ZAPEWNIENIE PRZEWOZU LOTNICZEGO DLA WYKONAWCÓW OSTRÓDA REGGAE FESTIVAL

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie przewozu lotniczego dla wykonawców Ostróda Reggae Festival, w tym świadczenie usług: rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych, w dwóch turach: przylot wykonawców do Polski (w dniach 11-15.08.2010 r. zgodnie z rezerwacją Zamawiającego) oraz wylot wykonawców z Polski (w dniach 14-16.08.2010 r. zgodnie z rezerwacją Zamawiającego), zgodnie z projektem umowy (załącznik nr 3 do siwz) oraz z wyliczeniem orientacyjnego kosztu realizacji przedmiotu zamówienia (załącznik nr 4 do siwz). 2. Zamawiający zakłada zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej lub w przypadku braku takiej możliwości w innej klasie oferowanej przez przewoźnika stowarzyszonego w IATA (International Air Transport Association), z zastrzeżeniem uwag w wyliczeniu orientacyjnego kosztu realizacji przedmiotu zamówienia (załącznik nr 4 do siwz). 3. Zamawiający dokona rezerwacji biletów drogą elektroniczną, na adres poczty elektronicznej wskazany przez wykonawcę, z zastrzeżeniem że rezerwacja biletów dokonana zostanie najpóźniej do dnia 31.07.2010 r.. 4. Wykonawca zapewni bilet najtańszy na rynku na danej trasie, z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie. W tym celu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru i akceptacji minimum 2 warianty przelotów. 5. Wykonawca dostarczy bilety drogą elektroniczną, na adres poczty elektronicznej wskazany przez Zamawiającego. W terminie ustalonym przez strony, ale nie później niż na 24-godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy zakup biletu. W sytuacji gdy podróż rozpoczyna się w niedzielę lub poniedziałek, wykonawca dostarczy bilet w piątek poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży najpóźniej do godziny 14:00. 6. Bilet, o którym mowa w pkt 5 wykonawca dostarczy w formacie PDF, w tytule biletu podana będzie nazwa zespołu zgodna z wyliczeniem orientacyjnego kosztu realizacji przedmiotu zamówienia (załącznik nr 4 do siwz). 7. Bilet w wersji papierowej stanowił będzie załącznik do faktury. 8. Zamawiający zakłada możliwość zarezerwowania zwiększonej lub zmniejszonej ilości biletów, w stosunku do wyliczenia orientacyjnego kosztu realizacji przedmiotu zamówienia (załącznik nr 4 do siwz), a także możliwość zarezerwowania przelotów na innych trasach. Zaistnienie takiej sytuacji każdorazowo będzie zgłaszane przez Zamawiającego ze stosownym wyprzedzeniem. Wykonawca zobowiązany będzie do zabezpieczenia biletów na trasy wskazane przez Zamawiającego. 9. Koszty wystawienia i dostarczenia biletów pokrywa wykonawca. 10. Wykonawca zobowiązany jest: a) do pełnego zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotowego zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi, oraz przepisami państw, do których będą przeprowadzane loty- przy uwzględnieniu wszelkiego rodzaju opłat, np. lotniskowych, podatków, obowiązkowych ubezpieczeń; b) przyjęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji dokonywanych u wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych; c) w przypadku zmian w terminarzu połączeń u wybranego przewoźnika, do zapewnienia przelotu pasażerskimi liniami lotniczymi zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu oraz klasy lotu; d) w przypadku wystąpienie problemów technicznych u wybranego przewoźnika, do zapewnienia przelotu pasażerskimi liniami lotniczymi zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu oraz klasy lotu; e) w przypadku braku biletu (biletów) w klasie ekonomicznej do zapewnienia rezerwacji w innej klasie oferowanej przez przewoźnika, z zastrzeżeniem uwag w wyliczeniu orientacyjnego kosztu realizacji przedmiotu zamówienia (załącznik nr 4 do siwz); f) do zapewnienie Zamawiającemu możliwości zmiany rezerwacji, terminu przelotu, zmiany uczestników przelotu oraz rezygnacji z przelotu- zgłoszonych przez Zamawiającego z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem przed godziną odlotu z danego lotniska; g) zapewnienia najtańszego biletu na rynku na danej trasie, z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego; h) wyznaczenia pracownika do bezpośrednich kontaktów z Zamawiającym; i) umożliwienia serwisu i obsługi klienta 24 h/dobę. 11. Wykonawca nie będzie popierał żadnych opłat manipulacyjnych (poza wynikającymi z taryfy przewoźnika) z tytułu zmian dotyczących trasy, terminu lub osób podróżujących, zgłoszonych przez Zamawiającego.