Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Zarządu Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie

Opis przedmiotu przetargu: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Zarządu Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów do zamawiającego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). 2) Wykaz przesyłek stanowi formularz cenowy (załącznik nr 1A do niniejszej siwz). Ilość przesyłek w ramach świadczonych usług jest szacunkowa i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. 3) Zamawiający dopuszcza możliwość nadania przesyłek nieujętych w formularzu cenowym (stanowiącym załącznik nr 1A do niniejszej siwz). W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące na dzień, w którym upływa wyznaczony przez Zamawiającego termin składania ofert. 4) Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i na świecie. 5) Wykonawca zobowiązany jest do odbioru na własny koszt raz dziennie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania z Zarządu Dróg i Transportu Miejskiego, Biura Obsługi Interesantów - BOI parter, zlokalizowanego w Szczecinie przy ul. S. Klonowica 5 od poniedziałku do piątku w godzinach 13:00 - 15:00. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 6) Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 7) Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 8) Zamawiający nie dopuszcza wydzielania korespondencji na miejscową (województwo) i zamiejscową (kraj). 9) Zamawiający dopuszcza oznakowanie przesyłek wyróżniających poszczególne usługi zgodnie z Regulaminem Wykonawcy w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym. 10) Zamawiający nie dopuszcza możliwości, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający, zaś oświadczenia nadawcy na kopercie będą wskazywały na to, że zamawiający nie jest nadawcą przedmiotowej korespondencji. 11) Zamawiający ze względu na bezpieczeństwo swoich przesyłek wymaga od Wykonawcy przestrzegania prawa pocztowego dot. tajemnicy pocztowej oraz zapewnienia warunków technicznych i organizacyjnych świadczenia usług pocztowych niezbędnych dla zachowania bezpieczeństwa obrotu pocztowego. 12) Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek. 13) Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenia nadania danej partii przesyłki, b) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenia nadania danej partii przesyłki. 14) Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 15) Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiać uszkodzenie zawartości paczki w czasie przemieszczania. 16) Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 17) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki (potwierdzenie odbioru winno zawierać datę odbioru i czytelny podpis odbiorcy). 18) Zamawiający informuje, że część przesyłek będzie nadawana jako przesyłki rejestrowane w trybach wynikających z przepisów szczególnych, w tym m.in.: a) Art. 57 § 5 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, b) Art. 165 § 2 ustawy Kodeks postępowania cywilnego. Zgodnie z wiedzą jaką dysponuje w chwili obecnej Zamawiający, przez cały okres realizacji zamówienia może zostać nadanych ok. 5300 tego rodzaju przesyłek. Jest to ilość szacunkowa, która może się zmniejszyć bądź zwiększyć według zapotrzebowań Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza wyłączenia tych przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania. O konieczności nadania danej przesyłki w placówce operatora wyznaczonego Zamawiający poinformuje Wykonawcę każdorazowo w ramach odbioru przesyłek w celu ich nadania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nadania przesyłek u operatora pocztowego wyznaczonego w razie konieczności tj. po godzinie 15:00 (przez pracownika Zamawiającego). 19) Zamawiający dysponuje własną frankownicą: a) Stystem ascom Haller F 104 S 120, b) rok produkcji 1994, c) głowica frankująca F 104, d) napęd S 120, e) zakres pracy: format listów: max. 250 x 353 mm (B4), grubość listów do 6,5 mm, format etykiet: min. 45x100 mm, f) wymiary: napęd głowica frankująca z zaklejarką: 365x375x178 mm, bez zaklejarki: 248x375x178 mm, g) ciężar: głowica frankująca: 3,9 kg, napęd: 4,0 kg, zaklejarka: 0,3 kg, razem ciężar: 8,2 kg, h) wydajność do 3600 listów na godzinę, i) barwienie matryc: rolka: jedna rolka = ok. 10 000 stempli, zużytą rolkę wymienić, j) zasilanie: odpowiednio do tabliczki informacyjnej, k) możliwość podłączenia: zaklejarka listów, l) bez podajnika na listy. Istnieje możliwość alternatywnego świadczenia usług pocztowych będących przedmiotem zamówienia bez konieczności użycia maszyny do frankowania w ogóle. Zamawiający przewiduje 14 dniowy termin na uruchomienie frankownicy. Zamawiający będzie pokrywał koszty używania maszyny do frankowania, na które składają się, w szczególności czynności serwisowe natomiast koszty przeprogramowania maszyny do frankowania pokrywa Wykonawca. Zamawiający preferuje jednak korzystanie z maszyny do frankowania. 20) Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych. 21) W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu, wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. 22) Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy. 23) Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, tj. przekazania przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku, rejestrowanych - według kolejności wpisów w pocztowej książce nadawczej, lub zestawieniu ilościowym. 24) Wykonawca zobowiązany jest dostarczać pocztę do siedziby Zamawiającego (miejsce Szczecin, ulica S. Klonowica 5, 71-241 Szczecin, Biuro Obsługi Interesanta - BOI, parter), w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 10:00 - 12:00. 25) Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dnia od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak, niż 12 miesięcy od dnia jej nadania. Termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 26) Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2 000 g (Gabaryt A i B): a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone - przesyłki rejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczane za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, g) z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę, gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, szerokości 230 mm, długość 325 mm. gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 27) Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B): a) ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) o przyspieszonym trybie doręczenia - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną zawartością, d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane ekonomiczne i o przyspieszonym trybie doręczenia za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, gabaryt A to przesyłka o wymiarach; minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, gabaryt B to przesyłka o wymiarach: minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub długość 500 mm lub szerokość 300 mm, maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.