Zabezpieczenie logistyczne organizacji międzynarodowej konferencji naukowej Optics of Liquid Crystals 2015

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa zabezpieczenia logistycznego organizacji międzynarodowej konferencji naukowej Optics of Liquid Crystals 2015. Przedmiotem zabezpieczenia logistycznego konferencji przez Wykonawcę są niżej wymienione przedsięwzięcia: 1) zakwaterowanie, 2) wyżywienie (usługi gastronomiczne): a) śniadania, obiady i kolacje, b) serwisy kawowe zgodnie z programem, c) grill, Get together party i bankiet konferencyjny (uroczysta kolacja). 3) wynajem: a) sal konferencyjnej i posterowej z niezbędnym wyposażeniem audiowizualnym i 40 tablicami 1 x 1 m do prezentacji posterów, b) pomieszczenia na Sekretariat Komitetu Organizacyjnego, c) innych uzgodnionych sal na potrzeby Komitetu Naukowego d) udostępnienie parkingu dla samochodów osobowych i autobusów. Przewidywana, szacunkowa liczba uczestników konferencji wynosi 140, dla tych uczestników zamawiający potrzebuje 120 pokoi. Wymagana liczbę pokoi Wykonawca zabezpieczy w swoim obiekcie, lub w pobliskich (nie dalej jak 10 min pieszo) hotelach o analogicznym standardzie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby uczestników konferencji w granicach + - 10%. Wynikające z tej sytuacji rozliczenia finansowe pomiędzy stronami będą dotyczyły rzeczywistej ilości uczestników i nie spowodują zmian cen jednostkowych. Zamawiający, zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej miejsc wskazanych w ofertach, określonych przez Wykonawców jako obiekt realizacji zamówienia. Wykonawcy są zobowiązani udostępnić w ciągu 10 (dziesięciu) dni roboczych od daty otwarcia ofert, właściwą infrastrukturę i umożliwić zarejestrowanie jej stanu w postaci nagrań audio i wideo W przypadku, gdy jakaś z pozycji została już wliczona w cenę lub jest oferowana przez Państwa nieodpłatnie, prosimy o nie pozostawianie niewypełnionych cen lub pozycji zerowych, tylko wpisanie dla tej pozycji określenia gratis Szczegółowe wymagania opisano w załącznikach Nr 3 i 6 do SIWZ.