ROPS-PSO/3321/20/12 - Usługa hotelarsko-gastronomiczna obejmująca obsługę dwudniowej konferencji dla liczby osób nie większej niż 140

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa świadczona przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe ujęta we Wspólnym Słowniku Zamówień Publicznych pod numerem CPV: 55270000-3, dotycząca obsługi dwudniowej konferencji, która odbędzie się w dniach 25-26 czerwca 2012 roku. W spotkaniu uczestniczyć będzie grupa nie większa niż 140 osób. Usługa obejmuje 1 nocleg oraz wyżywienie, na które składają się: 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacja i 5 przerw kawowych oraz udostępnienie zaplecza konferencyjnego i sprzętu podczas konferencji - sześć sal szkoleniowych: duża mieszcząca do 140 osób, jedna mieszcząca do 45 osób, jedna mieszcząca do 25 osób oraz trzy mieszczące do 20 osób każda. Zamawiający zastrzega możliwość zakwaterowania do 10 osób w dzień poprzedzający konferencję oraz zorganizowanie wyżywienia dla tych osób (kolacja, śniadanie). Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił 11 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. 1. Świadczenie usługi polega na zapewnieniu noclegów, wyżywienia oraz udostępnieniu zaplecza konferencyjnego i sprzętu podczas konferencji w obiekcie o standardzie minimum 3 gwiazdek. Obiekt powinien być o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii *** (trzy gwiazdki) zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. 2. Wykonawca zapewni realizację konferencji na terenie miasta Bielska-Białej bądź powiatów cieszyńskiego, bielskiego, żywieckiego. 3. Wykonawca i obiekt muszą spełnić następujące warunki szczegółowe: a) baza noclegowa, żywieniowa oraz sale konferencyjne muszą znajdować się w tym samym budynku. Nie dopuszcza się zakwaterowania w domkach; b) wszystkie pokoje z pełnym węzłem sanitarnym (łazienka z prysznicem lub wanną) i telewizorem, c) zapewnić bezpłatny parking dla uczestników konferencji; d) zakwaterować uczestników w pokojach jednoosobowych oraz dwuosobowych uwzględniając płeć uczestników, ewentualnie zapewnić pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania; e) zapewnić zakwaterowanie uczestników i organizatorów przed rozpoczęciem konferencji; f) zapewnić wodę mineralną na sali konferencyjnej przez cały okres trwania konferencji; g) po wykwaterowaniu zapewnić wydzielone pomieszczenie w celu przechowania bagażu od wymeldowania do zakończenia spotkania; h) zaplecze konferencyjne - klimatyzowane sale (wyposażone w system klimatyzacji, nie dopuszcza się klimatyzatorów przenośnych), przystosowane do wielkości grup. Duża sala w układzie kinowym. Muszą posiadać odpowiednie oświetlenie i właściwą temperaturę oraz być wyposażone w system nagłośnienia, notebook, rzutnik multimedialny, stolik pod rzutnik, ekran do projekcji lub białą ścianę odpowiedniej wielkości, tablicę flipchart + odpowiednie kartki oraz pisaki, krzesła, stoły/stoliki. Nie dopuszcza się realizacji konferencji w salach, w których podawane są posiłki (śniadanie, obiad, kolacja); i) zapewnić możliwość oznakowania plakatem holu, wejść oraz wnętrz sali, w której odbywać się będzie konferencja w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; j) udostępnić dla organizatorów miejsca na recepcję w celu umożliwienia prowadzenia rejestracji uczestników (stoisko składające się ze stołu pokrytego materiałem ozdobnym, czterech krzeseł oraz zasilania); 4. Wyżywienie w trakcie konferencji: a) śniadanie - podane w formie bufetu szwedzkiego - przynajmniej jedno danie gorące dla uczestnika oraz przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne. Napoje: herbata/kawa, soki, woda mineralna + cytryna, cukier, śmietanka; b) obiad - składający się z dwóch dań, uwzględniający zupę, mięsa, sosy do mięs, bukiet surówek, ziemniaki/ryż/frytki, pieczywo i inne dodatki w tym kompot/sok/napój/woda mineralna oraz deser (ciastko/lody/mus itp ). Napoje: herbata/kawa, soki, woda mineralna + cytryna, cukier, śmietanka; c) kolacja - przynajmniej jedno danie gorące dla uczestnika oraz przekąski zimne, pieczywo jasne, ciemne, napoje gorące: herbata/kawa, cytryna, cukier, śmietanka, soki; d) przerwa kawowa na którą składają się: herbata/kawa, cytryna, cukier, śmietanka, zimne napoje (soki, woda mineralna) oraz ciastka lub drobne ciasteczka, różne owoce (m.in. banany, jabłka, winogrona itp.), bakalie i suszone owoce. Należy zapewnić obsługę kelnerską przerw kawowych celem bieżącego uzupełniania elementów przerwy kawowej; e) zamawiający zastrzega możliwość odebrania w dniu zakończenia konferencji spakowanego jedzenia, które nie zostało skonsumowane podczas posiłków i przerwy kawowej; f) określenie gramatury dań gorących dla jednego uczestnika konferencji: - zupa - 300 ml, - mięso - 150 g, - sos do mięsa - 20 g, - bukiet surówek - 150 g, - ziemniaki/ryż/frytki - 200 g. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę w przedmiotowym postępowaniu. 5. Dokładny harmonogram konferencji wraz z wyborem ostatecznej wersji menu, godzin posiłków, wykorzystania oraz ustawienie sal, godzinę przyjazdu i odjazdu - Zamawiający określi najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem konferencji.