Wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001 oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF w Urzędzie Miasta i Gminy Daleszyce w ramach projektu pn. Profesjonalny urząd gwarancją rozwoju regionu, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, na podstawie umowy nr UDA-POKL.05.02.01-00-065/11-00

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000 (dla jednostki administracji publicznej) oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF w Urzędzie Miasta i Gminy Daleszyce w ramach projektu Profesjonalny urząd gwarancją rozwoju regionu realizowanego przez Gminę Daleszyce z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej w następującym zakresie: 1) organizację i przeprowadzenie konsultacji, szkoleń/warsztatów/seminariów, 2) zapewnienie wyspecjalizowanej kadry oraz cateringu podczas realizacji usług szkoleniowych, 3) przygotowanie materiałów szkoleniowych, edukacyjnych i informacyjnych dot. ISO i CAF, 4) opracowanie i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji z przeprowadzonych i wdrożonych systemów włącznie z uzyskaniem certyfikatu systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009. Wykonanie usług wdrożenia systemów dla Urzędu Miasta i Gminy w Daleszycach w okresie od czerwca 2012r. do lutego 2013r. w zakresie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009 oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF, obejmuje działania wymienione w tabelach poniżej: Etapy przedmiotu usługi - ISO 9001 Termin realizacji Etap 1. - Audyt wstępny i raport z audytu wstępnego - przeprowadzenie diagnozy istniejącego systemu zarządzania zakończonej opracowaniem raportu z audytu wewnętrznego wraz z określeniem zakresu systemu zarządzania jakością i wymaganej dokumentacji do 30.06.2012r. Etap 2. - Analiza zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników oraz analiza funkcjonującej dokumentacji zakończone opracowaniem dokumentu podsumowującego do 30.06.2012r. Etap 3. - Sporządzenie wstępnej listy dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością do 30.06.2012r. Etap 4. - Sporządzenie Polityki Jakości dla Urzędu do 15.07.2012r. Etap 5. - Szkolenie (w formie seminarium) dla wszystkich pracowników Urzędu - około 45 osób - potwierdzone certyfikatem do 30.07.2012r. Etap 6. - Dokumentowanie Systemu Zarządzania Jakością - współpraca z wyznaczonymi pracownikami UMiG w zakresie budowy Systemu Zarządzania Jakością oraz przy opracowaniu projektów dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w pełnym odniesieniu do standardu ISO 9001 tj. księgi jakości, procedur wymaganych normą oraz standardów realizowanych procesów (sposoby postępowania wraz z koniecznymi instrukcjami i formularzami, czynny udział konsultanta) do 15.09.2012r. Etap 7. - Wdrożenie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, weryfikacja i zatwierdzenie dokumentacji przez kierowników urzędu do 30.09.2012r. Etap 8. - Powołanie Audytorów wewnętrznych oraz przeprowadzenie audytu wewnętrznego, zaplanowanie z powołanymi przedstawicielami kierownictwa audytów wewnętrznych oraz przeprowadzenie wspólnie z powołanymi i przeszkolonymi audytorami wewnętrznymi pierwszej serii audytów wewnętrznych (udział konsultantów) do 30.11.2012r. Etap 9. - Opracowanie wzorców raportów z audytów, udział w zaplanowaniu działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych po pierwszej serii audytów wewnętrznych, pomoc w zakresie działań korygujących do 30.11.2012r. Etap 10. - Przygotowanie i udział w pierwszym przeglądzie zarządzania, przygotowanie do certyfikacji do 31.12.2012r. Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001 wyda niezależna jednostka certyfikująca, akredytowana w PCA, najpóźniej do 28.02.2013r. Seminaria będą odbywać się w siedzibie Urzędu w godzinach pracy Urzędu. Wykonawca zobowiązany jest do dokumentowania procesu szkoleniowego oraz wydania dokumentu potwierdzającego udział w seminarium zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, stosownego zaświadczenia - w terminie 7 dni od daty zrealizowania usługi szkoleniowej (zgodnego z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006r. w sprawie uzyskania i uzupełnienie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2006 r. nr 31, poz. 216)). Etapy przedmiotu usługi - CAF Termin realizacji Etap 1 - Przygotowanie do rozpoczęcia działań wdrożeniowych do 31.07.2012r. Etap 2 - Organizacja i planowanie procesu samooceny (przeprowadzenie warsztatów w celu ogólnego zapoznania kierownictwa Urzędu z metodą CAF, spotkania doradcze określające zakres samooceny, wyznaczenie koordynatora CAF, przygotowanie raportu początkowego przedstawiającego strategię wdrożenia CAF) do 31.07.2012r. Etap 3 - Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny (opracowanie i przygotowanie planu komunikacji na temat projektu samooceny wśród pracowników Urzędu) do 31.07.2012r. Etap 4 - Utworzenie grupy samooceny w urzędzie (określenie właściwej grupy samooceny, jej liczebności oraz doboru odpowiedniej próby w oparciu o strukturę organizacyjną) do 31.08.2012r. Etap 5 - Szkolenie dla członków grup samooceny (warsztaty dla kadry zarządzającej oraz pracowników JST wchodzących w skład grup samooceny obejmujące tematykę nowoczesnego zarządzania jakością w administracji samorządowej oraz metody samooceny CAF i narzędziu eTool) do 30.10.2012r. Etap 6 - Przeprowadzenie samooceny (przekazanie członkom grupy samooceny instrukcji obsługi eTool - internetowej aplikacji zaprojektowanej przez Centrum Zasobów CAF (CAF RC) w ramach Europejskiego Instytutu Administracji Publicznej (EIPA), które jest udostępniane instytucjom publicznym wdrażającym CAF. do 30.11.2012r. Etap 7 - Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny (przygotowanie sprawozdania z wyników samooceny zawierającego m.in. mocne strony i obszary wymagające usprawnień dla każdego kryterium wsparte odpowiednimi świadectwami, ocenę uzasadnioną zapisami w arkuszach skali ocen, wstępne wskazówki dotyczące działań doskonalących) do 31.12.2012r. Etap 8 - Sporządzenie projektu planów doskonalenia (ustalenie priorytetów działań doskonalących i opracowanie planów usprawnień instytucjonalnych dla JST na podstawie wyników samooceny oraz uzgodnienie projektów usprawnień instytucjonalnych) do 31.01.2013r. Etap 9 - Realizacja planu doskonalenia (Wspieranie realizacji planów doskonalenia i projektów usprawnień (opracowania procedur doskonalących) oraz dokonywanie regularnych przeglądów stanu ich realizacji, ustalenie mierników i rezultatów oraz identyfikacja przyczyn zagrożeń dla projektów usprawnień, możliwe sposoby ich usuwania oraz dalszego rozwijania projektów) do 28.02.2013r. Etap 10 - Planowanie następnej samooceny CAF (Przygotowanie sprawozdania końcowego stanowiącego podsumowanie zadań zrealizowanych w ramach opisanych powyżej działań uwzględniając materiały wdrożeniowe opracowane na każdym z etapów projektu wraz z rekomendacjami co do dalszych działań) do 28.02.2013r. Seminaria (realizowane również w formie warsztatów) będą odbywać się w siedzibie Urzędu w godzinach pracy Urzędu. Wykonawca zobowiązany jest do dokumentowania procesu szkoleniowego oraz wydania dokumentu potwierdzającego udział w seminarium zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, stosownego zaświadczenia - w terminie 7 dni od daty zrealizowania usługi szkoleniowej (zgodnego z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskania i uzupełnienie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2006 r. nr 31, poz. 216)).