Świadczenie usług w zakresie przygotowania do udziału oraz udziału Gminy Sosnowiec w targach Urbis Invest 2010 w Brnie (Czechy), w ramach projektu pn. Sosnowiec-miasto dobrych inwestycji

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie przygotowania do udziału oraz udziału Gminy Sosnowiec w targach Urbis Invest 2010
w Brnie (Czechy), w ramach projektu pn. Sosnowiec-miasto dobrych inwestycji obejmujących w szczególności:
1.1.wynajęcie powierzchni wystawienniczej (min. 15 m²);
wykonawca zobowiązany będzie zapewnić zamawiającemu na targach Urbis Invest odbywających się w dniach od 13 do 17 września 2010 r. w Brnie w Czechach powierzchnię wystawienniczą o wielkości co najmniej 15 m² dla urządzenia stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec, urządzić stoisko wystawiennicze Gminy Sosnowiec i udostępnić go zamawiającemu na czas trwania targów. Koszty wynajmu na rzecz zamawiającego powierzchni wystawienniczej uiści wykonawca. W terminie 50 dni (24.07.2010 r.) przed rozpoczęciem targów wykonawca przedstawi zamawiającemu trzy propozycje lokalizacji stoiska wystawienniczego wraz z opisem i ilustracją graficzną zawierającą rzuty obiektów targowych
i położenia trzech proponowanych lokalizacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec na tle całej dostępnej powierzchni targowej. Przedstawi również wady i zalety każdej z zaproponowanych lokalizacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec oraz rekomendację jednej z nich wraz z uzasadnieniem. Zamawiający zobowiązany będzie dokonać wyboru spośród trzech propozycji jednej lokalizacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec w terminie trzech dni licząc od daty otrzymania od wykonawcy pełnej dokumentacji, (która opisana została powyżej) umożliwiającej podjęcie decyzji.
1.2.projekt i zabudowę stoiska;
w terminie 40 dni (02.08.2010 r.) przed rozpoczęciem targów wykonawca przedstawi zamawiającemu 2 propozycje projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec, na którym odbywać się będzie prezentacja podczas targów Urbis Invest 2010 w Brnie. Projekty zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec powinny obejmować co najmniej: siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry), wizualizację stoiska z opcją włączonego i wyłączonego oświetlenia oraz wymiary elementów zagospodarowania. Wykonawca prześle je do uzgodnienia zamawiającemu w formie elektronicznej na adres: nacz.wrf@um.sosnowiec.pl
zamawiający zobowiązany będzie dokonać wyboru jednej spośród dwóch propozycji projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec -w terminie trzech dni licząc od daty dostarczenia przez wykonawcę dwóch propozycji. W przypadku zgłoszenia przez zamawiającego uwag do dostarczonych propozycji projektu-wykonawca zobowiązany będzie je uwzględnić w terminie dwóch dni i ponownie przekazać zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający dokona ostatecznego wyboru projektu zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec - akceptację przekaże wykonawcy w formie elektronicznej na wskazany przez wykonawcę adres e-mail oraz w formie pisemnej-papierowej za pośrednictwem Poczty Polskiej. W projekcie zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić następujące wymagania:
1.2.1. stoisko powinno zawierać część wystawienniczą o charakterze otwartym i o powierzchni minimum 15 m² oraz część kuchenno-magazynową (zamykaną na klucz), w której powinno być miejsce na:
a)przechowanie materiałów promocyjnych-(minimum dwa kartony o wymiarach: 52 cm x 26 cm x 85 cm);
b)małą lodówkę (wysokość około 80 cm);
c)czajnik elektryczny;
d)ekspres do kawy;
e)zlewozmywak stalowy nakładany jednokomorowy o wymiarach 80 cm x 50 cm (wymiary komory: 34 cm x 40 cm x 15 cm) wraz z obudową-szafką, w której będzie miejsce na kosz na śmieci oraz jedną półkę.;
f)regał na artykuły spożywcze o szerokości około 50 cm i głębokości ok. 25 cm z co najmniej czterema półkami,
g)szafkę wiszącą na naczynia, w której pomieszczą się co najmniej po dwa zestawy sześcioosobowe do kawy, herbaty i napojów;
h)wieszak ścienny na ubrania z minimum sześcioma haczykami;
i)dwa składane krzesła;
j)przechowanie telewizora o przekątnej ekranu około 42 cale;
1.2.2. stoisko powinno być wyposażone w instalacje: wodną, kanalizacyjną i energetyczną, za pomocą których zapewnione będą: dostęp do wody, energii elektrycznej i internetu oraz odprowadzenie ścieków;
1.2.3.stoisko powinno być tak urządzone aby spełniało wszystkie warunki i wymagania jakie stawia organizator targów;
1.2.4.grafika i wizualizacja stoiska musi być spójna z Systemem Identyfikacji Wizualnej zawartym w Księdze Identyfikacji Wizualnej marki Sosnowiec, dostępnej na stronie http://www.sosnowiec.pl/urzad_miejski/artykuly/k1,1,urzad_miejski_w_sosnowcu/k2,40,dokumenty_strategiczne/;
1.2.5.stoisko powinno być tak urządzone by eksponowana była nazwa zamawiającego, tytuł projektu:Sosnowiec-city of good investments oraz logotypy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego a także informacja o dofinansowaniu stoiska z funduszy Europejskich w ramach projektu: Project cofinanced by the European Union From The European Regional Development Fund within the Regional Operational Programme for Silesian Voivodshipe for the years 2007-2013 (Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013), zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji, dostępnych na stronie: http://rpo.silesia-region.pl/zalaczniki/2009/08/11/1249973828.pdf;
1.2.6.na stoisku powinna być możliwa ekspozycja materiałów promocyjnych, prezentacja i projekcja filmów promocyjnych.
1.2.7.wyposażenie stoiska podczas trwania targów:
a) część wystawiennicza (otwarta, ekspozycyjna):
- 1 regał na materiały promocyjne, taki aby było możliwe jednoczesne wyłożenie 6 egzemplarzy drukowanych materiałów promocyjnych formatu A4 w trzech rzędach, po dwa w każdym rzędzie;
- 1 okrągły stół, przy którym mogą swobodnie usiąść przynajmniej 4 osoby;
- 6 krzeseł składanych (w tym: 2 zapasowe);
- laptop, telewizor LCD (min 42 cale ) z wejściem umożliwiającym podłączenie do laptopa;
- stojak do laptopa w formie zakrytego stolika.
b) część kuchenno-magazynowa:
- mała lodówka (wys. ok. 80 cm) z zamrażarką i z pojemnikami do kostek lodu;
- czajnik elektryczny o pojemności co najmniej 1,5 litra;
- ekspres do kawy co najmniej przelewowy;
- zlewozmywak stalowy, nakładany, jednokomorowy o wymiarach 80x50 (wymiary komory: 34 cm x 40 cm x 15 cm);
- szafka pod zlewozmywak z miejscem na umieszczenie w niej kosza na śmieci i co najmniej z jedną półką;
- kosz na odpady, biurowy, ażurowy o pojemności co najmniej 20 litrów;
- worki na śmieci o pojemności co najmniej 30 litrów-15 szt.;
- 2 porcelanowe sześcioosobowe serwisy do kawy+12 łyżeczek deserowych (do filiżanek );
- 2 porcelanowe sześcioosobowe serwisy do herbaty+12 łyżeczek deserowych (do filiżanek );
- 12 talerzyków deserowych (kolorystycznie dopasowanych do serwisów do kawy i do herbaty);
- 12 szklanek do soków;
- cukiernica + łyżeczka do cukru;
- woda mineralna nie gazowana-10 litrów w butelkach szklanych o pojemności 0,5 litra;
- woda mineralna gazowana-5 litrów w butelkach szklanych o pojemności 0,5 litra;
- soki owocowe 100% (pomarańczowy 5 szt., jabłkowy 2 szt., brzoskwiniowy 2 szt.,) w opakowaniach o pojemności
1 litra;
- cukier kryształ-1 kg;
- mleczko do kawy odtłuszczone: 6 opakowań o pojemności po 0,5 litra;
- 1 kg kawy rozpuszczalnej wysokiej jakości;
- 1 kg kawy mielonej wysokiej jakości-2 opakowania po 500 g;
- 2 opakowania herbaty wysokiej jakości typu earl grey po 50 sztuk;
- ciastka różne (kruche, biszkoptowe typu: delicje, maślane, z konfiturą,
z czekoladą, krakersy, itp.) - 3 kg, w opakowaniach od 200 do 500 g;
- słone paluszki-10 opakowań po 100 g;
- serwetki papierowe - 2 opakowania po 100 szt.;
- balsam do mycia naczyń - 1 litr;
- gąbka do mycia naczyń - 1 szt.;
- ręczniki papierowe - 6 rolek po 200 listków;
- bawełniane ściereczki do naczyń - 6 szt.;
- wieszak ścienny na ubrania z minimum 6 haczykami
1.2.8. podczas trwania targów wykonawca musi zapewnić (w sposób nie utrudniający normalnego funkcjonowania stoiska), jego bieżącą obsługę techniczną, obejmującą w szczególności:
a) zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń, w które wyposażył stoisko,
b) zapewnienie aby elementy stanowiące wyposażenie stoiska były zawsze kompletne,
c) niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek zgłaszanych przez zamawiającego,
d) uzupełnianie szklanek, filiżanek, serwetek,
e) uzupełnianie zapasów artykułów spożywczych (woda, soki, cistka, paluszki) każdego dnia rano do wielkości stanowiącej 20% wymaganego całościowego wyposażenia stoiska w wymienione artykuły spożywcze w okresie trwania targów,
f) utrzymanie czystości i estetyki stoiska,
1.2.9.wykonawca zobowiązany będzie zawrzeć umowę ubezpieczenia stoiska od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów oraz od ewentualnej kradzieży sprzętu
i wyposażenia.
Dokument ubezpieczenia stoiska-polisę ubezpieczeniową wykonawca zobowiązany będzie okazać przedstawicielom zamawiającego podczas dokonywania czynności odbioru stoiska.
1.2.10.zagospodarowanie wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżację i wyposażenie stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec wykonawca zobowiązany będzie wykonać z uwzględnieniem wymagań opisanych
w punktach: od 1.2.1. do 1.2.9. oraz zgodnie z warunkami organizatora targów
w terminie do: godziny 18ºº w dniu 12 września 2010 r. Przed upływem wskazanego terminu (godzina 18ºº w dniu 12 września 2010 r.) wykonawca powinien zgłosić zamawiającemu w formie pisemnej do odbioru. Zamawiający zobowiązany będzie przystąpić do odbioru nie później niż w dniu 12 września 2010 r. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niezgodności w zakresie świadczenia usługi, sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów odbiór nie zostanie dokonany. Wykonawca zobowiązany będzie wówczas do usunięcia stwierdzonych niezgodności w zakresie świadczenia usługi, w sposobie wykonania oraz uchybień w zakresie wymagań zamawiającego lub organizatora targów niezwłocznie w takim tempie, żeby odbiór nastąpił nie później niż do godziny 7³º w dniu 13 września 2010 r. Wykonawca po usunięciu stwierdzonych niezgodności zobowiązany będzie skutecznie powiadomić przedstawicieli zamawiającego o gotowości do ponownego odbioru. Odbiór zostanie skwitowany sporządzeniem i podpisaniem przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy protokołu odbioru zagospodarowania wynajętej powierzchni wystawienniczej oraz aranżacji i wyposażenia stoiska wystawienniczego Gminy Sosnowiec. Po zakończeniu targów wykonawca zobowiązany będzie do demontażu stoiska w terminie od godziny 18ºº w dniu 17 września 2010 r. do godziny 10ºº w dniu 18 września 2010 r. Wykonawca jest zobowiązany dopełnić wszelkich formalności związanych z koniecznością wejścia przedstawicieli Gminy Sosnowiec na teren targów w celu dokonania czynności odbioru przed rozpoczęciem targów jak i likwidacji stoiska po zakończeniu targów.
1.3.wpis do katalogu targowego wraz z opłatą rejestracyjną;
wykonawca zobowiązany będzie dokonać wpisu Gminy Sosnowiec do katalogu targowego oraz uiścić w imieniu Gminy Sosnowiec opłatę rejestracyjną
1.4.wstęp na targi dla 2 osób;
wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności i uzyskać: bilety, wejściówki lub inne dokumenty upoważniające dwóch przedstawicieli Gminy Sosnowiec do wejścia i przebywania na terenach gdzie odbywać będą się targi. Podczas trwania targów Goście odwiedzający targi obsługiwani będą przez przedstawicieli Gminy Sosnowiec przy stoisku Gminy Sosnowiec.
1.5.podróż służbową dla 2 osób (zakwaterowanie, wyżywienie, transport);
Wykonawca zobowiązany będzie dopełnić wszelkich formalności związanych z podróżą, zakwaterowaniem
i wyżywieniem dwóch przedstawicieli Gminy Sosnowiec oraz transportu materiałów promocyjnych przeznaczonych do dystrybucji podczas trwania targów.
1.5.1.wykonawca zapewni wygodną i bezpieczną podróż (za pośrednictwem przewoźnika posiadającego stosowne zezwolenie na wykonywanie przewozu osób w transporcie międzynarodowym zgodnie z ustawą z dnia 06 września 2001 r. o transporcie drogowym [ tekst jednolity-Dz.U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874]) dwóm osobom oraz transport materiałów promocyjnych spod budynku Urzędu Miejskiego przy Alei Zwycięstwa 20
w Sosnowcu do miejsca przeznaczenia w Brnie i z powrotem. Podróż dwóch osób
i przewiezienie materiałów promocyjnych muszą zostać zakończone na co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem imprezy targowej. Podróż powrotna z Brna do Sosnowca rozpocznie się nie później niż o godzinie 11ºº w dniu 18 września 2010 r.
1.5.2.wykonawca zapewni zakwaterowanie dla dwóch osób (6 noclegów, w tym: pierwszy nocleg z 12 na 13 września 2010 r., ostatni natomiast z 17 na 18 września 2010 r.) w hotelu kategorii co najmniej trzy gwiazdkowym, zlokalizowanym nie dalej niż 3.000,00 metrów od miejsca organizowania imprezy targowej, w pokojach jednoosobowych z łazienkami. Wykonawca zapewni też wyżywienie dwóch osób, przy czym śniadania
i kolacje w hotelu, obiady na terenie targów. Wykonawca przed zarezerwowaniem miejsca zakwaterowania przedstawi zamawiającemu-co najmniej trzy hotele, które spełniają opisane powyżej wymagania-do akceptacji.
1.5.3.Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć umowę ubezpieczenia dla dwóch osób, które reprezentować będą Gminę Sosnowiec na targach. Ubezpieczenie musi obejmować odpowiedzialność od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz odpowiedzialność cywilną w czasie podróży tam i z powrotem jak również podczas całego okresu pobytu. Polisę ubezpieczeniową wykonawca przekaże zamawiającemu nie później niż w dniu 9 września 2010 r.-przed rozpoczęciem podróży.
1.6.wynajęcie tłumacza/spikera;
wykonawca zobowiązany będzie zapewnić do dyspozycji zamawiającego tłumacza przez cały okres trwania imprezy targowej w celu prezentacji oferty inwestycyjnej oraz wsparcia podczas prowadzenia rozmów. Tłumaczenie będzie prowadzone zasadniczo z języka polskiego na język angielski-jednak zamawiający wymaga by tłumacz znał dodatkowo język czeski na poziomie co najmniej średniozaawansowanym.