Przetarg nieograniczony na usługę hotelarsko - gastronomiczno - konferencyjną w ramach seminarium szkoleniowego (sprawa nr 50/ZP/WKiSz/13)

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi hotelarskiej, gastronomicznej oraz konferencyjnej dla uczestników seminarium szkoleniowego . Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu na Rzecz Uchodźców, nr projektu 1/12/EFU - Infrastruktura i procedury azylowe - zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ. Termin i miejsce spotkania - termin spotkania: 09 - 11 października 2013 r.; - miejsce spotkania: hotel lub ośrodek szkoleniowy umiejscowiony w województwie podlaskim; odległość od siedziby Zamawiającego (Białystok, ul. Bema 100) do siedziby wykonawcy, w której odbywać się będzie seminarium - do 50 km; odległość liczona będzie wg wyszukiwarki internetowej Google Maps (z opcją unikaj płatnych tras i autostrad); Liczba uczestników - obsługa hotelarska, gastronomiczna i konferencyjna dla maksymalnie 60 osób; - Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia (do 50%) liczby uczestników szkolenia korzystających z poszczególnych usług. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu. Ostateczna liczba uczestników szkolenia zostanie podana na 2 dni przed rozpoczęciem szkolenia z zaznaczeniem ilości osób korzystających z noclegu ze śniadaniem, wyżywienia oraz datą przyjazdu. Realizacja zamówienia 1. Zakres usługi organizacji seminarium szkoleniowego: a) usługi noclegowe - doba hotelowa - od godz. 14.00 do godz. 14.00 dnia następnego. Wykonawca w ramach obsługi jest zobowiązany zapewnić 2 noclegi dla 60 uczestników seminarium szkoleniowego zgodnie z niżej opisanymi wymogami: - pokoje jedno, dwu, trzyosobowe z węzłem sanitarnym w pokoju o standardzie trzygwiazdkowym; podział orientacyjny: -6 pokojów jednoosobowych; -15 pokojów dwuosobowych; -8 pokojów trzyosobowych; - osobne pokoje dla kobiet i mężczyzn. Rozliczenie noclegów na podstawie rzeczywistej liczby uczestników. Przyjazd uczestników w dniu 9.10.2013 r. od godz. 14.00, Odjazd uczestników w dniu 11.10.2013 r. do godz. 14.00. b) usługi gastronomiczne Wyżywienie (z uwzględnieniem dań kuchni wegetariańskiej) uczestników warsztatów: - w dniu przyjazdu: kolacja dla obecnych uczestników, - I dzień: śniadanie - w cenie hotelu zgodnie ze standardem hotelowym, obiad - w formie szwedzkiego stołu. - kolacja uroczysta, w formie bankietu - zgodnie ze standardem hotelowym. Menu musi zawierać co najmniej: 3 dania główne na gorąco, sałatki z dodatkami (co najmniej 4 rodzaje), co najmniej 4 przystawki na zimno, przystawki gorące, sery, wędliny, dodatki skrobiowe (co najmniej 3 rodzaje do wyboru, np. ziemniaki, ryż, kluski itp.), desery np. ciasto, sałatka owocowa, mus. Napoje zimne - woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe, napoje gazowane i niegazowane, napoje gorące - kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna do herbaty, cukier, serwetki. - II dzień: śniadanie - w cenie hotelu zgodnie ze standardem hotelowym, obiad - w formie szwedzkiego stołu. Ustalenia dotyczące szczegółowego menu będą przeprowadzane przed realizacją usługi. c) udostępnienie sali szkoleniowej Przewiduje się wykorzystanie sali szkoleniowej w okresie trwania seminarium szkoleniowego, tj. w dniach 10-11.10.2013 r. Sala szkoleniowa będzie udostępniona: w dniu 10.10.2013 r. - w godz. 9.00 - 17.00 w dniu 11.10.2013 r. - w godz. 9.00 - 13.00. Wymagania dotyczące wyposażenia sali szkoleniowej oraz warunków jej organizacji: Sala szkoleniowa musi mieć dostęp do światła dziennego (posiadać okna) oraz możliwość zaciemnienia. Powinna zostać wyposażona w: stół konferencyjny, ułożenie stołów dla uczestników szkolenia w taki sposób, aby zapewnić śledzenie przez nich prezentacji np. podkowę (literę U), krzesła dla uczestników, oświetlenie i nagłośnienie, mikrofon, rzutnik multimedialny zdolny do współpracy z laptopem, laptop, ekran, przedłużacz, stolik na sprzęt audio-video. Serwis kawowy podczas trwania konferencji - w każdym dniu szkolenia - dostępny w sali szkoleniowej lub sali obok. Serwis kawowy powinien obejmować co najmniej: kawę, herbatę, mleko, cytrynę do herbaty, cukier, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, ciasta (drożdżowe, kruche, francuskie, biszkoptowe) - w ilości odpowiadającej liczbie uczestników szkolenia. 2. Obsługa - zapewnienie personelu do obsługi technicznej spotkań. - wyznaczenie osoby do kontaktów roboczych - możliwość porozumiewania się drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu. 3. Inne obiekt zamknięty wyłącznie dla uczestników seminarium szkoleniowego ; bezpłatny parking dla uczestników konferencji na terenie obiektu wykonawcy.