urzędowego oraz aby data nadania przesyłek była równoznaczna z zachowaniem terminów załatwienia spraw przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. 12. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od następnego dnia po dniu pozostawienia pierwszego awizo; w tym terminie przesyłka jest awizowana powtórnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). 13. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego oraz wymaga , aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy lub gminy sąsiedniej. 14. Do przesyłek używane będą koperty oraz potwierdzenia odbioru Zamawiającego. 15. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. 16. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym z zastrzeżeniem dopuszczonych przez Zamawiającego zmian cen określonych w pkt. 20. 17. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w Załącznik nr 1 do SIWZ. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu ofertowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w formularzu ofertowym. 18. W przypadku nadania przez Zamawiającego większej ilości przesyłek z danej kategorii, usługi te będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza ofertowego z zastrzeżeniem wyjątków określonych w pkt. 20. 19. Podane w formularzu cenowym złożonym wraz z ofertą ilości poszczególnych przesyłek są ilościami szacunkowymi. 20. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z poniższymi wyjątkami: a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, d) Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. 21. Do obowiązków Zamawiającego będzie należeć: a) opakowanie przesyłek listowych i paczek w sposób umożliwiający Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza stosowania przez Wykonawcę własnych opakowań na listy i przesyłki. b) umieszczanie na przesyłce listowej lub paczce w sposób czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru) oraz umieszczanie na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki pieczątki określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. d) nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez, co należy rozumieć: - dla przesyłek rejestrowanych: sporządzenie i wydruk książki nadawczej. Oryginalne strony pocztowej książki nadawczej będą przeznaczone dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopie stanowić będą dla Zamawiającego potwierdzenie nadanej partii przesyłek, - dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, - umieszczanie na stronie adresowej przesyłek, w miejscu przeznaczonym na opłatę, oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci odcisku pieczęci o treści wskazanej przez Wykonawcę, e) przestrzeganie zasad wnoszenia opłat za świadczenie usług pocztowych. 22. Uiszczanie opłat od przesyłek pocztowych: a) uiszczanie opłat od przesyłek pocztowych doręczonych i zwróconych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej, b) za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy, c) Wystawca wystawi faktury na podstawie dokumentów nadanych i zwróconych przesyłek w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. 23. Usługi pocztowe będą świadczone na całym obszarze Polski oraz poza granicami Polski; 24. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami wymienionymi w SIWZ oraz istotnymi postanowieniami umowy. 25.Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w rozporządzeniu w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. 26.Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 27. Wykonawca odpowiada za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej niezależnej od Wykonawcy i niemożliwej do przewidzenia. 28.Od Wykonawcy wymaga się, określenia ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, zawierającej cenę netto i VAT, przy czym usługa będąca przedmiotem zamówienia jest wymieniona w art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054), a tym samym zwolniona z VAT. 29.Z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodnie z zasadami ustawy Prawo pocztowe oraz regulaminami poszczególnych usług Wykonawcy. 30.Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy, której Istotne postanowienia zawiera niniejsza SIWZ. 31.Ustalenia i decyzje dotyczące bieżącego wykonywania zamówienia - nie zmieniającego zakresu umowy, uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy.