Organizacja dwóch wizyt studyjnych dla pracowników zaangażowanych we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: I.Przedmiotem zamówienia jest usługa zorganizowania dwóch wizyt studyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013, dla dwóch 16 osobowych grup. II.Termin realizacji wizyt studyjnych : - rozpoczęcie nie wcześniej niż 05-09-2010 roku zakończenie nie później niż 30-09-2010 roku, z zastrzeżeniem, że wizyta A i wizyta B nie może odbyć się w tym samym terminie. Każda z wizyt jest wizytą 5 - dniową rozpoczynającą się w niedzielę i kończącą odpowiednio w godzinach nocnych z czwartku na piątek. A ) WIZYTA STUDYJNA AUSTRIA WŁOCHY (5-dniowa) 1 Dzień - Spotkanie z pilotem i wyjazd z Kielc około godziny 3:00 nad ranem w kierunku Austrii. W godzinach popołudniowych przyjazd do Austrii. Po przyjeździe na miejsce czas wolny na odpoczynek po podróży. Kolacja i nocleg w Austrii w okolicach Graz. 2 Dzień - Po śniadaniu pierwsze spotkanie w ramach wizyty studyjnej w miejscu, gdzie Zamawiający pozna jak w tej części Austrii wykorzystane zostały środki z UE w ramach realizacji europejskiej polityki regionalnej( spotkanie w tamtejszej Instytucji Wrażającej Fundusze Unijne). Po wizycie obiad, po obiedzie wyjazd w stronę Włoch. W godzinach wieczornych przyjazd do Włoch. Kolacja i nocleg w Trieście. 3 Dzień - Po śniadaniu druga wizytacja (spotkanie w tamtejszej Instytucji Wdrażającej Fundusze Unijne) w ramach wizyty studyjnej, tym razem we Włoszech. Po jej zakończeniu obiad. Po obiedzie zwiedzanie projektów w Trieście. Kolacja i nocleg w Trieście. 4 Dzień - Po śniadaniu trzecia wizyta (cd. spotkanie w tamtejszej Instytucji Wdrażającej Fundusze Unijne oraz zwiedzanie projektów unijnych). Po wizytacji obiad. Po obiedzie wyjazd w kierunku Austrii w podróż powrotną do Kielc. Kolacja i nocleg w Austrii w okolicach Graz. 5 Dzień - Po śniadaniu ostatnia wizytacja miejsca, gdzie można się przekonać, jak środki unijne zostały wykorzystane przez lokalne władze (spotkanie w tamtejszej Instytucji Wdrażającej Fundusze Unijne. Po zakończeniu wizytacji obiad, po obiedzie wyjazd do Kielc. Przyjazd do Kielc w godzinach nocnych i zakończenie wizyty studyjnej. B) WIZYTA STUDYJNA NIEMCY- FRANCJA (5-dniowa) 1 Dzień -Spotkanie z pilotem i wyjazd z Kielc około godziny 3:00 nad ranem w kierunku Francji. W godzinach popołudniowych przyjazd do Niemiec (Bawaria). Po przyjeździe na miejsce czas wolny na odpoczynek po podróży. Kolacja i nocleg w Niemczech. 2 Dzień -Po śniadaniu pierwsze spotkanie w ramach wizyty studyjnej do miejsca, gdzie można poznać jak w tej części Niemiec wykorzystane zostały środki z UE w ramach realizacji europejskiej polityki regionalnej (spotkanie w tamtejszej Instytucji Wdrażającej Fundusze Unijne). Po wizycie obiad, po obiedzie wyjazd w stronę Francji. W godzinach wieczornych przyjazd do Alzacji - regionu Francji. Kolacja i nocleg w Alzacji. 3 Dzień -Po śniadaniu druga wizytacja w ramach wizyty studyjnej (spotkanie w tamtejszej Instytucji Wdrażającej Fundusze Unijne), tym razem w regionie Francji - Alzacji. Po jej zakończeniu obiad i rozpoczęcie zwiedzania projektów w Alzacji. Kolacja i nocleg w Alzacji. 4 Dzień -Po śniadaniu trzecia wizyta (cd. spotkanie w tamtejszej Instytucji Wdrażającej Fundusze Unijne oraz zwiedzanie projektów unijnych). Po wizytacji obiad, po obiedzie wyjazd w kierunku Niemiec w podróż powrotną do Kielc. Kolacja i nocleg w Niemczech. 5 Dzień - Po śniadaniu ostatnia wizytacja miejsca, gdzie można się przekonać, jak środki unijne zostały wykorzystane przez lokalne niemieckie władze (spotkanie w tamtejszej Instytucji Wdrażającej Fundusze Unijne). Po zakończeniu wizytacji obiad, po obiedzie wyjazd do Kielc. Przyjazd do Kielc w godzinach nocnych i zakończenie wizyty studyjnej. III. Każda z wizyt jest wizytą 5 - dniową rozpoczynającą się w niedzielę i kończącą odpowiednio w godzinach nocnych z czwartku na piątek. Program wyjazdu powinien stanowić spójną całość i zawierać między innymi takie elementy jak: 1. 4 spotkania w trakcie jednej wizyty z przedstawicielami lokalnych władz, instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie programów unijnych, 2. minimum zwiedzanie 3 projektów w trakcie jednej wizyty zrealizowanych dzięki wsparciu z funduszy unijnych : -w trakcie których przeprowadzone będą prezentacje, wykłady lub seminaria dotyczące wdrażania funduszy unijnych i problemów napotkanych w tym procesie na terenie objętym wizytą studyjną. Zaprezentowane zostaną również dobre praktyki oraz wymiana doświadczeń. IV. Wykonawca musi zapewnić : 1. przygotowanie szczegółowego programu wyjazdu, 2. realizację merytorycznego programu wyjazdu 3. zapewnienie przejazdu uczestników wizyt z Polski do kraju, w którym odbędą się wizyty studyjne, 4. 4 x nocleg w hotelu 3-gwiazdkowym ze śniadaniami ( pokoje z łazienkami, TV, telefon ) dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej 5. 4 x obiadokolacje z napojami (soki/woda i kawa/herbata) dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej 6. transport autokarem z klimatyzacją podczas całej wizyty, rok produkcji autokaru min 2005 rok. 7. opieka pilota cały okres wyjazdu 8. obsługa tłumacza podczas spotkań z przedstawicielami tamtejszych władz oraz przez cały okres wyjazdu. Tłumacz musi posiadać dwuletnie doświadczenie w tłumaczeniu ustnym oraz: - dla wyjazdu nr: I A (Włochy ) tłumacz musi biegle władać językiem włoskim (posiadać dyplom filologii włoskiej lub posiadać certyfikat uprawniający do tłumaczenia ustnego) oraz biegle władać językiem niemieckim lub angielskim (posiadać dyplom filologii niemieckiej lub angielskiej albo posiadać certyfikat uprawniający do tłumaczenia ustnego w języku niemieckim lub angielskim) - dla wyjazdu nr: II B ( Francja ) tłumacz musi biegle władać językiem francuskim (posiadać dyplom filologii francuskiej lub posiadać certyfikat uprawniający do tłumaczenia ustnego) oraz biegle władać językiem niemieckim lub angielskim (posiadać dyplom filologii niemieckiej lub angielskiej albo posiadać certyfikat uprawniający do tłumaczenia ustnego w j. niemieckim lub angielskim). 9. ubezpieczeni NNW, KL, bagażu 10. przygotowanie spotkań branżowych zgodnie z harmonogramem który zostanie załączony do złożonej oferty, a ostatecznie zakres i harmonogram programu zostanie ustalony w uzgodnieniu z Zamawiającym. 11. wynajem sal konferencyjnych i odpowiedniego sprzętu audiowizualnego 12. odbiór osób z parkingu przy Urzędzie Marszałkowskim w dniu wyjazdu i przywóz osób na ten sam parking w dniu powrotu. V. Wymagania od Wykonawcy: 1. W harmonogramie (programie), który ma przedstawić Wykonawca wraz z ofertą musi się znaleźć: a) data rozpoczęcia i zakończenia wizyty studyjnej (data rozpoczęcia każdej z wizyt nie może być wcześniejsza niż 05-09-2010r. i data zakończenia nie może być późniejsza niż 30-09-2010r.)-osobno dla wizyty A i B b) miejsce i godz. wizyty (docelowe kraje: Francja i Włochy), z podaniem nazw miejscowości i nazw Instytucji Wdrążających Projekty Unijne- osobno dla wizyty A i B c) region zbliżony pod względem ukształtowania terenu i gospodarki do Regionu Świętokrzyskiego d) wizyta nastawiona na zwiedzanie i porównanie obiektów objętych projektami unijnymi z sektora turystyki, sportu, kultury, ochrony zabytków, rewitalizacji, zdrowia i uzdrowisk oraz aktywizacji regionu dzięki nowatorskim i unikatowym rozwiązaniom turystycznym e) zwiedzanie minimum 3 różnych projektów, które dostały dofinansowanie z Unii Europejskiej oraz uczestnictwo w minimum 2 spotkaniach konferencyjno-szkoleniowych w siedzibie tamtejszych władz (należy podać nazwy projektów i miejsca spotkań konferencyjno-szkoleniowych)-osobno dla wizyty A i B 2. Po zakończeniu zrealizowanego zadania zobowiązuje się Wykonawcę do sporządzenia pełnej dokumentacji w formie sprawozdania( osobno dla wizyty A i B) dostarczonego do siedziby Zamawiającego w postaci wydruku oraz na płycie CD. Sprawozdanie musi zawierać: - opis przebiegu wizyty studyjnej, - dokumentacje fotograficzną - kalkulacje kosztów z rozbiciem na poszczególne części składowe. Zaakceptowane sprawozdanie będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 3. Program turystyczny nie jest przedmiotem niniejszego zamówienia. 4. Ostateczny harmonogram wizyty studyjnej A i B zaakceptowany przez Zamawiającego stanowić będzie załącznik do umowy. Wykonawca w terminie 3 dni roboczych przed datą zawarcia umowy przedstawi Zamawiającemu celem akceptacji ostateczny harmonogram. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wprowadzenie zmian w harmonogramie w zakresie: a) zmiany Instytucji, w której mają odbyć się wizytacje na inną z jednoczesnym zachowaniem ilości zaoferowanych spotkań w Instytucji Wdrażającej (4 spotkania) jeżeli z winy Instytucji Wdrażającej niemożliwe będzie przeprowadzenie wizytacji; b) zmiany miejsca spotkań konferencyjno-szkoleniowych na inne z jednoczesnym zachowaniem ilości zaoferowanych spotkań (min. 2 spotkania) jeżeli z winy Instytucji Wdrażającej niemożliwe będzie przeprowadzenie spotkania ; c) zmiany projektu do zwiedzania na inny pod warunkiem zaoferowania zwiedzanie min.3 różnych projektów unijnych, jeżeli z przyczyn technicznych niemożliwe będzie zwiedzenie projektu wskazanego w ofercie, z zachowaniem wymagań określonych w rozdziale V pkt. 1 lit.d d) zmian daty rozpoczęcia i zakończenia wizyty studyjnej wskazanej w ofercie na inną, pod warunkiem zachowania 5-dniowego terminu trwania wizyty studyjnej, rozpoczynającej się w niedzielę i kończącej się z czwartku na piątek w godzinach nocnych oraz z zachowaniem terminu rozpoczęcia wizyty: nie wcześniej niż 05-09-2010 roku i nie później niż 30-09-2010 roku, pod warunkiem, że zmiana terminu nie spowoduje zorganizowania wizyt studyjnych A i B w jednym czasie. 6. Zmiany, o których mowa w rozdziale V pkt. 5 nie mogą prowadzić do zmiany regionu wskazanego w ofercie przez Wykonawcę. Nie mogą również prowadzić do zwiększenia wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu zamówienia wskazanego w ofercie przez Wykonawcę. 7. Wszelkie koszty przy realizacji przedmiotu zamówienia wynikające ze zmian, o których mowa w rozdziale V pkt. 5 ponosi Wykonawca. 8. Wykonawca w terminie nie później niż 2 dni robocze przed datą rozpoczęcia wizyty studyjnej zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o wprowadzonych zmianach do harmonogramu.