54/KSOW/PN-U/2015 Zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania PROW na lata 2014 – 2020 odbywającej się w terminie 27–28 maja 2015 r. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług towarzyszących konferencji dotyczącej wdrażania prow na lata 2014–2020 odbywającej się w terminie 27 – 28 maja 2015 r. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni 1) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura, 2) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, 3) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. wykonawca zapewni co najmniej 1. nabór uczestników. wykonawca zapewni nabór uczestników projektu minimalnie 120 osób a maksymalnie 130 osób spośród przedstawicieli młodych rolników, przedstawicieli grup producenckich, przedstawicieli instytucji rolniczych i około rolniczych. 2. salę konferencyjną w dniach 27 i 28 maja 2015 r. 1) sala w miejscu zakwaterowania uczestników konferencji wyposażona minimalnie w a) krzesła w ustawieniu konferencyjnym dla minimalnie 120, a maksymalnie 130 osób, b) mównicę, c) mikrofony bezprzewodowe 2 szt., d) zestaw multimedialny rzutnik, ekran, dwa laptopy z dostępem do internetu; 2) umożliwiającą zorganizowanie poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; 3) z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla minimalnie 120, a maksymalnie 130 osób; 4) wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl; wykonawca zapewni salę w godzinach od 7 00 do 19 00 w każdym dniu konferencji. 3. obsługę organizacyjno – techniczną tj. — obsługę sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, — obsługę rejestracji uczestników w dniu konferencji, 4. zakwaterowanie w jednym obiekcie dla wszystkich uczestników konferencji. wykonawca zapewni zakwaterowanie w krakowie lub w odległości nie większej niż 50 km od granic administracyjnych miasta krakowa. zakwaterowanie uczestników konferencji w jednym obiekcie hotelu min. 3 gwiazdowym, w terminie 27 28 maja 2015 r (1 nocleg), w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych lub trzyosobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju. liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z zakwaterowania. 5. wyżywienie. wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników konferencji w dniach 27 – 28 maja 2015 r, składające się minimalnie z a) około godziny 8 00 śniadanie – 28 maja 2015 r. – bufet szwedzki – menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składające się co najmniej z — napojów gorących w tym kawy (rozpuszczalnej, parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (cytryny, mleka oraz cukru), — 2 rodzajów soków naturalnych, — gorących przekąsek (parówek, jajecznicy, smażonego bekonu, żurku z białą kiełbasą), — zimnych przystawek (wyboru wędlin minimalnie 3 rodzajów, wyboru serów i twarogów minimalnie 3 rodzajów, dżemu oraz miodu), — pieczywa białego i razowego, — warzyw świeżych (pomidorów oraz ogórków), — masła; b) około godziny 13 30 trzydaniowy obiad, menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z — w dniu 27 maja 2015 r. — zupa krem z borowików, — rosół z makaronem, — karkówka z pieczonymi ziemniakami, — placek po zbójnicku, — tarta ze szpinakiem, brokułami i serem, — zestaw surówek z białej kapusty, z czerwonej kapusty, — zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków); — w dniu 28 maja 2015 r. — krem z brokułów z grzankami, — krem z pomidorów, — filet z kurczaka, — ziemniaki z wody, — frytki, — schab ze śliwkami z grillowanymi warzywami, — bakłażan faszerowany z serem mozarella, — zestaw surówek z białej kapusty, z czerwonej kapusty, — zimne napoje (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzaje soków); c) około godziny 19 00, w dniu 27 maja 2015 r uroczystej zasiadanej kolacji, menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składającej się co najmniej z — strogonowa, — polędwiczek wieprzowych w sosie z pieczonymi ziemniaczkami, — devolay z piersi kurczaka, — panierowanych cukinii w sosie czosnkowym, — sałatek warzywnych (tradycyjna, pomidory z mozarellą), — śledzie (w oleju i po kaszubsku), — deski serów tradycyjnych min. 3 rodzaje, — półmiska wędlin tradycyjnych min. 4 rodzajów, — pikli (grzybów marynowanych, ogórków kwaszonych), — smalcu tradycyjnego, — pieczywa białego i razowego, — zimnych napojów (z wody gazowanej i niegazowanej, co najmniej 2 rodzajów soków), — gorących napojów w tym kawy (rozpuszczalnej i parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) oraz dodatków (mleka, cukru i cytryny); d) całodziennych (dwukrotnie uzupełnianych) dwóch serwisów kawowych w każdym dniu konferencji menu do wyboru dla wszystkich uczestników konferencji, składających się co najmniej z — dwóch rodzajów ciast, — dwóch rodzajów ciastek, — napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana, co najmniej 2 rodzajów soków), — napojów gorących w tym kawy (rozpuszczalnej oraz parzonej), herbaty (czarnej, zielonej oraz owocowej) i dodatków (cytryny, mleka oraz cukier); e) suchego prowiantu na drogę (w dniu 28 maja 2015 r.) dla wszystkich uczestników konferencji składającego się co najmniej z — 2 kanapek (z wędliną i wegetariańskie) z pieczywa jasnego i ciemnego, — 1 owocu krajowego, — małej wody gazowanej i niegazowanej. liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z wyżywienia. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do siwz. ii.1.6)