Organizacja pobytów 10 osobowych delegacji niemieckich w Polsce i usługi cateringu podczas konferencji w ramach projektu Razem do celu

Opis przedmiotu przetargu: Zamawiający przewiduje organizację pobytu delegacji niemieckiej w trzech terminach zwane dalej cykl. pierwsza wizyta w terminie: 22 do 27 sierpnia 2013 r., druga wrzesień 2014 r. i trzecia pierwszy kwartał 2015 r. W odniesieniu do miejsc zakwaterowania pokoje jedno i lub dwuosobowe wyposażone w łazienkę, tv, radio Zamawiający wymaga by były one zlokalizowane na terenie Gminy Biskupiec. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w jednym miejscu całej 10 osobowej delegacji tj. mi.in w hotelu, hoteliku, pensjonacie, gościńcu, agroturystyce, schronisku, motelu, domu wczasowym, zwanymi dalej ośrodkiem W przypadku braku możliwości dokonania rezerwacji w terminach określonych przez Zamawiającego dopuszcza się, po uprzednim przedstawieniu na piśmie informacji o braku miejsc noclegowych w Gminie Biskupiec potwierdzonych podpisem właścicieli ośrodka, rezerwację miejsc noclegowych na terenie powiatu olsztyńskiego. W odniesieniu do drugiej i trzeciej wizyty Zamawiający poinformuje Wykonawcę na co najmniej trzy tygodnie wcześniej o planowanym terminie przyjazdu niemieckiej delegacji. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż załączony do dokumentacji przetargowej PROGRAM POBYTÓW DELEGACJI NIEMIECKIEJ W POLSCE Biskupiec może ulec nieznacznym modyfikacjom. Zamówienie obejmuje: Usługę hotelową wraz z wyżywieniem. Wszystkie podane ilości są szacowane i służą wyborowi najkorzystniejszej oferty. Należy uwzględnić fakt, iż Zamawiający obecnie nie ma wiedzy o godzinie przyjazdu i wyjazdu delegacji niemieckiej. Informacje te Zamawiający przekaże w odniesieniu do 2 i 3 wizyty najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym pobytem delegacji. Odnośnie natomiast 1 wizyty Zamawiający załącza wzór harmonogramu pobytu. Jednocześnie w przypadku wylotu z Polski delegacji niemieckiej w godzinach porannych, Zamawiający wskazuje, aby delegacja została zakwaterowana w miejscowości wylotu. Zakup usług hotelowych na potrzeby pobytu w Gminie Biskupiec członków delegacji niemieckiej w związku z realizacją projektu Razem do celu. Wykonawca zapewni świadczenie usługi zakwaterowania wszystkich trzech delegacji w ośrodku, położonym na terenie Gminy Biskupiec lub w przypadku opisanym wyżej na terenie powiatu olsztyńskiego w wymiarze łącznym 19 dób hotelowych. Zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych i lub dwuosobowych z łazienką, tv, radio w terminach podanych przez Zamawiającego. Cała pojedyncza delegacja powinna zostać zakwaterowana w jednym ośrodku. Usługa powinna obejmować ponadto: wyżywienie śniadanie w ośrodku każdego dnia pobytuarazem 19 dni w trzech cyklach pierwszy 5 śniadań dni, następne po 7 śniadań dni ,zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Przez śniadanie Zamawiający rozumie posiłek składający się z trzech dań: zimnej przystawki, dania głównego i deseru jogurty, owoce wraz z napojami gorącymi i zimnymi z obsługą kelnerską lub bufet w postaci stołu szwedzkiego składający się z trzech dań: zimnej przystawki, dania głównego i deseru jogurty, owoce wraz z napojami gorącymi i zimnymi. organizację 2 uroczystych kolacji w ośrodku w trzech cyklach, tj. po 2 kolacje na każdy cykl delegację, łącznie 6 uroczystych kolacji, w dniach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Przez uroczystą kolację Zamawiający rozumie: kolację przy świecach wewnątrz ośrodka, z wyciszoną muzyką mechaniczną słyszalną w tle, z obsługą kelnerską lub daniami podanymi w podgrzewaczach, z udekorowanym stołem. Posiłek powinien składać się każdorazowo z trzech dań: zimnej przystawki m.in. sałatki co najmniej 3 rodzaje, pieczywo białe i ciemne, galarety, tatar, jajka faszerowane itp. , dania głównego m.in. mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi i deseru ciasta, owoce , owoce napoje gorące w termosach i zimne soki co najmniej 2 rodzaje w ilości 1 litr na osobę . Kolacja może być przygotowana z obsługą kelnerską lub w formie bufetu w postaci stołu szwedzkiego . organizację obiadów w ośrodku w liczbie 2 podczas pierwszego cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu łącznie 10 obiadów w dniach wskazanych przez Zamawiającego zgodnie z przedstawionym harmonogramem pobytu delegacji. Pod pojęciem obiad Zamawiający rozumie posiłek składający się każdorazowo z trzech dań zupa, danie główne m.in. mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi i deseru napoje gorące i zimne. Obiad może być przygotowany z obsługą kelnerską lub w formie bufetu w postaci stołu szwedzkiego . Przy realizacji usługi wyżywienia należy uwzględnić ew. catering dla wegetarian lub przygotowanie potraw z wyłączeniem niektórych składników z powodu np. choroby, uczulenia uczestnika delegacji. Informacja taka zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż 3 dni przed organizacją posiłku. Podane ilości posiłków są szacowane, należy uwzględnić fakt, iż Zamawiający nie ma wiedzy o godzinie przyjazdu i wyjazdu delegacji niemieckiej. Informacje te Zamawiający przekaże w odniesieniu do 2 i 3 wizyty najpóźniej na 3 tygodnie przed planowanym pobytem delegacji. Transport delegacji wg. potrzeb Zamawiającego. Transport do dyspozycji przez cały czas pobyt delegacji niemieckiej w Polsce. Wykonawcy na tydzień przed rozpoczęciem się wizyty delegacji zostanie przedstawiony szczegółowy harmonogram dziennego zapotrzebowania na transport. Do dyspozycji Zamawiający powinien mieć bus co najmniej 30 miejsc lub autobus co najmniej 30 miejsc . Autobus lub bus powinny być wraz z kierowcą.Transport obejmuje m.in. transport 10 osobowej delegacji z lotniska w Gdańsku Warszawie do miejsca wskazanego przez Zamawiającego Gmina Biskupiec i z powrotem, transport uczestników delegacji na spotkania grupy roboczej konferencję zgodnie z harmonogramem teren Gminy Biskupiec z miejsca zakwaterowania do miejsca organizowanej konferencji spotkania roboczego i z powrotem tj. z miejsca organizowanej konferencji spotkania roboczego do miejsca zakwaterowania transport uczestników delegacji na wycieczki zgodnie z harmonogramem teren Województwa Warmińsko Mazurskiego . Wykonawca jest zobowiązany dokonać we własnym zakresie płatności związanych z przejazdem w tym również opłaty parkingowe. Autokar musi posiadać sprawną klimatyzację i toaletę. Bus musi posiadać sprawną klimatyzację. Szacowana ilość 1 000 km 1 delegacja Organizacja czasu wolnego. Wszelkie koszty pokrywa Wykonawca w tym m.in. bilety wstępu do zwiedzanych obiektów ujętych w programie, posiłek, opiekę przewodnika itp. Program dwóch całodniowych atrakcji wycieczka połączonych ze zwiedzaniem powinien być przedstawiony i uzgodniony z Zamawiającym na 3 dni przed planowanym przyjazdem delegacji niemieckiej. Atrakcja powinna być zorganizowana na terenie województwa Warmińsko Mazurskiego. Delegacji należy zapewnić opiekę przewodnika i przynajmniej jeden ciepły posiłek podczas każdej całodniowej atrakcji tj. obiad na trasie przejazdu. Wykonawca powinien zapewnić dla 10 osób tzw. suchy prowiant składający się co najmniej z kanapki, jabłka, słodkiego wafelka i 0,5 l wody niegazowanej. Catering i obiad podczas spotkań grupy roboczej. Catering Zamawiający zleca wykonanie cateringu w formie szwedzkiego stołu, wraz z zastawą stołową, przywozem do wskazanego przez Zamawiającego miejsca teren Gminy Biskupiec. W całym okresie trwania umowy planuje się łącznie 8 spotkań grupy roboczej 2 podczas I cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu czyli 8 usług cateringu.Na każde jedno spotkanie grupy roboczej Zamawiający zleca by catering zawierał napoje niegazowane, soki dwa rodzaje w ilości min. 0,5 litra na osobę, napoje gazowane wystawione wfabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. woda gazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. woda niegazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 10 szt. zaparzona w termosach kawa rozpuszczalna w ilości nie mniejszej niż 0,5 litra na osobę, herbata serwowana w torebkach zaparzana wrzątkiem z termosów w ilości nie mniejszej niż 0,5 litra na osobę, dodatki mleko śmietanka do kawy w płynie, cukier, cytryna, ciasto 2 rodzaje po 1 blasze o wymiarach 30 na 40 cm Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną zastawę szklaną porcelanową ceramiczną, serwetki papierowe, obrusy, sztućce metaloweitp. Usługa cateringu przewidziana jest zgodnie z harmonogramem. Usługa cateringu powinna być gotowa najpóźniej na 15 minut przed planowanym spotkaniem grupy roboczej, a jej uprzątnięcie do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia zamówienia , nie powinno trwać dłużej niż 1 godzina po skończonym spotkaniu. Przez gotowa rozumie się przygotowanie i zapewnienie nakrycia stołów, ustawienie na stołach, przygotowanie napojów, wyłożenie ciasta itp. Zamawiający nie przewiduje konieczności obecności obsługi kelnerskiej w czasie trwania spotkania grupy roboczej. Zamawiający wymaga by podanie przedmiotu zamówienia było zgodne z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia zbiorowego, w sposób estetyczny, Obiad Obiad powinien być zorganizowany w lokalnych barach restauracjach w formie szwedzkiego stołu. Powinien składać się z pierwsze danie zupa 2 rodzaje, 2 danie główne co najmniej mięsa dwa rodzaje, ryba, frytki, ziemniaki opiekane, produkty mączne np. pierogi, 3 danie deser lodowy, ciasto 2 rodzaje Przy realizacji usługi obiadowej należy uwzględnić ew.obiad dla wegetarian. Przewiduje się realizację łącznie,w okresie związania umową, 8 obiadów dla grupy roboczej 2 podczas pierwszego cyklu, 3 podczas 2 i 3 cyklu . Ubezpieczenie delegacji niemieckiej. Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków 10 uczestników delegacji niemieckiej, obejmujące co najmniej śmierć ubezpieczonego, trwały uszczerbek na zdrowiu ubezpieczonego, złamanie kości ubezpieczonego, koszty leczenia szpitalnego, w czasie udziału w konferencjach, spotkaniach grup roboczych i innych formach przewidzianych w harmonogramie pobytu, a także powinno obejmować drogę z Niemiec do Polski i z powrotem wraz z transportem na terenie Polski. W odniesieniu do 2 i 3 wizyty delegacji niemieckiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o dokładnych terminach pobytu delegacji jednak nie później niż na 3 dni przed planowanym pobytem delegacji w Polsce. Liczba osób w trakcie trwania ubezpieczenia może ulec zmianie. Wymagana wysokość ubezpieczenia 1 osoby min. 15 000,00 zł. Catering podczas konferencji. Zamawiający przewiduje jednorazowy udział w konferencji ok. 40 osób. Zamawiający zleca wykonanie cateringu w formie szwedzkiego stołu, wraz z zastawą, przywozem do wskazanego przez Zamawiającego miejsca Urząd Miejski w Biskupcu. W całym okresie trwania umowy planuje się łącznie 3 konferencje, po 1 konferencji podczas każdego cyklu. Na każdą jedną konferencję Zamawiający zleca by catering zawierał napoje niegazowane, soki dwa rodzaje w ilości min. 10 l. napoje gazowane wystawione w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. woda gazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. woda niegazowana wystawiona w fabrycznie nowych opakowaniach plastikowych szklanych nie większych niż 500 ml w ilości min. 15 szt. zaparzona w termosach kawa rozpuszczalna w ilości nie mniejszej niż 0,5 l na osobę herbata serwowana w torebkach zaparzana wrzątkiem z termosów w ilości nie mniejszej niż 0,5 l na osobę, dodatki mleko śmietanka do kawy w płynie, cukier, cytryna, ciasto 3 rodzaje w ilości po 1 blasze o wymiarach 30 na 40 cm każde ciastka co najmniej 3 rodzaje w tym przynajmniej jeden rodzaj czekoladowych w ilości 1,5 kg cukierki co najmniej 3 rodzaje w tym przynajmniej jeden rodzaj czekoladowych w ilości 1,5 kg owoce gotowe od razu do spożycia, podzielne 3 rodzaje do wyboru winogrona, banany, mandarynki, morele, truskawki, czereśnie, wiśnie, śliwki w ilościach po 1 kg każde Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną zastawę szklaną porcelanową ceramiczną, serwetki papierowe, obrusy, sztućce metalowe itp. Usługa cateringu przewidziana jest zgodnie z załączonym harmonogramem tj. 1 razw cyklu czyli w okresie związania umową usługi cateringu. Usługa cateringu powinna być gotowa najpóźniej na 15 minut przed planowanym spotkaniem grupy roboczej, a jej uprzątnięcie do stanu sprzed rozpoczęcia świadczenia zamówienia , nie powinno trwać dłużej niż 1 godzina po skończonym spotkaniu. Przez gotowa rozumie się przygotowanie i zapewnienie nakrycia stołów, ustawienie na stołach, przygotowanie napojów, wyłożenie ciasta itp. Zamawiający nie przewiduje konieczności obecności obsługi w czasie trwania konferencji. Zamawiający wymaga by podanie przedmiotu zamówienia było zgodne z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia zbiorowego, w sposób estetyczny, Wszelkie ilości podane w zamówieniu są wartościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie Zamawiający nie zamierza zawrzeć umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie należy przyjąć że Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń oraz że Zamawiający podał taki opis ze wskazaniem na typ i dopuszcza składanie ofert równoważnych o parametrach techniczno eksploatacyjno użytkowych nie gorszych niż te, podane w opisie przedmiotu Zamówienia art. 29 ust. 3 ustawy pzp . WZÓR PROGRAM I POBYTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ W POLSCE Może uleć niewielkim modyfikacjom w zależności od potrzeb delegacji DZIEŃ PIERWSZY 22.08.2013 TRANSPORT DELEGACJI Z LOTNISKA WARSZAWA GDAŃSK 9 30 OBIAD NA TRASIE PRZEJAZDU OBIAD W MIEJSCU ZAKWATEROWANIA 13 00 14 00 PRZYJAZD DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA TRANSPORT NA MIEJSCE KONFERENCJI KONFERENCJA TEREN MIASTA BISKUPIEC 16 00 19 00 PRZEJAZD DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA 19 00 19 30 UROCZYSTA KOLACJA 20 00 DZIEŃ DRUGI 23.08.2013 ŚNIADANIE GODZ. 8 00 9 00 TRANSPORT DO MIEJSCA SPOTKANIA GRUPY ROBOCZEJ9 15 9 45 SPOTKANIE GRUPY ROBOCZEJ catering 10 00 14 00 OBIAD GRUPY ROBOCZEJ 14 00 15 30 LOKALNE ATRAKCJE 16 00 18 00 POWRÓT DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA 18 30 19 00 UROCZYSTA KOLACJA 20 00 DZIEŃ TRZECI 24.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 WYCIECZKA AUTOKAROWA obiad w trasie 10 00 POWRÓT DO MIEJSCA ZAKWATEROWANIA KOLACJA DELEGACJI W MIEJSU ZAKWATEROWANIA 20 00 DZIEŃ CZWARTY 25.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 WYCIECZKA AUTOKAROWA 9 00 OBIAD W MIEJSCU ZAKWATEROWANIA 16 00 CZAS WOLNY DELEGACJI 17 00 KOLACJA DELEGACJI 20 00 DZIEŃ PIĄTY 26.08.2013 ŚNIADANIE 8 00 9 00 SPOTKANIE GRUPY ROBOCZEJ 10 00 12 00 OBIAD GRUPY ROBOCZEJ 13 00 WYJAZD DO MIEJSCA WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ 14 00 KOLACJA W MIEJSCU WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ NOCLEG W MIEJSCU WYLOTU DELEGACJI NIEMIECKIEJ DZIEŃ SZÓSTY 27.08.2013 ŚNIADANIE7 00 8 00 WYJAZD NA LOTNISKO 8 30 WYLOT 10 55