Organizacja techniczna imprezy plenerowej w ramach realizacji projektu Jesteśmy razem - młodzi w Europie współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WL na lata 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja techniczna imprezy plenerowej w ramach realizacji projektu Jesteśmy razem - młodzi w Europie współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WL na lata 2007-2013. Zakres zamówienia obejmuje Organizację imprezy plenerowej pod nazwą Pozytywna kultura młodych europejczyków - festiwal. w terminie 24 - 25 lipca 2010 roku na terenie Parku Miejskiego przy ul. Armii Krajowej, 22-100 Chełm w ramach projektu Jesteśmy razem - młodzi w Europie współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WL na lata 2007 - 2013, w tym 1) Organizacja imprezy plenerowej pod nazwą Pozytywna kultura młodych europejczyków - festiwal w dniach 24 - 25 lipca 2010 roku na terenie Parku Miejskiego przy ul. Armii Krajowej, 22-100 Chełm pod względem formalno - prawnym zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 21 kwietnia 2009 roku, Nr 62, poz. 504). a) Terminowe pozyskanie niezbędnych opinii służb miejskich Miasta Chełm, b) Zezwolenia Prezydenta Miasta Chełm na przeprowadzenie imprezy masowej, c) Ubezpieczenie imprezy masowej. 2) Zabezpieczenie imprezy pod nazwą Pozytywna kultura młodych europejczyków - festiwal w dniach 24 - 25 lipca 2010 roku na terenie Parku Miejskiego przy ul. Armii Krajowej w Chełmie zgodnie z Ustawy z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 21 kwietnia 2009 roku, Nr 62, poz. 504). a) Zabezpieczenie imprezy pod względem bezpieczeństwa osób i mienia, b) Zabezpieczenie medyczne zgodne z zaleceniami Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego w Chełmie, c) Zabezpieczenie imprezy pod względem higieniczno - sanitarnym zgodnym z zaleceniami Państwowego Inspektora Sanitarnego w Chełmie, d) Zabezpieczenie przeciw pożarowe zgodne z zaleceniami Państwowej Straży Pożarnej w Chełmie. 3) Organizacja koncertów plenerowych zgodnie z poniższym minimalnym planem czasowym. - Scena Główna: 24 lipiec 2010 roku - Czas trwania koncertów minimum 6 godzin, maksymalnie do 22.00. 25 lipiec 2010 roku - Czas trwania koncertów minimum 6 godzin, maksymalnie do 22.00. 3) Zapewnienie organizacji koncertu wykonawcy zagranicznego oraz organizacji koncertów wykonawców polskich , zgodnie z poniższym wykazem ilościowym artystów. Scena Głowna: - 24 lipiec 2010 roku - Minimum 1 zespół zagraniczny, minimum 3 wykonawców polskich oraz minimum 3 wykonawców lokalnych lub mało znanych. - 25 lipiec 2010 roku - Minimum 5 polskich wykonawców. Zamawiający poprzez wykonawców rozumie artystów solowych lub zespoły. 4) Zapewnienie koncertów niezbędnej ilości artystów (wykonawca zagraniczny oraz wykonawcy polscy) w ilości zgodnej z zapisami pkt. V. Lista wykonawców wskazanych przez Zamawiającego na dzień 24 lipca 2010 roku, 1.1 Wykonawcy polscy: - 2cztery7 - Afront - Dj Daniel Drumz - Eldo - Fisz - Flexxip - HiFi Banda - Lilu - Łona - O.S.T.R - Sofa - Ten Typ Mes - WWO - Zipera 1.2 Wykonawcy zagraniczni: - Damian Marley - Gentelman - Looptroop Rockers - Rastasize - Supersci Zamawiający przewiduje również występy wykonawców lokalnych lub mało znanych. Lista wykonawców lokalnych lub mało znanych wskazanych przez Zamawiającego na dzień 24 lipca 2010 roku, 1.3. Wykonawcy polscy lokalny lub mało znani: - 24naDobe - Ad.M.a - Chonabibe Soundsystem - Chłopaki Z Szarego Tłumu - Gori - Ryba - Sensithief - Smooth Poet - Wizu - Zarys Zdarzeń 1.4. Lista wykonawców wskazanych przez Zamawiającego na dzień 25 lipca 2010 roku, 1.5. Artyści polscy: - 3oda Kru - Abradab - Al-fatnujah - Bob One - Dreadsquad - El Sun Band - Fandango Gang - Geto blasta - GrubSon - Jamal - Junior Stress - Marika Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu umów wstępnych lub innych dokumentów potwierdzających występy wykonawców podczas festiwalu w terminie 3 dni od daty podpisania umowy w celu akceptacji. Lista wykonawców została podana w pkt. V. 6) Zapewnienie transportu lotniczego i lądowego dla wykonawcy zagranicznego. Zapewnienie zakwaterowania dla zespołu zagranicznego oraz wykonawców polskich. 7) Zapewnienie techniki scenicznej (Główna Scena) wraz z obsługą techniczną podczas trwania festiwalu. 1. Podest: 1.1 Profesjonalny, stabilny i odpowiednio zabezpieczony podest sceniczny o wymiarach minimum 12,5 m x 10,5m i wysokości 1,7m - 2 m z podestów estradowych lub w systemie layher (konstrukcja podestów scenicznych) lub równoważnym o powierzchni anty poślizgowej z barierkami zabezpieczającymi (z trzech stron) o wysokości minimalnej 1,2 m, zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. 2. Podesty pod perkusję: 2.1 Dwa podesty pod perkusję 4m x 3m oraz wysokości min 0,3m. 3. Zadaszenie: Zadaszenie wykonane w systemie Quadrosystem Aluminiowe, pół okrągłe profilowane, stabilne i odpowiednio zabezpieczone, pokryte ognioodpornym poszyciem zadaszenie. Na wysokości minimum 8m - 9m (wysokość zadaszenia zależna jest od warunków atmosferycznych) od poziomu sceny do frontowej, poziomej belki zadaszenia, podparte na sześciu aluminiowych słupach w systemie Quadrosystem dopasowane do budowy sceny oraz nie zajmujące powierzchni sceny, zbudowane i zabezpieczone zgodnie z Polskimi Normami. - Rozmiary zadaszenia 15m x 13m, - Słupy Quadrosystem 390 - Obwiednia Quadrosystem 400 x 600 - Łuki Quadrosystem 390 - Skrzydła boczne Quadrosystem o szerokości 3,5 m- 4m. Dodatkowe słupy połączone przęsłem ze słupami przednimi zadaszenia, dodatkowo wsparte przęsłem łączącym słupy tylnie zadaszenia. Służą do podwieszania zestawów nagłośnienia po bokach sceny. 4. Horyzonty 4.1 Osłona sceny z trzech stron (horyzont oraz 2 boki) wykonana z ognioodpornego materiału w kolorze czarnym adekwatna do wielkości zadaszenia, posiadająca Atesty Przeciw Pożarowe. 5. Schody: 5.1 Stabilne schody z dwóch stron sceny o szerokości minimum 2 m z barierkami zabezpieczającymi po obu stronach schodów o wysokości minimalnej 1,2 m i stopniami anty poślizgowymi zbudowane i zabezpieczone zgodnie z Polskimi Normami. 6. Osłona podestów: 6.1 Osłona podestu scenicznego wykonana z ognioodpornego materiału w kolorze czarnym adekwatna do wielkości podestu, posiadająca Atesty Przeciw Pożarowe. Front, 2 boki i podesty pod perkusję. 7. Realizator monitorowy: 7.1 Profesjonalny, stabilny, zadaszony, osłonięty z trzech stron i odpowiednio zabezpieczony podest dla realizatora systemu monitorowego o wymiarach minimum 6 m x 2 m i wysokości minimum 0,3m - 2m z podestów estradowych lub w systemie layher (konstrukcja podestów scenicznych) lub równoważnym o powierzchni anty poślizgowej, ustawiony obok głównej sceny i nie zajmujący powierzchni sceny zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. 8. FOH (Stanowisko dla realizatora nagłośnienia oraz oświetlenia): 8.1 Stabilne i odpowiednio zabezpieczone stanowisko dla realizatora nagłośnienia (na wysokości minimum 0,3 m), oświetlenia (obok realizatora nagłośnienia) zadaszone i osłonięte z trzech stron materiałem ognioodpornym oraz barierkami zabezpieczającymi z trzech stron. Stanowisko o wymiarach minimum 6 m x 3 m i wysokości 0,3 m. Ustawione w odległości 20m od środka sceny w linii prostej, zbudowane i zabezpieczone zgodnie z Polskimi Normami. Uwaga: Wszystkie ww urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. 8) Zapewnienie niezbędnego backlineu (instrumentów oraz sprzętu dla wykonawców) na potrzeby koncertu wykonawcy zagranicznego oraz wykonawców polskich. Backline musi być zgodny z wymogami technicznym zespołów. 9) Zapewnienie nagłośnienia scenicznego P.A. oraz systemu monitorowego (Główna Scena) wraz z obsługą techniczną. 1. System P.A. renomowanych firm, preferowane L-ACOUSTICS V-DOSC lub MEYER SOUND MILO - Line Array Active System lub równoważny. Moc systemów P.A.POLAUDIO d&b Technologi adekwatna do powierzchni terenu imprezy. 2. System monitorowy zgodny z riderami technicznymi artystów preferowany d&b MAX, MEYER SOUND, TURBOSOUND lub równoważny. Uwaga: wszystkie ww urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. 10) Zapewnienie oświetlenia scenicznego (Główna Scena) wraz z obsługą techniczną. 1. Oświetlenie sceniczne musi być zgodne z riderami technicznymi wykonawcy zagranicznego oraz wykonawców polskich. 1.1 Oświetlenie sceniczne musi być nie mniejsze niż: - Urządzenie inteligentne typu Clay Paky Spot HPE 700 - 12szt. Urządzenia nie gorszej jakości jak firmy Clay Paky lub równoważne. - Urządzenia inteligentne typu JB VaryLed A7 Zoom - 12szt. Urządzenia nie gorszej jakości jak firmy Martin lub równoważne. - Urządzenia typu maszyna do dymu ZR44 - 2szt. Urządzenia nie gorszej jakości jak firmy Martin, lub równoważne. - Urządzenia typu 2szt x ETC - 4szt. Urządzenia nie gorszej jakości jak firmy DTS, lub równoważne. - Lampy typu kseos listwy LED - 16szt., lub równoważne. - Urządzenie typu Stroboskop kolor Atomic 3000 - 3 szt., lub równoważne. - Oświetlenie efektowe publiczności (każde z 4 żarówkami) - 4szt. Urządzenia nie gorszej jakości jak firmy DTS, lub równoważne. - Oświetlenie terenu imprezy o minimalnej mocy 1000 W - 4 szt. - Światło administracyjne (punkty świetlne) zaplecza scenicznego o minimalnej mocy 100 W każde. Ilość punktów świetlnych - 4. Punkty świetlne ustalone zostaną przez Zamawiającego oraz Wykonawcę. . - Stół do obsługi oświetlenia Lighting Full Size, lub równoważny. 2. Pozostały sprzęt, niezbędny do realizacji i obsługi technicznej w/w oświetlenia należy do wyboru Wykonawcy, spełniający odpowiednie wymogi i Polskie Normy. Pozostały sprzęt tj. pełne okablowanie (piony, DMX, kable sieciowe itd.), sterownik oświetlenia, końcówki mocy (dimmery) i ewentualne dodatkowe trawersy do podwieszenia oświetlenia. Uwaga: wszystkie ww urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. 11). Zapewnienie agregatu prądotwórczego (Główna Scena) wraz z obsługą techniczną. 1. Agregat do zasilenia techniki scenicznej (Główna Scena): 1.1 Agregat prądotwórczy zgodny z zapotrzebowaniem zasilenia nagłośnienia oraz oświetlenia scenicznego - 1szt. Minimum 200 kVA (cichy agregat przystosowany do pracy przy scenie). Uwaga: wszystkie ww urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. 12) Zapewnienie wyposażenia zaplecza scenicznego (Główna Scena) 1. Minimum 4 wolno stojące garderoby. Profesjonalne, stabilne, namioty przeznaczone na garderoby dla artystów o wymiarach minimum 5m x 5m i wysokości 2,3m. Każda garderoba musi być wyposażona w: - Stabilne krzesło z oparciem - 10szt., - Stabilny stół o wymiarach minimum 0,9m x 0,9m i wysokości 0,9m - 1szt., - Punkt świetlny dobrze, oświetlający całą garderobę w wewnątrz - 1szt., - Lustro o wymiarach minimum 0,3m x 1m - 1szt., - Stojący wieszak na odzież - 1szt. Na terenie zaplecza scenicznego oprócz garderób musi znajdować się: 1.1 Ogrodzona strefa dla delegacji Litewskiej i Łotewskiej, w której muszą znajdować się: - Dziesięcioosobowe ławo-stoły wraz z parasolami - 6szt., - Kosz na nieczystości - 2szt. 1.2 Inne niezbędne wyposażenie zaplecza scenicznego - Ławo-stoły - 4szt., - Toalet męska - 1szt, - Toaleta damska - 1szt., - Kosz na nieczystości - 2szt. Uwaga: Wszystkie ww urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. 13) Zapewnienie ekranu diodowego-LED, kontrolerów, oprogramowania oraz wizualizacji (Główna Scena) wraz z obsługą techniczną. 1.Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania prezentacji multimedialnej w, której zawrze: Tytuł projektu Jesteśmy razem - młodzi w Europie, tytuł festiwalu Pozytywna kultura młodych europejczyków - festiwal, nazwy wykonawców, materiały związane z realizacją projektu Jesteśmy razem - młodzi w Europie np. zdjęcia, filmy. Prezentacja multimedialna musi być zgodna z wytycznymi do spraw promocji RPO WL na lata 2007 - 2013. 2. Ekran diodowy-LED o minimalnych wymiarach 4m x 3m wraz z bramką lub podestem do montażu, ekran powinien znajdować się po prawej lub lewej stronie frontu sceny. 3. Obsługa minimum dwóch kamer, realizacja wizji na żywo oraz obsługa wizualizacji na ekranie diodowy-LED. 3.1 Umieszczenie kamer: - Kamera na wieży FOH (Stanowisko dla realizatora nagłośnienia oraz oświetlenia) - 1szt., - Kamera na scenie - 1szt. Uwaga: Wszystkie ww urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. 14) Promocja Festiwalu zgodnie z wytycznymi do spraw promocji RPO WL na lata 2007 - 2013. 1. Wydruki poligraficzne 1.1 Banner lub siatki nie tłumiące dźwięku o wymiarach: - Banner wykonany z materiału ognioodpornego, posiadający Atesty Przeciw Pożarowe - 3,5m x 1,5m. - Siatka przepuszczalna dźwięk, wykonana z materiału ognioodpornego, posiadająca Atesty Przeciw Pożarowe - 3,5m x 3,5m. 15) Zapewnienie przenośnych toalet wraz z serwisem (wywozem nieczystości), zlokalizowanych na terenie festiwalu. Lokalizację przenośnych toalet ustali Zamawiający wspólnie z Wykonawcą. Rodzaje toalet: - Toalety typu standard ustawione na terenie festiwalu - 18szt., - Toaleta typu VIP damska ustawiona na zapleczu scenicznym - 1szt. - Toaleta typu VIP męska ustawiona na zapleczu scenicznym - 1szt. Serwis przenośnych toalet zobowiązany jest opróżnić je wszystkie, po pierwszym dniu festiwalu najpóźniej do godziny 10:00 w dniu 25.07.2010. 16) Zabezpieczenie imprezy: 1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia ochrony osób i mienia, podczas trwania festiwalu zgodnie z ustawą z dnia 20 marca 2009 o bezpieczeństwie imprez masowych. Wykonawca może zlecić zapewnienie ochrony firmie ochroniarskiej. W festiwalu weźmie udział 5000 osób w ciągu dwóch dni trwania. 2.Ochrona sprzętu z nocy (stały dyżur) Głównej Sceny, zaplecza technicznego oraz mobilnego skate parku. 2.1 Wstępny plan godzinny pracy ochrony. - 23 lipca 2010 na 24 lipca 2010 od godziny 16:00 - 24 lipca 2010 na 25 lipca 2010 do godziny 06.00 3. Zabezpieczenie terenu festiwalu Głównej Sceny, zaplecza scenicznego oraz mobilny skate parku. Szczegółowy plan działań, ilość oraz czas pracy ochrony zostanie ustalony po wyłonieniu Wykonawcy. 17) Zapewnienie płotów ochronnych oraz oznakowania terenu. 1. Wokół (Głównej Sceny) front sceny oraz jej boki płotami typu ciężkie z miejscami obserwatora. 2. Przejście płotami typu ciężkie do realizatorki FOH oraz wokół niej, 3.Zabezpieczenie zaplecza scenicznego, 4. Ogrodzenie i oznakowanie strefy dla delegacji Litewskiej i Łotewskiej z możliwością wyjścia i wejścia za okazaniem identyfikatora opisanego w punkcie XXIII. 5. Zabezpieczenie wjazdu oraz wyjazdu dla wykonawcy zagranicznego, wykonawców polskich oraz karetki Pogotowania Ratunkowego, Straży Pożarnej oraz Policji. 6. Oznakowanie wyjść ewakuacyjnych taśmą ostrzegawczą oraz tabliczkami wyjście ewakuacyjne. 18) Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia OC festiwalu. 19) Zapewnienie usunięcia nieczystości oraz ich wywóz z terenu festiwalu. - Zapewnienie koszy o pojemności minimum 240 litrów - 7szt., pojemników o pojemności minimum 1,1m3 - 5szt., na nieczystości oraz ich wywóz z terenu festiwalu. 1.1 Posprzątanie nieczystości z terenu festiwalu do godziny 05:00 w dniu 25.07.2010 oraz go godziny 05:00 w dniu 26.07.2010 20) Zapewnienie punktu medycznego na terenie festiwalu z minimum 3 ratownikami medycznymi oraz karetki Pogotowia Ratunkowego podczas trwania imprezy od jej początku do końca tj: od 10:00 do godziny 22:00. 21) Zapewnienie prowadzącego festiwal. 1. Zamawiający zobowiązany jest przedstawić minimum 4 propozycje prowadzących z czego Zamawiający wspólnie z Wykonawcą dokonają wyboru jednego prowadzącego, z polskich muzycznych mediów znających biegle język angielski. Impreza prowadzona będzie w dwóch językach polskim i angielskim. 1.2 Propozycję prowadzących muszą pochodzić ze środowisk związanych z kulturą Hip Hop i Reggae. 22) Zapewnienie przez Wykonawcę opieki nad wykonawcami zgodnie z pisemnymi umowami oraz riderami technicznymi. 1. Zapewnienie zakwaterowania w hotelu 2. Zarezerwowanie biletów lotniczych w obie strony dla wykonawcy zagranicznego, 3. Zapewnienie cateringu w garderobach, 4. Zapewnienie identyfikatorów z nazwami wykonawców (identyfikator dla wykonawcy zagranicznego, musi być wykonany w języku angielskim) 23) Zapewnienie smyczy wraz z laminowanymi identyfikatorami z nazwą funkcji, datą, logotypem projektu Jesteśmy razem - młodzi w Europie oraz logotypem Pozytywna kultura młodych europejczyków - festiwal Nazwa Funkcji: - Artysta (nazwa wykonawcy), - Organizator (funkcja), - Obsługa Techniczna, - Delegacja Litewska i Łotewska. 24) Program imprezy. 1.Wykonawca zobowiązany jest do ustalenia programu festiwalu oraz ram czasowych wspólnie z Zamawiającym. 25) Organizacja techniczna zawodów w malowaniu graffiti (graffiti jam) - Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania punktu organizacyjnego dla uczestników konkursu, - Zamawiający zapewnia Wykonawcy 300szt. puszek z farbą (spray) oraz 800szt. końcówek (capów), - Zamawiający zapewnia Wykonawcy 24szt. ścianki do malowania graffiti, umieszczone na terenie Parku Miejskiego przy ul. Armii Krajowej w Chełmie, - Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia składu sędziowskiego.