Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów - dla Zakładu Karnego Nr 1 w Łodzi

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów o wadze do 350 g i powyżej 350 g /przesyłki listowe i paczki pocztowe/, który będzie realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe /Dz. U.z 2012r. poz. 1159 z pożn. zm./.2. Usługi pocztowe będą świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności zgodnie z: a/ Ustawą z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 roku, poz. 1529 z późn. zm.) b/ Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych /Dz. U. z 2004 roku , Nr 5, poz. 34 z późn. zm./ c/ międzynarodowych przepisów pocztowych w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym; d/ innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie ustawy Prawo pocztowej oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Nadawca zleca, a Operator przyjmuje do wykonania realizacje usług pocztowych na przesyłki o masie wagowej do 350g oraz powyżej 350g, polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu: a/ w obrocie krajowym - przesyłek listowych rejestrowanych i nierejestrowanych ekonomicznych i priorytetowych oraz paczek pocztowych, przesyłek pocztowych przyjmowanych na warunkach szczególnych priorytetowych i ekonomicznych. b/ w obrocie zagranicznym - przesyłek listowych nierejestrowanych i rejestrowanych ekonomicznych i priorytetowych oraz paczek pocztowych, c/ usług dodatkowych dotyczących obrotu krajowego i zagranicznego w zakresie: potwierdzenia odbioru, traktowania przesyłki jako przesyłki z zadeklarowana zawartością i zwrotu niedostarczonych przesyłek do nadawcy. 4. Nadawca zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek nierejestrowanych i rejestrowanych. 5. Nadawca zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a/ dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Operatora w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Nadawcy potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b/ dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Operatora w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Nadawcy potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 6. Nadawca umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz znak opłaty. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Operatora pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej.7. Miejscem dostawy i odbioru przesyłek wyznacza się siedzibę Nadawcy: Zakład Karny Nr 1 w Łodzi, ul. Beskidzka 54, 91 - 612 Łódź /sekretariat/. 8. Dostawa i odbiór przesyłek będzie się odbywać 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni świątecznych i ustawowo wolnych od pracy w godzinach od 09:00 do 11:00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Operatora po okazaniu stosownego upoważnienia. 9. Przesyłki muszą być nadane przez Operatora w dniu ich odbioru od Nadawcy.10. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Nadawcy, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz w sposób uniemożliwiający uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 11. Nadawca dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek /nieprawidłowe opakowanie, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty/ i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru. 12. Nadawca odbiera od Operatora przesyłki uporządkowane i przekazane przez Operatora na podstawie spisu bądź rejestru. 13. Operator zapewni doręczenie przesyłek nadanych przez Nadawcę na całym terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza jej granicami. 14. Czas doręczenia przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych powinien być zgodny z normami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych /Dz.U. z 2004, Nr 5, poz. 34 z późn. zm./ 15. Operator zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania /potwierdzenia odbioru/ stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego /Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm./. 16. Operator będzie doręczał do siedziby Nadawcy pokwitowane przez adresata /zwrotne potwierdzenie odbioru//ZPO/, nie później jednak niż 7 dni roboczych od dnia doręczenia. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Operatora pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki /awizo/ ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Nadawcy wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 17. Odpowiedzialność operatora pocztowego oraz postępowanie reklamacyjne odbywać się będzie zgodnie i na zasadach określonych w Ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe /Dz.U. z 2012 roku, poz. 1529 z późn. zm./. Do odpowiedzialności operatorów pocztowych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. -Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy Prawo pocztowe nie stanowią inaczej. 18. Nadawca ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Operatora, jeżeli Operator nie odbierze od Nadawcy przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 19. Nadawca nie dopuszcza nadania przez inny podmiot przesyłek i w imieniu Operatora, w wyniku czego na dowodzie nadania będzie figurował inny podmiot niż Operator. 20. Korespondencja skierowana na adres Nadawcy do osadzonych, którzy w chwili doręczenia korespondencji nie są na stanie ewidencyjnym jednostki, zostanie zwrócona Operatorowi.21. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Operator zapłaci Nadawcy należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe /Dz.U. z 2012 roku, poz. 1529 z późn. zm./. 22. Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Nadawca będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Operatorem. 23. Cena podana przez Operatora nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z poniższymi wyjątkami: a/ w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b/ w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, c/ ceny określone przez Operatora w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Operatora będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Operator ma obowiązek wówczas stosować względem Nadawcy obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu,24. Miesięczna stawka za świadczenie usługi odbioru przesyłek, w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie tylko wyłącznie w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług /VAT/. 25. W przypadku zaistnienia sytuacji o których mowa w pkt 22 i 23 Operator powiadomi Nadawcę w formie pisemnej. Zmiany cen o których mowa w pkt 22 i 23 wymagają pisemnej zgody Nadawcy. 26. Nadawca na własny koszt pozyska pocztową książkę nadawczą oraz pieczęcie w automacie do oznakowania przesyłek listowych. 27. Nadawca za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. 28. Rzeczywiste wynagrodzenie Operatora będzie obliczane jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Należność wynikającą z faktury, Nadawca ureguluje przelewem na rachunek bankowy Operatora, wskazany na fakturze w terminie 21 dni od dnia wystawienia faktury. Operator zobowiązany jest do wystawiania faktury zbiorczej za wykonane usługi na rzecz Nadawcy z jednoczesnym dokładnym wyszczególnieniem rodzaju usług w specyfikacji. 29. W tabeli poniżej zostały wyszczególnione rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Operatorowi oraz orientacyjne ilości danej korespondencji w skali roku. Nadawca przyjął ilość przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Nadawca nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Nadawcy na co Operator wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w tabeli poniżej musi być dostępna dla Nadawcy. Oznacza to, iż wielkości te nie stanowią ostatecznego rozmiaru zamówienia, w wyniku czego nie mogą stanowić podstaw do zgłaszania roszczeń z tytułu niezrealizowanych dostaw albo podstawy do odmowy realizacji dostaw.Lp.Nazwa usługi Ilość 1.Polecone EK krajowe A listy do 350 g, 6548 potw. Odbioru, 1184 2.Polecenie EK krajowe B do 350 g, 176 ponad 350g do 500 g, 188 ponad 500g do 1000g, 84 Ponad 1000 g do 2000 g, 184 3.Zwykłe EK zagraniczne