Usługi związane z organizacją sympozjum naukowego - seminarium i dwóch konferencji prasowych oraz wydaniem publikacji w ramach projektu Mały DolnoŚlązak

Opis przedmiotu przetargu: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Część 1 - Organizacja i koordynacja sympozjum naukowego seminarium Realizacja projektu Mały DolnoŚlązak i rekomendacje dla dalszej poprawy opieki nad matką i noworodkiem wraz z zaprojektowaniem, wyprodukowaniem i dostawą materiałów konferencyjnych oraz organizacja i koordynacja dwóch konferencji prasowych w ramach promocji projektu pn. Mały DolnoŚlązak program poprawy opieki perinatalnej na terenie województwa dolnośląskiego. Przedmiotem zamówienia jest obsługa tj. organizacja i koordynacja wydarzeń promocyjno edukacyjnych wraz z zapewnieniem materiałów konferencyjnych i promocją tych wydarzeń na potrzeby projektu Mały DolnoŚlązak program poprawy opieki perinatalnej na terenie województwa dolnośląskiego Zadania Wykonawcy I. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące elementy 1. obsługa tj. koordynacja i organizacja sympozjum naukowego pn. Realizacja projektu Mały DolnoŚlązak i rekomendacje dla dalszej poprawy opieki nad matką i noworodkiem dla 400 uczestników dalej Sympozjum, które odbędzie się w terminie 14 16 kwietnia 2016 roku 2. zaprojektowanie, wyprodukowanie i dostawa materiałów konferencyjnych na potrzeby sympozjum naukowego seminarium Realizacja projektu Mały DolnoŚlązak i rekomendacje dla dalszej poprawy opieki nad matką i noworodkiem. 3. kompleksowa organizacja i koordynacja dwóch konferencji prasowych. Wykonawca w ramach wszystkich zadań zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym. Terminy wykonania zamówienia i.Sympozjum naukowe seminarium w ramach projektu Mały DolnoŚlązak pn. Realizacja projektu Mały DolnoŚlązak i rekomendacje dla dalszej poprawy opieki nad matką i noworodkiem odbędzie się w dniach 14 16 kwietnia 2016 r., przy czym zaprojektowanie i wyprodukowanie materiałów konferencyjnych nie może zakończyć się później niż do 8 kwietnia 2016 r. ii.Konferencja prasowa w Wałbrzychu odbędzie się w dniu 14 kwietnia 2016 r. iii. Konferencja prasowa we Wrocławiu odbędzie się w czerwcu 2016 r., w terminie wskazanym przez Zamawiającego najpóźniej do 15 maja 2016 r. Ad. 1 Organizator sympozjum Specjalistyczny Szpital Ginekologiczno Położniczy im. E. Biernackiego w Wałbrzychu Data realizacji: 14 16 kwietnia 2016 r. Wstępny ogólny harmonogram sympozjum Czas Wydarzenie Miejsce DZIEŃ I 14.04.2016 r. 16.00 17.00 Check in, rejestracja uczestników i zakwaterowanie Lobby 17.00 18.50 Otwarcie sympozjum sesja plenarna z udziałem prelegentów gości specjalnych Sala 1 19.00 22.00 Kolacja w formie bufetu Restauracja DZIEŃ II 15.04.2016 r. 08.00 09.00 Śniadanie Restauracja 09.30 11.00 Wystąpienia prelegentów sesja plenarna z udziałem prelegentów gości specjalnych Sala 1 11.00 11.30 Przerwa kawowa Sala 4 11.30 14.00 Wystąpienia prelegentów sesje równoległe z udziałem prelegentów gości specjalnych Sala 1, 2, 3 14.00 15.00 Lunch Restauracja 15.00 17.00 Wystąpienia prelegentów sesje równoległe z udziałem prelegentów gości specjalnych Sala 1, 2 17.00 17.30 Przerwa kawowa Sala 4 17.30 19.30 Wystąpienia prelegentów sesje równoległe z udziałem prelegentów gości specjalnych Sala 1, 2 20.00 00.00 Kolacja uroczysta DZIEŃ III 16 kwietnia 2016 08.00 09.00 Śniadanie Restauracja 09.30 11.00 Wystąpienia prelegentów sesja plenarna z udziałem prelegentów gości specjalnych Sala 1 11.00 11.30 Przerwa kawowa Sala 4 13.00 14.00 Uroczyste zakończenie sympozjum sesja plenarna z udziałem prelegentów gości specjalnych Sala 1 Zamawiający w ramach organizacji sympozjum zapewnia uczestnikom sympozjum w tym gościom specjalnym noclegi i wyżywienie oraz zapewnia opiekę merytoryczną Sympozjum. Sympozjum odbędzie się na terenie województwa dolnośląskiego. Dokładne miejsce Sympozjum zostanie wskazane Wykonawcy w terminie do końca marca 2016 r. Wykonawca w ramach organizacji sympozjum odpowiedzialny jest za: a. zapewnienie udziału prelegentów gości specjalnych wraz z wygłoszeniem przez nich referatów, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić aktywny udział podczas całego sympozjum 12 prelegentów gości specjalnych sympozjum, w tym w szczególności wygłoszenie przez nich referatów przygotowanych i przesłanych Zamawiającemu do dnia 14 marca 2016 r. w celu publikacji o długości nie mniej niż 15 minut i nie więcej niż 30 minut, udział w całości obrad i wystąpień innych prelegentów, udział w dyskusjach podczas sesji Sympozjum. Wykonawca jest zobowiązany pokryć wszelkie koszty np. honorarium za cały zakres obowiązków prelegenta, koszty transportu związane z udziałem prelegentów wyłączając noclegi i wyżywienie, które zapewnia Zamawiający. W pierwszej kolejności Wykonawca jest zobligowany do próby zapewnienia obecności i wygłoszenia referatów przez konsultantów krajowych lub wojewódzkich z dziedzin ginekologii położnictwa neonatologii perinatologii pielęgniarstwa ginekologicznego i położniczego Sugestie co do osób prelegentów Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. W przypadku braku możliwości zapewnienia ww. konsultantów z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić innych specjalistów z ww. dziedzin posiadających tytuł naukowy profesora. Zamawiający wymaga, aby prelekcje były prowadzone w języku polskim lub tłumaczone na język polski symultanicznie. Ostateczne propozycje osób prelegentów wraz z tematyką referatów podanych prelegentów Wykonawca jest zobowiązany przedstawić Zamawiającemu w ciągu 10 dni od dnia podpisania umowy, propozycje te podlegać będą akceptacji Zamawiającego, zgodnie z postanowieniami wzoru umowy Załącznik nr 6.1 do SIWZ. Treść referatów , wraz z abstraktami referatów, powinny zostać przekazane Zamawiającemu do dnia 14 marca 2016 r. w wersji elektronicznej pocztą elektroniczną na adres wskazany Wykonawcy wraz z podpisaniem umowy. b.zapewnienie tłumaczenia symultanicznego szeptanego z języka polskiego na języka angielski i z języka angielskiego na języka polski przez cały czas trwania Sympozjum w godzinach trwania sesji. Ze względu na specyficzny i specjalistyczny zakres merytoryczny Sympozjum perinatologia Wykonawca ma obowiązek zapewnić tłumacza specjalizującego się w tłumaczeniach medycznych, w tym perinatologicznych. c. obsługa biura sympozjalnego tj. rejestracja gości, stworzenie i aktualizacja listy uczestników, Na potrzeby rejestracji uczestników Wykonawca zobowiązany jest do zbierania zgłoszeń na sympozjum drogą mailową lub pisemną. Wykonawca będzie odpowiadał za prowadzenie bazy uczestników i jej ciągłą aktualizację od dnia zawarcia umowy. d.prowadzenie punktu informacyjnego w miejscu odbywania Sympozjum, Punkt informacyjny musi działać co najmniej w godzinach: 14.04.2016 r. 15 00 20 30 15.04.2016 r. 8 00 20 30 16.04.2016 r.- 8 00 16 00 W ramach prowadzenia punktu informacyjnego Wykonawca musi zapewnić obsługę minimum dwóch osób hostess hostów, którzy będą odpowiedzialni za udzielanie bieżącej informacji na temat programu i harmonogramu Sympozjum, udzielanie podstawowych informacji o miejscowości i obiektu, w którym będzie odbywać się Sympozjum, rejestracja uczestników i prowadzenie stosownej dla niej dokumentacji(lista obecności, potwierdzenie odbioru materiałów sympozjalnych, zgoda na przetwarzanie danych osobowych, zgoda na wykorzystanie wizerunku, wydawanie uczestnikom materiałów konferencyjnych zestaw zawierający torbę, długopis, notes, teczkę, program, identyfikator, logosmycz. e.pełną fotorelację z Sympozjum, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu na płytach DVD 250 zdjęć z Sympozjum, w 10 egzemplarzach, w ciągu 7 dni od jego zakończenia. Osoba wykonująca fotorelację profesjonalny fotograf musi być obecny podczas wystąpień wszystkich prelegentów tj. każdy prelegent musi mieć wykonane co najmniej jedno zdjęcie. Wszystkie zdjęcia muszą zostać dostarczone w postaci plików RAW i JPG w rozdzielczości 300 dpi. f.zredagowanie, zaprojektowanie i publikację 5 różnych artykułów promujących Projekt, będących relacją z Sympozjum oraz podsumowaniem wyników Projektu, w tym dwóch artykułów w dwóch odrębnych czasopismach specjalistycznych np. Rynek Zdrowia, Menedżer Zdrowia lub innym czasopiśmie o porównywalnym nakładzie, zasięgu i tematyce, zaakceptowanym przez Zamawiającego po przedstawieniu przez Wykonawcę propozycji. trzech artykułów w trzech odrębnych dziennikach jednym ogólnopolskim, jednym regionalnym i jednym lokalnym np. Rzeczpospolita, Gazeta Wyborcza Wrocław, Gazeta Wrocławska lub innych dziennikach o porównywalnym nakładzie, zasięgu i tematyce, zaakceptowanym przez Zamawiającego po przedstawieniu przez Wykonawcę propozycji. Objętość artykułów nie mniej niż 7200 znaków i 3 zdjęcia wizerunkowe. Wykonawca zobowiązany jest do zredagowania, zaprojektowania i publikacji ww. artykułów w terminie do 30 dni od daty zakończenia Sympozjum. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia do siedziby Zamawiającego 3 egzemplarzy czasopism, w których opublikowano artykuł, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia publikacji. UWAGA Wszystkie materiały promocyjne muszą zostać zaprojektowane i stworzone zgodnie z zapisami Załącznika nr 4 pn. Wymogi dotyczące Informacji i Promocji do Regulacji w sprawie wdrażania funduszy norweskich i EOG oraz zapisami Podręcznika Komunikacji i Identyfikacji Wizualnej zawierającego porady i praktyczne wskazówki na temat sposobu prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych w projektach dofinansowanych z funduszy Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Dokumenty dostępne są pod adresem httpwww.zdrowie.gov.plstrona224MFEOGiNMF2009201428FunduszeNorweskieiEOG29Informacjaipromocja.html Ad. 2 Zaprojektowanie, wyprodukowanie i dostawa materiałów konferencyjnych na potrzeby sympozjum naukowego seminarium Realizacja projektu Mały DolnoŚlązak i rekomendacje dla dalszej poprawy opieki nad matką i noworodkiem. Przedmiot zamówienia obejmuje zaprojektowanie, wyprodukowanie i dostawę w miejsce odbywania się Sympozjum za wyjątkiem pojedynczych egzemplarzy, które należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego celem akceptacji zgodnie z §3 ust. 14 wzoru umowy zał. 6.1 do SIWZ następujących materiałów konferencyjnych 500 unikalnych wydrukowanych z zapisem imion i nazwisk uczestników Sympozjum identyfikatorów w trzech różnych wersjach kolorystycznych informację na temat liczby identyfikatorów w każdej z wersji kolorystycznych Zamawiający przekaże wraz z listą uczestników Sympozjum, Wymagania szczegółowe i techniczne max. szerokość 10 cm wysokość 15 cm, papier kreda 150 gm2 w laminacie z folii zabezpieczenie i usztywnienie, zadruk dwustronny full color, z dziurką pozwalającą na zawieszenie identyfikatora na logosmyczy. Projekty identyfikatorów muszą uwzględniać min. obowiązkowe elementy logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, informację o źródle finansowania. Te materiały Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 500 smyczy reklamowych logosmyczy, Wymagania szczegółowe i techniczne szerokość 15 20 mm, technika sublimacyjna, zadruk dwustronny full color, zakończenie metalowym zaczepem. Projekt smyczy reklamowych musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy: logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Te materiały Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 450 toreb bawełnianych, Wymagania szczegółowe i techniczne: szerokość 38 42 cm, wysokość 40 44 cm, uszy szerokość 2 3 cm, długość 50-70 cm, nadruk zewnętrzny jednostronny w kolorze sitodrukiem w obszarze min. 30 30 cm, zadruk wewnętrzny jednostronny w kolorze sitodrukiem w obszarze min. 5 10 cm. Projekt toreb bawełnianych musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy: logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Te materiały Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 50 toreb konferencyjnych premium ze znakowaniem, Wymagania szczegółowe i techniczne torby muszą pomieścić materiały konferencyjne i inne dokumenty w formacie A4 oraz laptopa o przekątnej ekranu 15,5 cala, co najmniej dwie kieszenie wewnętrzne na drobiazgi takie jak np. telefon, portfel, klucze, długopis, dopuszczalne tworzywa: skóra, poliester, filc i inne tkaniny zapewniające trwałość i elegancki wygląd torby. Projekt toreb bawełnianych musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Technika znakowania toreb powinna być dostosowana do tworzywa z którego będą wykonane, tak, aby zapewnić odpowiednią i dobrej jakości prezentację marki. 500 teczek, Wymagania szczegółowe i techniczne: format A4 z grzbietem 5 lub 8 mm, zadruk dwustronny full color, papier kreda mat 350 g m2, uszlachetnienie lakier UV wybiórczy jednostronnie. Projekt teczek musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, informację o źródle finansowania. Te materiały Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 500 notesów, Wymagania szczegółowe i techniczne format A4, 50 stron, papier offset 90g, z okładką kreda mat min. 150 gm2, karton na spód po całości, zadruk full kolor jednostronnie, klejenie górnej krawędzi. Projekt notesów musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy: logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, informację o źródle finansowania. Te materiały Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 500 długopisów, Wymagania szczegółowe i techniczne: tworzywo metal z obszarem nadruku min. 30x6mm, zadruk full color techniką tampodruku lub graweru. Projekt długopisów musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy: logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, Te materiały Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 360 listów powitalnych, Wymagania szczegółowe i techniczne 1 strona formatu A4, full color, papier kreda mat min. 18 m2 z uszlachetnieniem tłoczeniem logotypów projektu Mały DolnoŚlązak, Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Projekt listów powitalnych musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy: logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, informację o źródle finansowania. Te materiały i tekst do listów Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 500 certyfikatów udziału w Sympozjum, Wymagania szczegółowe i techniczne format A4, full color jednostronny, papier kreda mat min. 180 g/m2 z uszlachetnieniem tłoczeniem logotypów projektu Mały DolnoŚlązak, Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Projekt certyfikatów musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, informację o źródle finansowania. Te materiały i tekst do certyfikatów Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 1 samozatrzaskowej ścianki reklamowej łukowej, Wymagania szczegółowe i techniczne wysokość 220 240 cm, szerokość 26 300 cm, dwustronna grafika na banerze full color, składana do kufra, z do najmniej dwiema lampami halogenowymi. Projekt ścianki musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy: logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, informację o źródle finansowania. Te materiały i zdjęcia do ścianki Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 2 roll upów na podstawie tego samego projektu, Wymagania szczegółowe i techniczne wysokość 200 220 cm, szerokość 85 120cm, zadruk na banerze full color, kaseta wielokrotnego użytku z możliwością wymiany wkładu z torbą transportową. Projekt roll upów musi uwzględniać min. obowiązkowe elementy logotyp projektu, logotyp Mechanizmu Finansowego EOG, logotyp Norweskiego Mechanizmu Finansowego, informację o źródle finansowania. Te materiały i zdjęcia do rollupów Zamawiający przekaże Wykonawcy w ciągu 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Projekty i wizualizacje wszystkich materiałów konferencyjnych muszą zostać uprzednio zaakceptowane przez Zamawiającego. Wygląd model i zadruk poszczególnych materiałów musi być zgodny z zaakceptowanymi przez Zamawiającego projektami i wizualizacjami. UWAGA Wszystkie materiały muszą zostać zaprojektowane i stworzone zgodnie z zapisami Załącznika nr 4 pn. Wymogi dotyczące Informacji i Promocji do Regulacji w sprawie wdrażania funduszy norweskich i EOG oraz zapisami Podręcznika Komunikacji i Identyfikacji Wizualnej zawierającego porady i praktyczne wskazówki na temat sposobu prowadzenia działań informacyjno promocyjnych w projektach dofinansowanych z funduszy Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Dokumenty dostępne są pod adresem httpwww.zdrowie.gov.plstrona224MFEOGiNMF2009201428FunduszeNorweskieiEOG29Informacjaipromocja.html Ad. 3 Organizacja i koordynacja dwóch konferencji prasowych pierwszej 14 kwietnia 2016 o godz. 11.00 r. w Wałbrzychu w siedzibie Zamawiającego i drugiej w czerwcu 2016 r. we Wrocławiu. Dokładny termin i miejsce drugiej konferencji zostanie uzgodniony z Zamawiającym w toku prac nad realizacją zamówienia, Zamawiający zapewni oba miejsca konferencji. W ramach tego zadania Wykonawca zobowiązany będzie do w ramach każdej z konferencji odrębnie a.rozesłania drogą mailową zaproszeń do mediów 40 redakcji prasa, telewizja, radio, internet ogólnopolskich, regionalnych, lokalnych oraz specjalistycznych. Lista mediów, do których zostaną wysłane zaproszenia podlega akceptacji Zamawiającego, b.zapewnienia projektora multimedialnego z ekranem i komputerem do wyświetlenia materiałów multimedialnych przygotowanych i zapewnionych przez Zamawiającego, c.poprowadzenia konferencji i jej moderacji, d.dystrybucji materiałów promocyjnych zapewnionych przez Zamawiającego, e.sporządzenia sprawozdania z konferencji wraz z fotorelacją min. 20 zdjęć, f.zapewnienia wody gazowanej i niegazowanej ze szklankami oraz kruchych ciastek dla wszystkich uczestników konferencji prasowych. Wykonawca zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań, aby frekwencja dziennikarzy na konferencji była możliwie największa. Część nr 2 Wydanie publikacji naukowej w formie książkowej. Przedmiotem zamówienia jest wydanie publikacji naukowej w formie książkowej w ramach promocji projektu Mały DolnoŚlązak program poprawy opieki perinatalnej na terenie województwa dolnośląskiego 1. Zadania Wykonawcy Przedmiot zamówienia obejmuje następujące elementy a.profesjonalną korektę językową opracowań naukowych (artykułów, referatów) oraz ich streszczeń abstraktów dostarczonych uprzednio przez Zamawiającego b.specjalistyczne medyczne tłumaczenia przysięgłe max. 50 streszczeń opracowań abstraktów o długości 1800 znaków ze spacjami (łącznie max. 90 000 znaków ze spacjami) wraz profesjonalną korektą językową z języka polskiego na język angielski, c.opracowanie koncepcji graficznej publikacji okładki oraz wnętrza publikacji zaprojektowanie publikacji wraz ze składem i łamaniem tekstu, redakcją techniczną oraz retuszem i obróbką grafiki i zdjęć dostarczonej uprzednio przez Zamawiającego oraz pełnym przygotowaniem do druku ftp według założeń specyfikacji technicznej publikacji stworzenie projektu d.druk publikacji naukowej według uprzednio zaakceptowanego przez Zamawiającego projektu w ilości 1000 sztuk e.dostawę 1000 sztuk publikacji pod adres wskazany przez Zamawiającego na terenie województwa dolnośląskiego w terminie z zadeklarowanym przez Wykonawcę w Formularzu oferty. 2. Specyfikacja techniczna publikacji naukowej w formie książkowej a. nakład 1000 b. format A4 c papier offset kreda mat 90 120 gm2 d. objętość ilość stron w druku adekwatna dla max. 300 stron znormalizowanych o objętości strony 1800 znaków ze spacjami ustalona z Zamawiającym przy wykonywaniu projektu, dodatkowo 16 stron zdjęciowych full color e.sposób łączenia bloku szycie f. kapitałka biała g. okładka full color, kaszerowana tektura uszlachetniona laminatem błysk h. pakowanie każdy egzemplarz osobno w folii termokurczliwej. Zamawiający dostarczy Wykonawcy artykuły wraz z abstraktami, grafiki i zdjęcia w terminie do 15 marca 2016 roku. Wymagania jakościowe a. druk książek o wysokim poziomie edytorskim, b. utrzymany prawidłowy format, c. jednolity, wyraźny druk, bez zabrudzeń, d. wysoka jakość ilustracji, e. odpowiedni jednolity papier, f. grzbiet zapewniający długą żywotność książki.