Przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego Projektu pn.: Centrum Badań Przedklinicznych i Technologii (CePT)

Opis przedmiotu przetargu: Przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego, zakończonego sporządzeniem Sprawozdania wraz z opinią, Projektu pn.: Centrum Badań Przedklinicznych i Technologii (CePT) finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013, Priorytet 2. Infrastruktura sfery B+R, Działanie 2.2 Wsparcie wspólnej infrastruktury badawczej jednostek naukowych, realizowanego na podstawie umowy dofinansowania Nr POIG.02.02.00-14-024/08-00 z dnia 08.10.2009r. , aneksu nr 1 z dnia 05.11.2009 r., aneksu nr 2 z dnia 07.05.2010 r., aneksu nr 3 z dnia 19 lipca 2010 r., aneksu nr 4 z dnia 17 września 2010 r., aneksu nr 5 z dnia 27 grudnia 2010 r., aneksu nr 6 z dnia 1 lipca 2011r., aneksu nr 7 z dnia 30 listopada 2011r. oraz aneksu nr 8 z dnia 14 marca 2012 r., zwanego dalej Projektem, realizowanego przez 9 jednostek naukowych: 1. Warszawski Uniwersytet Medyczny (WUM) ul. Żwirki i Wigury 61, 02-091 Warszawa - koordynator projektu; 2. Uniwersytet Warszawski (UW) ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa; 3. Instytut Biologii Doświadczalnej im. M. Nenckiego PAN (IBD PAN) ul. Pasteura 3, 02-093 Warszawa; 4. Politechnika Warszawska (PW), Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa; 5. Instytut Biochemii i Biofizyki PAN (IBB PAN) ul. A. Pawińskiego 5a, 02-106 Warszawa; 6. Instytut Medycyny Doświadczalnej i Klinicznej im. M. Mossakowskiego PAN (IMDiK PAN) ul. Pawińskiego 5, 02-106 Warszawa, 7. Międzynarodowy Instytut Biologii Molekularnej i Komórkowej (MIBMiK) ul. Ks. Trojdena 4, 02-109 Warszawa, 8. Instytut Podstawowych Problemów Techniki PAN (IPPT PAN) ul. Pawińskiego 5b, 02-106 Warszawa; 9. Instytut Wysokich Ciśnień PAN (IWC PAN) ul. Sokołowska 29/37, 01-142 Warszawa. 1) Celem audytowanego Projektu jest utworzenie na terenie miasta stołecznego Warszawy ośrodka badań biomedycznych, złożonego z dziesięciu ściśle współpracujących ze sobą środowiskowych centrów naukowych (dziewięciu wymienionych od pkt. 1 do pkt. 9 jw. - w których ponoszone są koszty związane z realizacją Projektu oraz Międzynarodowego Instytutu Biologii Molekularnej i Komórkowej PAN), zrzeszonych w ramach konsorcjum naukowego, utworzonego na mocy umowy konsorcjum zawartej w dniu 28 listopada 2008 r., w którym prowadzone będą interdyscyplinarne badania podstawowe oraz badania dotyczące nowych metod diagnostycznych i terapeutycznych w odniesieniu do: chorób układu krążenia, układu nerwowego oraz chorób nowotworowych i związanych z procesem starzenia. 2) Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w dni robocze w godzinach od 09:00 do 16:00.Poprzez dni robocze Zamawiający rozumie dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni ustanowionych przez kierowników audytowanych jednostek jako dni wolne od pracy, w tym sobót. 3) Usługę audytu należy przeprowadzić zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz.U. z 2011 r., Nr 207, poz. 1237). Wykonawca ma obowiązek przeprowadzić usługę audytu zgodnie z powszechnie akceptowanymi standardami obowiązującymi w tym zakresie. 4) Główne obszary audytu: Realizacja usługi audytu Projektu obejmuje (zgodnie z § 8. Rozporządzenia) sprawdzenie: 1.osiągnięcia celu Projektu oraz zgodności realizacji Projektu z umową o dofinansowanie; 2. poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego Projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3. płatności wydatków związanych z Projektem; 4. wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji Projektu; 5. terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację Projektu; 6. sposobu monitorowania realizacji celów Projektu; 7. sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej Projektu; 8. przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 9. funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji Projektu; 10. realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. 5) Dobór i wielkość próby: Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca określi metody doboru prób do audytu oraz wielkości tych prób, stanowiące obiektywną i wiarygodną podstawę do wydania opinii w zakresie badanego Projektu. 6) Przebieg realizacji audytu: 6.1) Sporządzenie Programu i harmonogramu audytu oraz wybór stosowanych metod, procedur i technik badawczych (dalej: Program i harmonogram) 6.1.1) Przed przystąpieniem do badania audytowego Wykonawca sporządzi Program i harmonogram w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy, obejmujący wszystkich Partnerów Projektu (9 jednostek wymienionych w pkt 1 Rozdz. III. SIWZ), w którym określi: a) zakres czynności audytorskich, b) działania, które należy podjąć i planowane techniki przeprowadzenia audytu, c) harmonogram czynności, d) konieczne dokumenty i informacje oraz zasady ich udostępniania, e) zasady komunikowania się z Zamawiającym oraz inne specyficzne wymagania niezbędne do przeprowadzenia audytu, f) osoby odpowiedzialne za realizację czynności. 6.1.2) Z zachowaniem terminu, o który mowa w pkt 3.1.1), na wniosek Wykonawcy odbędzie się narada otwierająca, w trakcie której: a) Zamawiający wskaże osoby właściwe do kontaktów roboczych z Wykonawcą, w tym dotyczących wszelkich spraw związanych z zagrożeniem wykonania audytu, oraz uzgodni zasady zabezpieczenia dokumentów i informacji przekazywanych Wykonawcy w trakcie prowadzenia audytu, b) Wykonawca przekaże Zamawiającemu projekt harmonogramu, c) Zamawiający, zastrzegając sobie prawo dostępu do akt roboczych audytu na każdym etapie postępowania, wskaże osoby do tego upoważnione. 6.1.3) W celu sporządzenia Programu i harmonogramu (w tym metody doboru prób do badania i ich wielkości), a także wyłonienia szczególnych obszarów audytu, Wykonawca: a) zapozna się z dokumentacją Projektu oraz obszarami związanymi z realizacją Projektu, b) jeżeli zajdzie taka potrzeba, przeprowadzi rozmowy z Dyrektorem Projektu oraz pracownikami odpowiadającymi za różne obszary realizacji Projektu. 6.1.4) Zatwierdzenie harmonogram audytu: a) w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy - Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającego Program i harmonogram audytu, b) w ciągu 7 dni od dnia otrzymania ww. dokumentu - Zamawiający zgłosi do niego ewentualne uwagi w zakresie dotyczącym harmonogramu na wskazany w umowie adres mailowy Wykonawcy; c) w ciągu kolejnych 3 dni Wykonawca uwzględni uwagi przekazane przez Zamawiającego i przekaże poprawiony Program i harmonogram. d) w ciągu 5 dni Zamawiający zatwierdzi poprawiony Program i harmonogram w zakresie dotyczącym proponowanego harmonogramu. 6.2) Przeprowadzenie badania audytowego 6.2.1) Po przekazaniu przez Wykonawcę Programu i harmonogramu i zatwierdzeniu przez Zamawiającego harmonogramu, Wykonawca zrealizuje działania składające się na badanie audytowe w ciągu 35 dni od dnia zatwierdzenia harmonogramu przez Zamawiającego. 6.2.2.) Obowiązkiem Wykonawcy jest dbałość o należyte dokumentowanie przeprowadzanych czynności oraz uzyskiwanie dokumentów od poszczególnych audytowanych Partnerów Projektu. 6.2.3) Ze względu na fakt, iż Partnerzy Projektu realizują swoje części Projektu zarówno pod względem merytorycznym jak i finansowym, badanie audytowe dotyczyć będzie wszystkich 9. jednostek wskazanych w pkt 1 Rozdz. III SIWZ. Koordynator Projektu (WUM) przechowuje dokumentację w zakresie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na potrzeby wniosków o płatność, z zastrzeżeniem, że dokumentacja Partnerów jest w formie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. 6.2.4) Obowiązki Zamawiającego: 1) Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumenty do przeprowadzenia audytu dotyczące Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Przekazywanie dokumentów będzie odbywało się protokolarnie. W przypadku podmiotów określonych w ust. 4 Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania dokumentów niezbędnych do wykonania przedmiotu zamówienia bezpośrednio od tych podmiotów. 2) Zamawiający przekaże Wykonawcy listę osób odpowiedzialnych za kontakty w zakresie przedmiotu zamówienia w podmiotach wykazanych w § 1 ust. 7, upoważnionych do przekazywania dokumentów do przeprowadzenia audytu. 3) Zamawiający zapewni warunki do sprawnego przeprowadzenia audytu w postaci pokoju, telefonu i dostępu do Internetu, 4) Zamawiający zobowiązuje się, na żądanie audytora, udzielać informacji, wyjaśnień, udostępnić obiekty, urządzenia oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie dokumentów i ich odpisy, wyciągi, zestawienia oraz wydruki. 6.3) Sporządzenie i przedstawienie Zamawiającemu Sprawozdania z przeprowadzonego audytu Projektu z załączoną opinią, o której mowa w pkt. 2.2 SIWZ jw.; oświadczenia o spełnianiu wymogu bezstronności i niezależności Sporządzenie Sprawozdania z audytu wraz z opinią odbędzie się w następujący sposób: 6.3.1) Na podstawie dokumentów i dowodów zebranych w trakcie audytu oraz po dokonaniu ich analizy, Wykonawca sporządzi pisemne Sprawozdanie wraz z opinią z badania audytowego. 6.3.2) Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wraz z opinią Wykonawca przekaże Zamawiającemu w ciągu 7 dni od dnia zakończenia badania audytowego. 6.3.3) W ciągu 14 dni od daty otrzymania Sprawozdania i opinii Zamawiający zgłosi ewentualne uwagi na adres mailowy Wykonawcy wskazany w umowie, 6.3.4) W terminie 7 dni od dnia otrzymania ewentualnych uwag, Wykonawca dokona uzupełnień i poprawek wskazanych przez Zamawiającego i przekaże poprawione Sprawozdanie i opinię lub odmówi uwzględnienia uzupełnień i poprawek przedstawiając pisemne uzasadnienie w tej sprawie. 6.3.5) Sprawozdanie z audytu wraz z opinią zostanie dostarczone Zamawiającemu w 3.egzemplarzach w wersji papierowej (oryginały) i 10 egzemplarzach w wersji elektronicznej (w formacie PDF zapisanych na płytach CD). 6.3.6) Sprawozdanie z audytu powinno, jako minimum, spełniać wymagania określone w § 14 Rozporządzenia w zakresie dotyczącym audytu Projektu. 6.3.7) Załącznikami do sprawozdania będą, zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia oraz art. 66 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 19 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.), oświadczenia o spełnianiu wymogu bezstronności i niezależności złożone - przed podpisaniem umowy - przez osoby wskazane do przeprowadzenia audytu (rozdz. XXXI pkt 4 SIWZ). 6.3.8) UWAGA: konieczne jest aby wszystkie dokumenty wytworzone w trakcie trwania audytu spełniały wymagania dotyczące promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i zawierały logotypy. Oznakowanie winno być zgodne z zasadami identyfikacji wizualnej określonymi we właściwych wytycznych i podręcznikach dostępnych na stronie internetowej: http://www.ncbir.pl/fundusze-europejskie/program-operacyjny-innowacyjna-gospodarka/ dokumenty/dokumenty-obowiazujace/ lub www.nauka.gov.pl/finansowanie/fundusze-europejskie/innowacyjna-gospodarka/informacja-i-promocja. Wzory oznakowania dokumentów zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego. 6.4) Podpisanie Protokołu zdawczo-odbiorczego Dokumentem potwierdzającym wykonanie przedmiotu Umowy, stanowiącym podstawę wystawienia faktury VAT, będzie podpisany przez obie Strony Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do umowy, który winien być złożony łącznie z fakturą. 6.5) Przed podpisaniem umowy Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu: 6.5.1) dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje i uprawnienia osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, zgodnie z ustawą z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze publicznym (Dz.U. Nr 77 poz. 649 z późn. zm.) (biegły rewident) oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) (audytorzy) oraz 6.5.2) oświadczenia tych osób, zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia oraz art. 66 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 19 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 poźn. zm.) o spełnianiu wymogu bezstronności i niezależności, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik 2 do wzoru umowy. Opis audytowanego Projektu zawarty został w pkt. 6.1 Rozdziału III Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Do dnia 16.04.2012 r. zrealizowano 55,26% wydatków kwalifikowanych Projektu.