Dostawa i wdrożenie oprogramowania iBOK i eARCHIWUM

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia: dostawa, wdrożenie oprogramowania iBOK i eArchiwum oraz opieka nad systemem w ciągu kolejnych 24 miesięcy począwszy od następnego dnia po dniu zakończenia wdrożenia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: ZAKRES WYMAGAŃ RCGW SA w zakresie Ibok i e-archiwum Internetowe Biuro Obsługi Klienta - aplikacja internetowa za pomocą, której Odbiorcy Zamawiającego będą mieli możliwość wglądu w aktualny stan swoich płatności, historię swoich rozliczeń (łącznie z możliwością wydruku wystawionej faktury w pdf), a także możliwość szybkiego przeanalizowania zużycia medium w przeciągu zadanego okresu, włącznie z możliwością wydruku interesującej analizy. Dodatkowo użytkownik będzie miał możliwość wysyłania zgłoszeń lub uwag wraz z możliwością śledzenia ich realizacji. INTERNETOWE BIURO OBSŁUGI KLIENTA (IBOK) - FUNKCJE: DANE KLIENTA - wyświetlenie danych klienta takich jak: nazwa, adres, PESEL, NIP, REGON, - wyświetlenie aktualnej listy posesji, możliwość filtrowania po liście posesji, - możliwość bezpośredniego przejścia do pozostałych modułów, KOMUNIKATY wyświetlanie wiadomości i komunikatów dla wszystkich użytkowników iBOKa, ZOBOWIĄZANIA możliwość umieszczenia dokumentów tj. faktury, noty odsetkowe, pozostałe zobowiązania - dokumenty z wirtualnych należności; możliwość umieszczenia listy linków na strony banków we wszystkich grupach zobowiązań, - Oryginały FAKTURY do wyboru dwie grupy faktur: - NIEZAPŁACONE - wyświetlane od razu (bez wyboru opcji) chronologicznie, wyróżnione kolorem, - WSZYSTKIE FAKTURY - po wybraniu opcji wyświetla się lista wszystkich faktur chronologicznie, z czego niezapłacone wyróżnione są kolorem. Możliwości filtrowania wg dat, wyświetlenie danych faktury, podgląd faktury (możliwość wydrukowania faktury w PDF), - NOTY ODSETKOWE - do wyboru dwie grupy not: NIEZAPŁACONE - wyświetlane od razu (bez wyboru opcji) chronologicznie, wyróżnione kolorem, WSZYSTKIE NOTY - po wybraniu opcji wyświetla się lista wszystkich not odsetkowych chronologicznie, z czego niezapłacone wyróżnione są kolorem. Możliwości filtrowania wg dat, wyświetlenie danych noty, podgląd noty (możliwość wydrukowania noty w PDF), - POZOSTAŁE ZOBOWIĄZANIA (wirtualne należności) - do wyboru dwie grupy dokumentów: NIEZAPŁACONE - wyświetlane od razu (bez wyboru opcji) chronologicznie, wyróżnione kolorem, WSZYSTKIE POZOSTAŁE ZOBOWIĄZANIA - po wybraniu opcji wyświetla się lista wszystkich pozostałych dokumentów chronologicznie, z czego niezapłacone wyróżnione są kolorem. Możliwości filtrowania wg dat, wyświetlenie danych dokumentu, UMOWY lista umów w menu z możliwością filtrowania wg numer dokumentu, posesji której dot. umowa; wyświetlenie danych wybranej umowy, automatyczne zamieszczenie skanu umowy podpisanej z odbiorcą zawierającej pieczęcie i podpisy, ODCZYTY - wyświetlenie informacji o punkcie poboru (lokalizacja, status), - wyświetlenie informacji o wprowadzonych odczytach dla których została wystawiona faktura lub posiadają flagę stanu F (data odczytu, zużycie licznika, zużycie z uwzględnieniem wskazań podliczników i typ odczytu), - informacje powinny wyświetlać się chronologicznie wg daty odczytu z możliwością filtrowania wg daty odczytu, ROZRACHUNKI - wyświetlenie listy wszystkich dokumentów (Rozrachunki oraz Należności Wirtualne) z możliwością filtrowania oraz podziałem na dokumenty zapłacone i niezapłacone (niezapłacone wyróżnione kolorem), - możliwość umieszczenia listy linków na strony banków, - wyświetlenie następujących informacji: numer dokumentu, data wystawienia, termin płatności, winien, zapłacone, do zapłaty, przejście do informacji o płatności (możliwość podglądu wpłaty tj. za pośrednictwem jakiego dowodu i kiedy wpłata została zaksięgowana w systemie TP-MEDIA), - informacja o saldzie powinna znajdować się na górze tabeli, - możliwość przejścia do powiązanych modułów (np. zobowiązania), ZGŁOSZENIA możliwość wysłania zgłoszenia na zdefiniowaną grupę odbiorców. Zgłoszenie powinno zawierać temat i opis. Zgłoszenie powinno być wysyłane w formie emaila, który w stopce zawiera informacje o nadawcy (nazwa kontrahenta, ID kontrahenta, dane do kontaktu), ZGŁOSZENIE ODCZYTU - możliwość zgłaszania odczytu dla poszczególnego wodomierza, - wyświetlenie informacji o liczniku takich jak: numer fabryczny licznika i jego lokalizacja, oraz informacje o poprzednim poprawnym odczycie, - wprowadzenie odczytu - możliwość edycji i usunięcia odczyt przez odbiorcę do momentu, w którym nie zostanie on pobrany do bazy TP-MEDIA. Otrzymywanie powiadomień o wprowadzonym odczycie przez odbiorcę, DOKUMENTY możliwość ściągnięcia i edycji dokumentów dodanych na serwer na dysk klienta bez możliwości zapisania zmian na dysku klienta, GOSPODARKA WODOMIERZOWA - wyświetlanie listy liczników w menu z możliwością filtrowania po numerze fabrycznym; zamieszczenie szczegółowych informacje o liczniku takich jak: numer, data legalizacji, status, rodzaj właściciela, data przyjęcia do ewidencji, USTAWIENIA możliwość zmiany przez użytkowników iBOK swoich danych takich jak: hasło dostępu do swojego konta w systemie, adresu email, numeru telefonu, ANALIZY możliwość graficznego przedstawienia takich danych jak zużycie i płatności na wykresie kołowym, liniowym bądź kolumnowym, DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI: A) możliwość pobierania grupy faktur - funkcjonalność, która umożliwi klientowi IBOK pobranie w formie archiwum zip kilku wybranych faktur pdf B) wymuszenie złożoności hasła C) wysyłanie wiadomości e-mail do użytkowników po założeniu konta w systemie IBOK. W momencie zakładania nowego konta dla użytkownika, administrator ma możliwość zaznaczenia opcji (checkbox na formularzu dodawania nowego konta), która spowoduje zaraz po założeniu konta, że zostanie wysłana wiadomość email do użytkownika z informacją o założeniu konta. W treści wiadomości możliwe jest przesłanie loginu oraz hasła. D) automatyczne utworzenie kont dla aktywnych kontrahentów, w momencie wdrażania aplikacji internetowej E) dla nowo zakładanych kontrahentów, konto w aplikacji internetowej tworzy się automatycznie z poziomu aplikacji stacjonarnej Wygląd IBOK powinien zostać dostosowany do wyglądu i stylu naszej strony internetowej. Możliwość wyłączenia wybranych funkcjonalności z poziomu administratora. Zamawiający wymaga aby rozwiązania programowe przedmiotu zamówienia zawierały niezbędne mechanizmy zabezpieczające Dane Osobowe Klientów RCGW S.A. Moduł E-ARCHIWUM E-ARCHIWUM FAKTUR - moduł za pomocą którego możliwe będzie przechowywanie i archiwizowanie kopii wystawianych faktur w formie papierowej w odpowiednio zabezpieczonej formie elektronicznej (pliki PDF). ARCHIWUM FAKTUR FUNKCJE: - możliwość dostępu jak i przeglądu oraz wydruku zarchiwizowanych faktur powinien być chroniony dodatkowymi uprawnieniami nadawanymi operatorowi modułu, a wszystkie operacje wykonywane na zarchiwizowanych dokumentach powinny być rejestrowane; - archiwizowane faktury powinny być rejestrowane w e-archiwum w sposób chronologiczny w podziale na m-ce, lata oraz w podziale na rejestry; - lista faktur przechowywanych w archiwum powinna zawierać między innymi takie informacje jak: numer porządkowy, ID kontrahenta, nazwę kontrahenta, numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży, termin płatności; - możliwość podglądu wybranej faktury bądź zakresu faktur (PDF), a także możliwość przejścia do modułu Sprzedaży i wywołanie okna rejestru faktur danego kontrahenta z podglądem wybranej faktury oraz z możliwością przejścia do pozycji faktury; - możliwość przeglądania listy faktur z zastosowaniem filtrów uszczegóławiających zakres przeglądanych danych; - możliwość dokonywania zapisu do earchiwum na trzy sposoby. Na etapie parametryzacji modułu możliwość ustawienia opcji archiwizacji automatycznej wszystkich wystawianych faktur lub opcji archiwizacji wywoływanej ręcznie po każdej wystawionej fakturze, a także możliwość przesyłania do archiwum grupy faktur za wybrany okres (np. za miesiąc); - możliwość wykonania w dowolnym czasie kopii plików na nośnik danych, wydruk pojedynczej faktury lub zadanej grupy faktur, a także listy przechowywanych w bazie faktur. - możliwość archiwizowania not odsetkowych - wykrywanie zarchiwizowania faktury w e-Archiwum, w momencie jej modyfikacji w module sprzedaży - w liście faktur (moduł Sprzedaży) informacja o tym czy faktura jest zarchiwizowana - wyświetlanie komunikatu z numerem faktury nadpisywanej w e-Archiwum