Organizacja imprezy sportowo kulturalnej

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie imprezy sportowo kulturalnej w zakresie integracji ze społeczeństwem, na wolnym terenie, podczas 4 godzinnej imprezy dedykowanej dla 150 osób niepełnosprawnych uczestników imprezy (uczestników programów aktywności lokalnej z terenu powiatu puławskiego) z możliwością dostępu osób nie posiadających zaproszeń. Uczestnicy imprezy to osoby niepełnosprawne z orzeczoną grupą inwalidzką lub niepełnosprawnością w stopniu znacznym, umiarkowanym bądź lekkim. Wśród ww. są osoby niepełnosprawne poruszające się na wózku inwalidzkim. Niepełnosprawni uczestnicy programów aktywności lokalnej to osoby w różnym wieku, przeważająca grupę stanowią osoby w wieku 18 45 lat. W imprezie będą brały również udział dzieci niepełnosprawne w wieku 2 18 lat. 1. Termin wykonania zamówienia: Zamówienie ma być zrealizowane w dniu 1.09.2012r. (sobota) w godzinach pomiędzy 13:30 17:30. 2. Miejsce realizacji: Zamawiający zastrzega, ze zamówienie ma być zrealizowane w miejscowości Końskowola na placu przy boisku sportowym KS Powiślak Końskowola ul. Żyrzyńska 21 24 130 Końskowola W przypadku niesprzyjających warunków atmosferycznych zamówienie ma być zrealizowane w sali gimnastycznej przy Zespole Szkół w Końskowoli ul. Lubelska 81, 24 130 Końskowola 3. Plan ramowy imprezy Zamawiający zastrzega, że impreza ma być zrealizowana zgodnie z poniższym planem ramowym: 13:30 rozpoczęcie imprezy, przywitanie zaproszonych gości, wystąpienie Dyrektora PCPR w Puławach oraz wystąpienia zaproszonych gości, 13:50 16.00 występy i prezentacje zespołów tanecznych i wokalnych 16:05 mini zawody sportowe w przeciąganiu liny, rzucie piłką lekarską, biegu w workach w każdej z tych konkurencji udział ma wziąć 10 osób niepełnosprawnych 16:40 16:55 zabawy integracyjne 17:00 poczęstunek, 17:30 zakończenie imprezy 4. Sposób prowadzenia imprezy Organizacja i prowadzenie imprezy zostanie w całości powierzone Wykonawcy. Impreza sportowo kulturalna ma być prowadzona przez konferansjera i zarazem animatora imprezy, który będzie prowadził imprezę zgodnie z planem ramowym. 5. Szczegółowe wymagania w zakresie wykonania usługi będącej przedmiotem zamówienia: Wykonawca nie może pobierać od uczestników imprezy żadnych opłat. Wykonawca ma zapewnić oraz wliczyć w koszt wykonania zamówienia także: 5.1 scenę z zadaszeniem o wymiarach co najmniej 6mx8m wraz z jej rozłożeniem przed rozpoczęciem imprezy i uprzątnięciem po zakończeniu imprezy; w przypadku organizacji imprezy w sali gimnastycznej scena bez zadaszenia o wymiarach co najmniej 6m 8m wraz z jej rozłożeniem i złożeniem po zakończeniu imprezy. 5.2 oprawę akustyczną imprezy wraz z pracą akustyka, do którego zadań należeć będzie m.in. zadbanie o odpowiednie nagłośnienie imprezy oraz jej oświetlenie; 5.3 po stronie Wykonawcy będzie leżał obowiązek przewiezienia na miejsce i czas imprezy, rozstawienia oraz złożenia i odwiezienia 30 ławek we wskazane przez Zamawiającego miejsce na terenie Końskowoli, 5.4 co najmniej 1 stoisko z popcornem oraz co najmniej 1 stoisko z watą cukrową, dostępne przez cały czas trwania imprezy, o wydajności co najmniej 50 porcji na 1 godzinę; produkty mają być wydawane uczestnikom imprezy nieodpłatnie; każde z ww. urządzeń ma być sprawne i bezpieczne dla uczestników imprezy, posiadać aktualne atesty i badania techniczne oraz ma być obsługiwane przez właściwie przeszkolone osoby; 5.5 wykonawca zobowiązany będzie zorganizować oraz poprowadzić w sposób bezpieczny dla uczestników imprezy mini zawody sportowe, tj: w przeciąganiu liny, w biegu w workach, w rzucie piłką lekarską; w każdej z tych konkurencji udział ma wziąć po 10 osób; wykonawca zobowiązany jest zapewnić we własnym zakresie materiały oraz sprzęty niezbędne do przeprowadzenia zawodów tj. m.in. 2 piłki lekarskie, 1 lina, 2 worki; wykonawca zobowiązany jest również wykonać dla zwycięzców zawodów dyplomy 30 sztuk; 5.6 opieka medyczna podczas trwania całej imprezy, tj. w godz. 13:30 17:30, opieka medyczna ma obejmować karetkę z co najmniej 3osobowym zespołem wypadkowym, w którego składzie będzie obecny lekarz chirurg lub anestezjolog, pielęgniarz oraz kierowca 5.7 zabezpieczenie imprezy tj. ochrona, którą zapewnić ma firma posiadająca koncesję zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz.U. 2005 Nr 145 poz. 1221 ze zm.), przy czym Zamawiający zastrzega, że wykonawca ma zapewnić co najmniej 6 pracowników ochrony działających pod kierownictwem jednego z nich. 5.8 transport autokarowy w obie strony dla 150 osób skierowanych przez Zamawiającego, tj. uczestników programów aktywności lokalnej z Puław, uczestników Warsztatów Terapii Zajęciowej z Nałęczowa, oraz członków Stowarzyszenia Osób Niepełnosprawnych Otwarty Krąg z Kurowa, przy czym Zamawiający zastrzega, że wszyscy ww. uczestnicy mają dotrzeć na miejsce realizacji zamówienia o jednakowej godzinie, przed rozpoczęciem imprezy. Wykonawca ma zapewnić transport co najmniej 3 autokarami ( 2 autokary na trasie Puławy Końskowola, 1 autokar na trasie Nałęczów Wąwolnica Kurów Końskowola), przy czym wykonawca jest zobowiązany zapewnić transport osobom poruszającym się na wózkach inwalidzkich; 5.9 przekąski w ilości 150 porcji łącznie, przy czym na każdą z porcji składać się ma minimum: gorąca kiełbaska: 300g., bigos: 500g., pieczywo: 200g., woda mineralna niegazowana:0,5l. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić również w ilości co najmniej po 300 sztuk: naczynia jednorazowe, sztućce oraz serwetki. 5.10 1 stoisko z gorącymi napojami (kawa z cukrem) dostępne przez cały czas trwania imprezy, o wydajności co najmniej 50 porcji (150 ml porcja) na 1 godzinę; produkty mają być wydawane uczestnikom imprezy nieodpłatnie; urządzenie ma być sprawne i bezpieczne dla uczestników imprezy, posiadać aktualne atesty i badania techniczne oraz ma być obsługiwane przez właściwie przeszkoloną osobę; Wykonawca zobowiązany jest zapewnić również w ilości co najmniej 200 sztuk kubków jednorazowego użycia przeznaczonych do gorących napoi 5.11 atrakcje dla dzieci tj. 1 dmuchaną zjeżdżalnie o wymiarach co najmniej 7m 6m 7m i 1 stoisko do malowania buziek wraz z niezbędnymi materiałami; urządzenie oraz stoisko mają być sprawne i bezpieczne dla uczestników imprezy, posiadać aktualne atesty i badania techniczne oraz mają być obsługiwane przez właściwie przeszkolone osoby, które będą czuwać nad bezpieczeństwem osób korzystających; 5.12 plakaty informacyjne 10 sztuk, każdy o wymiarach minimum 40cmx60cm, które wykonawca rozwiesi na terenie gminy Końskowola na co najmniej 3 dni przed terminem organizacji imprezy, a następnie uprzątnie je po jego zakończeniu; 5.13 Wykonawca zobowiązany jest uprzątnąć teren, na którym odbywać się będzie impreza po jej zakończeniu oraz przywrócić na własny koszt do stanu pierwotnego w przypadku jakichkolwiek zniszczeń lub uszkodzeń; a jeżeli impreza odbędzie się w sali gimnastycznej, po stronie wykonawcy będzie leżał obowiązek uprzątnięcia pomieszczeń w których będzie odbywała się impreza a po jej zakończeniu przywrócić na własny koszt do stanu pierwotnego w przypadku jakichkolwiek zniszczeń lub uszkodzeń; 5.14 Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków wszystkich skierowanych uczestników na czas realizacji zamówienia łącznie z podróżą; 6. Wszystkie dokumenty, plakaty, dyplomy związane z organizacją imprezy mają być oznaczone logo PCPR w Puławach, UE, EFS i POKL, zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczenia projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz informacją Projekt systemowy Samodzielni nie sami współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, dostępnym u Zamawiającego (logo PCPR w Puławach) oraz na stronie internetowej www.wup.lublin.pl (pozostałe logotypy); 7. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczenia w widocznym miejscu, gdzie realizowane będzie zlecenie, informacji o treści: Tu Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Puławach realizuje projekt systemowy Samodzielni nie sami przy udziale środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII Promocja Integracji Społecznej, Działanie 7.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji, Poddziałanie 7.1.2 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez powiatowe centra pomocy rodzinie, opatrzonej logotypem jak w pkt 6 8. Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzenia z należytą starannością dokumentacji dotyczącej wykonanych działań, a w szczególności: ewidencji obecności uczestników, dokumentacji audiowizualnej z wykonanych działań wraz z uzyskaniem od uczestników oświadczeń o wyrażeniu zgody na wykorzystanie ich wizerunku oraz dokumentacji dotyczącej zapewnienia wszystkim uczestnikom warunków, o których mowa w pkt 5