ORGANIZACJA IMPREZ PLENEROWYCH W GMINIE KOSAKOWO W 2014 r. II

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja imprez plenerowych w gminie Kosakowo w 2014 r. Zakres zamówienia obejmuje: 3.1. Zabezpieczenie logistyczne XVIII Festynu Kaszubskiego: Miejsce organizacji imprezy - Gmina Kosakowo, wieś Rewa, plac przed Szperkiem, przy Ogólnopolskiej Alei Zasłużonych Ludzi Morza. Termin imprezy - 15 sierpnia 2014 r. Planowany czas imprezy w godzinach: od godziny 15:00 do godziny 24:00. 3.2. Organizację dwudniowej imprezy z okazji Obchodów Dni Gminy Kosakowo 2014: Miejsce organizacji imprezy - Gmina Kosakowo, wieś Kosakowo, plac przy ulicy Żeromskiego przed górką saneczkową w Kosakowie. Termin imprezy - 16 - 17 sierpnia 2014 r. Planowany czas imprezy w godzinach: - 16 sierpnia 2014 r. od godziny 17:00 do godziny 23:00; - 17 sierpnia 2014 r. od godziny 16:00 do godziny 23:00. 3.3 Organizacja Dożynek Gminy Kosakowo: Miejsce organizacji imprezy - Gmina Kosakowo, wieś Kosakowo, plac przy ulicy Żeromskiego przed górką saneczkową w Kosakowie. Termin imprezy - 7 września 2014 r. Planowany czas imprezy w godzinach: - od godziny 13:00 do godziny 22:00 3.4. Organizację Wyborów Letniej Miss Gminy Kosakowo: Miejsce organizacji imprezy - Gmina Kosakowo, wieś Mechelinki, Letnia scena przy plaży. Termin imprezy - 19 lipca 2014 r. Planowany czas imprezy w godzinach: od godziny 16:00 do godziny 21:00. Zakres organizacji obejmuje spełnienie wszystkich warunków zawartych w załącznikach łącznie z opłatami wynikającymi z przepisów Ustawy o Prawie Autorskim - opłacenia kosztów ZAIKSu. II Szczegóły imprez plenerowych w Gminie Kosakowo w 2014 r.: 3.5 Zabezpieczenie logistycznie XVIII Festynu Kaszubskiego: - zabezpieczenie wymogów rideru technicznego Reni Jusis (załącznik do umowy ) - zabezpieczenie namioty wraz z oświetleniem dla wykonawcy. Zapewnienie wynagrodzenia dla Reni Jusis nie jest obowiązkiem Wykonawcy.3.6. Zorganizowanie Obchodów Dni Gminy Kosakowo 2014: 3.6.1 Zorganizowanie dnia 16 sierpnia 2014 r. Kosakowskiej Nocy Kabaretowej, na program której składać się będzie: - Zapewnienie łącznie trzech różnych występów kabaretowych , w tym: a) występu kabaretu lokalnego, który nie występował w Gminie Kosakowo przez ostatnie 2 lata; b) Kabaret Nowaki lub Kabaret Paranienormalni -gwiazda główna c) Kabaret Rak lub Formacja Chatelet -support Czas trwania każdego występu: minimum 60 minut plus ewentualne bisy. 3.6.2. Zorganizowanie dnia 17 sierpnia 2014 r. Koncertu Gwiazd, na program którego będzie się składać: a) Weronika Korthals lub Natalia Szroeder -support b) Patrycja Markowska lub Urszula -gwiazda główna - wypełnienie wszystkich potrzeb artystów zgodnie z ich riderem oraz warunkami umowy (załącznik nr 2): a) program dla dzieci (Tulinki); Czas trwania każdego występu: minimum 60 minut plus ewentualne bisy. Zakres organizacji obejmuje również: zabezpieczenie wynagrodzenia osób występujących oraz pozostałe koszty związane z wyżywieniem i ewentualnym zakwaterowaniem, a także opłatami wynikającymi z przepisów Ustawy o Prawie Autorskim - opłacenia kosztów ZAIKSu, wypełnienie wszystkich potrzeb artystów zgodnie z ich riderem. Wykonawca zobowiązuje się również do zorganizowania po koncercie gwiazdy Dni Gminy Kosakowo efektownego pokazu sztucznych ogni z synchronizowanym podkładem muzycznym. Czas trwania pokazu - minimum 6 minut. 3.7 Zorganizowanie Dożynek Gminy Kosakowo 2014 Zorganizowanie dnia 7 września 2014 r. Dożynek Gminy Kosakowo, na program których składać się będzie: -przygotowanie konkursów i zabaw dla dzieci (program na 60 min); -przygotowanie konkurencji dla radnych, sołtysów i sołectw (program na 60 min); -zapewnienie występów zespołów a) Effect lub Piękni i Młodzi -support b) Stachursky lub Ryszard Rynkowski -gwiazda wieczoru Czas trwania każdego występu: 60 minut plus ewentualne bisy. Wykonawca zagwarantuje również występ artysty lub zespołu, który wystąpi przez 2 godziny na zakończenie imprezy, wykonującego repertuar biesiadny, popularny i dobrze znany polskiej publiczności, grającego muzykę na żywo. Zakres organizacji obejmuje również: zabezpieczenie wynagrodzenia osób występujących oraz pozostałe koszty związane z wyżywieniem i ewentualnym zakwaterowaniem, a także opłatami wynikającymi z przepisów Ustawy o Prawie Autorskim - opłacenia kosztów ZAIKSu, wypełnienie wszystkich potrzeb artystów zgodnie z ich riderem. 3.8. Zorganizowanie Wyborów Letniej Miss Gminy Kosakowo: - zapewnienie castingu dla dziewcząt w wieku 16-20 lat; -zapewnienie udziału 12 kandydatek wyłonionych na podstawie castingu; -zapewnienie szarf (min. 4 szt.) dla utytułowanych dziewcząt, -zapewnienie osoby prowadzącej -zapewnienie występów artystycznych III Organizacja i zabezpieczenie techniczno-logistyczne 3.9 Wyborów Letniej Miss Gminy Kosakowo: - zapewnienie ochrony uczestników imprezy, przewidywana liczba uczestników: 19 lipca 2014 r. - około 300 osób; - zapewnienie 6 pracowników ochrony legitymujących się ważną licencją pracownika ochrony fizycznej; - zabezpieczenie nagłośnienia i oświetlenia terenu imprezy spełniającego wymogi riderów występujących gwiazd; obowiązek zapewnienia nagłośnienia i oświetlenia dotyczy również sytuacji gdy gwiazdy nie przedstawią riderów - zabezpieczenie źródła energii elektrycznej oraz obsługi elektrycznej i pokrycie kosztów zużycia energii; - zabezpieczenie 6 przenośnych toalet; - zabezpieczenie opieki medycznej; - zabezpieczenie obsługi technicznej imprezy; - zabezpieczenie transportu ciężarowego w obie strony (około 9 km w obie strony) 15 sztuk barierek ochronnych pozostających w posiadaniu Zamawiającego oraz rozstawienie ich przed imprezą i uprzątnięcie po jej zakończeniu; - zabezpieczenie terenu imprezy w kosze na śmieci o łącznej pojemności minimum 1000 litrów oraz ich opróżniania w trakcie imprezy jeżeli zaistnieje taka konieczność; - zabezpieczenie sprzątania terenu imprezy po jej zakończeniu; - zapewnienie na własny koszt odpowiedniej ochrony estrady od momentu przyjazdu na teren imprezy do momentu wyjazdu aparatury oświetleniowej, nagłośnieniowej. Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń; - Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań w zakresie pozyskania dodatkowych sponsorów imprezy z okazji Wyborów Letniej Miss Gminy Kosakowo w celu wzbogacenia programu artystycznego; - Zamawiający udostępni Wykonawcy teren imprezy, celem pozyskania najemców handlowych i gastronomicznych oraz stoisk promocyjnych - sponsorów imprezy. Wszelkie umowy o sponsoring muszą zostać uzgodnione z Zamawiającym i zaakceptowane przez niego. - Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia promocji imprezy obejmującej wydruk i kolportaż 100 sztuk plakatów, których treść i szata graficzna zostanie wcześniej uzgodniona z kierownikiem Referatu ds. Kultury, Sportu, Turystyki i Rekreacji przy Urzędzie Gminy Kosakowo. 3.10 Organizacja i zabezpieczenie techniczno-logistyczne dwudniowej imprezy z okazji Obchodów Dni Gminy Kosakowo 2014: a) uzyskanie wymaganych zezwoleń na organizację imprezy masowej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504) b) zapewnienie ochrony uczestników imprezy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), przewidywana liczba uczestników: 16 sierpnia 2014 r. - około 2 tys. osób; 17 sierpnia 2014 r. - około 3 tys. osób c) zapewnienie bezpieczeństwa (ochrony) na terenie przyległym do terenu imprezy -10metrów d) koszty ubezpieczenia imprezy - opłacenia ubezpieczenia OC i NNW zgodnie przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504) e) zabezpieczenie nagłośnienia i oświetlenia terenu imprezy spełniające wymogi riderów występujących gwiazd oraz objęcie dźwiękiem całego terenu imprezy od sceny po górkę saneczkową; f) dostawa i ustawienie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego sceny zgodnej z riderami występujących osób, sprawnej technicznie, posiadającej niezbędne atesty, zadaszonej, osłoniętej, montaż sceny w uzgodnionym miejscu w Kosakowie najpóźniej do godz. 14-tej dnia 16 sierpnia 2014 r. - demontaż po zakończeniu imprezy w dniu 17 sierpnia 2014 r., g) udostępnienie sceny, nagłośnienia i oświetlenia dla Zamawiającego na bieżące potrzeby (wystąpienia władz, gości, występy innych zespołów itp.) h) zabezpieczenie odpowiedniej ilości sanitariatów (wg. norm europejskich) - przenośnych toalet i umywalek i) zabezpieczenie opieki medycznej zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 marca 2009 r o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504) j) zabezpieczenie kierownika ds. bezpieczeństwa k) zabezpieczenie obsługi technicznej imprezy l) zabezpieczenie źródła energii elektrycznej oraz obsługi elektrycznej i pokrycie kosztów zużycia energii; m) zabezpieczenie oświetlenia placu imprezy (uruchomienie latarni); n) zabezpieczenie materiałów technicznych takich jak: opaski, taśmy grodzące, taśmy klejące itp. o) zabezpieczenie transportu ciężarowego w obie strony (ok. 4 km w dwie strony) 100 sztuk barierek ochronnych pozostających w posiadaniu Zamawiającego oraz rozstawienie ich przed imprezą i uprzątnięcie po jej zakończeniu, w przypadku niewystarczającej ilości barierek wykonawca zobowiązany jest dostarczyć brakujące barierki (ilość barierek wynika z ilości wygrodzonego obszaru liczonej według wskaźników m2 na osobę z ustawy z dnia 20 marca 2009 r o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504) p) zabezpieczenie terenu imprezy w kosze na śmieci o łącznej pojemności minimum 7000 litrów oraz ich opróżniania w trakcie imprezy lub na żądanie zamawiającego jeżeli zaistnieje taka konieczność q) sprzątania terenu imprezy oraz terenu bezpośrednio przylegającego - między 16 a 17 sierpnia 2014 r. oraz po zakończeniu imprezy nie później niż do 18 sierpnia 2014 do godziny 18:00 r) zapewnienia na własny koszt odpowiedniej ochrony estrady oraz pozostałego mienia na terenie imprezy od momentu przyjazdu na teren imprezy masowej do momentu wyjazdu aparatury oświetleniowej, nagłośnieniowej i sceny (obejmuje również noc z 16 na 17 sierpnia 2014 r.) Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń s) zamawiający udostępni Wykonawcy teren imprezy, celem pozyskania najemców handlowych i gastronomicznych oraz stoisk promocyjnych - sponsorów imprezy. Wszelkie umowy o sponsoring muszą zostać uzgodnione z Zamawiającym i zaakceptowane przez niego. t) zapewnienie w pobliżu sceny namiotu bankietowego wraz z obsługą, miejscami siedzącymi oraz stołami i poczęstunkiem oraz naczyniami i sztućcami niezbędnymi do podania poczęstunku (kawa, herbata ,mleko ,cukier ,soki ,woda mineralna niegazowana i gazowana, ciepłe i zimne przekąski - 200 szt. kanapki z serem wędliną i rybą, wielkości połowy kromki chleba, 200szt. roladek mięsnych i rybnych w galarecie, półmisek serów i wędlin, oraz pieczywo, mix sałatek -3 rodzaje, , zupa -strogonof, bogracz, krem z pieczarek dla 80 osób; u) wykonanie obrendowania sceny według projektu uzgodnionego z wykonawcą; v) zapewnienie profesjonalnej relacji zdjęciowej z całości imprezy; w) zapewnienie ekranu ledowego przy scenie wraz z transmisją występów na żywo; x) zawieszenie/ustawienie przekazanych przez zamawiającego banerów, rolapów, balonów, winderów i późniejszy ich zwrot w nienaruszonym stanie w wyznaczone przez zamawiającego miejsce; y) Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia promocji imprezy obejmującej wydruk i kolportaż (z rozwieszeniem) 500 sztuk plakatów format minimum A2 i 100 sztuk plakatów format A3 oraz 2 wielkoformatowych plakatów (bilbordów) o wymiarach 240 cm/500 cm, zaoczkowanych, których treść, szata graficzna, miejsce i termin ekspozycji zostanie wcześniej uzgodnione z kierownikiem Referatu ds. Kultury, Sportu, Turystyki i Rekreacji przy Urzędzie Gminy Kosakowo. z) Wykonawca zagwarantuje w dniu 16.08.2014 r. (noc kabaretowa) miejsca siedzące (np. ławki biesiadne) dla ok. 1000 osób. 3.11 Organizacja i zabezpieczenie techniczno-logistyczne Dożynek Gminy Kosakowo 2014: a) uzyskanie wymaganych zezwoleń na organizację imprezy masowej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504) b) zapewnienie ochrony uczestników imprezy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504), przewidywana liczba uczestników: 7 września 2014 r. - około 2 tys. osób; c) koszty ubezpieczenia imprezy - opłacenia ubezpieczenia OC i NNW zgodnie przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504); d) zabezpieczenie nagłośnienia i oświetlenia terenu imprezy spełniające wymogi riderów występujących gwiazd oraz objęcie dźwiękiem całego terenu imprezy od sceny po górkę saneczkową; e) dostawa i ustawienie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego sceny zgodnej z riderami występujących osób, sprawnej technicznie, posiadającej niezbędne atesty, zadaszonej, osłoniętej, montaż sceny w uzgodnionym miejscu w Kosakowie najpóźniej do godz. 10-tej dnia 7 września 2014 r. - demontaż po zakończeniu imprezy f) udostępnienie sceny, nagłośnienia i oświetlenia dla Zamawiającego na bieżące potrzeby (msza święta, wystąpienia władz, gości, występy innych zespołów itp.) g) zabezpieczenie odpowiedniej ilości sanitariatów (wg. norm europejskich) - przenośnych toalet i umywalek h) zabezpieczenie opieki medycznej zgodnie z wymogami ustawy z dnia 20 marca 2009 r o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504) i) zabezpieczenie kierownika ds. bezpieczeństwa j) zabezpieczenie obsługi technicznej imprezy k) zabezpieczenie źródła energii elektrycznej oraz obsługi elektrycznej i pokrycie kosztów zużycia energii l) zabezpieczenie oświetlenia placu imprezy (uruchomienie latarni); m) zabezpieczenie materiałów technicznych takich jak: opaski, taśmy grodzące, taśmy klejące itp. n) zabezpieczenie transportu ciężarowego w obie strony (ok. 4 km w dwie strony) 100 sztuk barierek ochronnych pozostających w posiadaniu Zamawiającego oraz rozstawienie ich przed imprezą i uprzątnięcie po jej zakończeniu, w przypadku niewystarczającej ilości barierek wykonawca zobowiązany jest dostarczyć brakujące barierki (ilość barierek wynika z ilości wygrodzonego obszaru liczonej według wskaźników m2 na osobę z ustawy z dnia 20 marca 2009 r o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 62, poz. 504) o) zabezpieczenie terenu imprezy w kosze na śmieci o łącznej pojemności minimum 8000 litrów oraz ich opróżniania w trakcie imprezy lub na żądanie zamawiającego jeżeli zaistnieje taka konieczność. p) Zapewnienie w pobliżu sceny namiotu bankietowego wraz z obsługą, miejscami siedzącymi oraz stołami i poczęstunkiem oraz naczyniami i sztućcami niezbędnymi do podania poczęstunku (kawa,herbata,mleko,cukier,soki,woda mineralna niegazowana i gazowana, ciepłe i zimne przekąski - 200 szt. kanapki z serem wędliną i rybą, wielkości połowy kromki chleba, 200szt. roladek mięsnych i rybnych w galarecie, półmisek serów i wędlin, oraz pieczywo, mix sałatek -3 rodzaje, , zupa -strogonof, bogracz, krem z pieczarek dla 80 osób. q) Wykonanie obrendowania sceny według projektu uzgodnionego z wykonawcą; r) zawieszenie/ustawienie przekazanych przez zamawiającego banerów, rolapów, balonów, winderów i późniejszy ich zwrot w nienaruszonym stanie w wyznaczone przez zamawiającego miejsce; s) sprzątania terenu imprezy oraz terenu bezpośrednio przylegającego po zakończeniu imprezy nie później niż do 7 września 2014 do godziny 18:00 , t) zapewnienia na własny koszt odpowiedniej ochrony estrady oraz pozostałego mienia na terenie imprezy od momentu przyjazdu na teren imprezy masowej do momentu wyjazdu aparatury oświetleniowej, nagłośnieniowej i sceny. Wykonawca bierze na siebie całkowitą odpowiedzialność za zniszczenia lub kradzież i nie będzie wnosił w tym zakresie do Zamawiającego żadnych roszczeń u) Zamawiający udostępni Wykonawcy część terenu imprezy, celem pozyskania najemców handlowych i gastronomicznych oraz stoisk promocyjnych- sponsorów imprezy. Wszelkie umowy o sponsoring muszą zostać uzgodnione z Zamawiającym i zaakceptowane przez niego. v) Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia promocji imprezy obejmującej wydruk i kolportaż (z rozwieszeniem) 150 sztuk plakatów format minimum A2 i 50 sztuk plakatów format A3 oraz 2 wielkoformatowych plakatów (bilbordów) o wymiarach 240 cm/500 cm, zaoczkowanych, których treść, szata graficzna, miejsce i termin ekspozycji zostanie wcześniej uzgodnione z kierownikiem Referatu ds. Kultury, Sportu, Turystyki i Rekreacji przy Urzędzie Gminy Kosakowo. w) Wykonawca zagwarantuje miejsca siedzące (np. ławki biesiadne) dla ok. 1000 osób.3.12 W przypadku braku dostępności gwiazd we wskazanych terminach imprez wymienionych w punkcie 3 Siwz dopuszcza się możliwość wyboru innych gwiazd niż wymienione, ale o podobnym poziomie popularności i gatunku wykonywanej działalności artystycznej ( np. ten sam gatunek muzyczny). IV Koszty ORGANIZACJI IMPREZ PLENEROWYCH W GMINIE KOSAKOWO 2014: Zamawiający na całość przedmiotu Zamówienia ma zamiar przeznaczyć 175.000,00 zł brutto..