postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 193 000 euro na usługę szkoleniową pod nazwą Sekretarka, obsługa menedżersko - administracyjna z modułem języka angielskiego znak sprawy: ZP- 271/32/2010

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie usługi szkoleniowej pod nazwą Sekretarka, obsługa menedżersko - administracyjna z modułem języka angielskiego dla 10 osób bezrobotnych zarejestrowanych w Urzędzie Pracy Powiatu Krakowskiego. 2. Celem szkolenia jest zdobycie niezbędnej wiedzy z zakresu sprawnej organizacji pracy w biurze, obiegu i archiwizacji dokumentów oraz redagowania pism, kształtowania postaw etycznych, otwartej osobowości oraz etykiety zawodowej, poznanie obsługi komputera oraz jego oprogramowania i obsługi nowoczesnych urządzeń biurowych. 3. Program szkolenia powinien obejmować co najmniej 220 godzi 45 - minutowych oraz zawierać następujące bloki tematyczne: A. zasady organizacji pracy sekretariatu w wymiarze co najmniej 60 godzin, poruszający zagadnienia: a) urządzanie sekretariatu i gabinetu przełożonego b) zasady prawidłowego obiegu informacji c) prowadzenie korespondencji, w tym układy graficzne pism, zasady sporządzania pism d) protokoły, sprawozdania, notatki służbowe e) efektywne zarządzanie czasem, w tym organizacja czasu pracy, ochrona czasu pracy przełożonego, zasady prowadzenia terminarza f) formy i zasady sporządzania zaproszeń g) przygotowanie Sali obrad i niezbędnych materiałów h) przygotowanie materiałów do podróży i) rezerwacja zakwaterowania i wyżywienia j) opracowanie scenariusza wizyty k) organizacja przyjęć l) przygotowanie i obsługa stołu bankietowego B. czynności kancelaryjne w wymiarze co najmniej 10 godzin, poruszający zagadnienia: a) korespondencja przychodząca i wychodząca b) systemy kancelaryjne i obieg korespondencji c) przechowywanie akt C. przepisy BHP w wymiarze co najmniej 10 godzin, poruszający zagadnienia: a) ochrona przeciwpożarowa b) zasady udzielania pierwszej pomocy D. skuteczna komunikacja z przełożonym i klientami w wymiarze co najmniej 20 godzin, poruszający zagadnienia: a) rozwijanie precyzji w komunikowaniu b) bariery i błędy komunikacyjne, w tym analiza i sposoby ich likwidacji c) zasady prowadzenia rozmowy telefonicznej, w tym etapy i zasady profesjonalnie prowadzonej rozmowy telefonicznej E. biurowy savior - vivre w wymiarze co najmniej 20 godzin, poruszający zagadnienia: a) przyjmowanie interesantów b) kreowanie odpowiedniego wrażenia i klimatu rozmowy z klientem c) profesjonalna autoprezentacja, w tym wpływ kultury osobistej asystentki dyrektora na wizerunek firmy F. obsługa trudnego klienta w wymiarze co najmniej 20 godzin, poruszający zagadnienia: a) typologia trudnego klienta i sposoby obsługi klienta w zależności od jego charakterystyki b) asertywne reagowanie na agresywne zachowanie klienta, w tym asertywne przyjmowanie krytyki, asertywne wrażanie opinii c) radzenie sobie z negatywnymi emocjami i ze stresem powstałym w wyniku kontaktu z trudnym klientem G. obsługa komputera oraz nowoczesnych urządzeń biurowych w wymiarze co najmniej 50 godzin, poruszający zagadnienia: a) wprowadzenie do obsługi komputera b) pakiet biurowy, w tym edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, obsługa poczty elektronicznej c) obsługa Internetu d) rodzaje komunikacji komputerowej e) praca w sieci lokalnej, w tym korzystanie z zasobów sieciowych f) komunikacja w sieci lokalnej g) nauka bezwzrokowego pisania na klawiaturze h) obsługa urządzeń w tym telefax, kserokopiarka, skaner, dyktafon H. język angielski w wymiarze co najmniej 30 godzin. 4. Program szkolenia musi odpowiadać wymogom określonym w § 5 Rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 03 luty 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych. ( Dz. U. 2006 Nr 31, poz. 216) i ponadto spełniać wymogi, jeżeli takie istnieją, wynikające z odrębnych przepisów. 5. Program szkolenia musi zawierać informacje, o których mówi Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 02 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz. U. Nr 476, poz. 315), a mianowicie: a. Nazwę i zakres szkolenia b. Czas trwania i sposób organizacji szkolenia c. Wymagania wstępne dla uczestników szkolenia d. Cele szkolenia e. Plan nauczania określający tematy zajęć edukacyjnych oraz ich wymiar, z uwzględnieniem części teoretycznej i praktycznej f. Treści szkolenia w zakresie poszczególnych zajęć edukacyjnych g. Wykaz literatury oraz niezbędnych środków i materiałów dydaktycznych h. Sposób sprawdzenia efektów szkolenia. 6. Tygodniowy wymiar zajęć wyniesie minimum 30 godzin. Oczekiwany termin rozpoczęcia zajęć szkoleniowych - wrzesień. 7. Zajęcia realizowane będą codziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach pomiędzy 08:00 a 18:00. Zamawiający, po wcześniejszych uzgodnieniach z Wykonawcą, przewiduje możliwość przesunięć w zakresie terminu wskazanego w harmonogramie załączonym do oferty dotyczącym daty rozpoczęcia zajęć. 8. Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia dostęp do serwisu kawowego, tj. kawy, herbaty, drożdżówek oraz jednego ciepłego posiłku, którego stawka żywieniowa wyniesie od 12,00 do 15,00 złotych brutto. 9. Na zakończenie szkolenia Wykonawca zobowiązany będzie wydać uczestnikom zaświadczenie lub inny dokument potwierdzający ukończenie szkolenia Sekretarka, obsługa menedzersko - administracyjna z modułem języka angielskiego i uzyskanie kwalifikacji, który winien zostać odpowiednio oznakowany logo Unii Europejskiej i EFS oraz projektu 7 życzeń. Wykonawca załączy do ofert wzór zaświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego ukończenie szkolenia. 10. Miejsce realizacji szkolenia winno znajdować się w mieście Krakowie, w miejscu dogodnym pod względem dojazdu dla osób dojeżdżających z terenu Powiatu Krakowskiego. 11. Źródło finansowania - Europejski Fundusz Społeczny w ramach projektu 7 życzeń POKL Poddziałanie 6.1.3. W związku z powyższym, Wykonawca zobowiązany będzie do informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską poprzez zamieszczanie w dokumentacji szkoleniowej informacji o udziale Unii Europejskiej a także oznakowania miejsca realizacji kursu, zgodnie z wymogami Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności (Dz. Urz. UE L 210/25 z 31.7.2006) oraz Rozporządzenia Komisji WE nr 1828/2006 ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 371/1 z 27.12.2006) i wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013. 12. Wykonawca zobowiązany jest wyposażyć każdego uczestnika szkolenia w materiały dydaktyczne zgodnie z zakresem tematycznym szkolenia, jak również do przekazania jednego kompletu do Urzędu Pracy Powiatu Krakowskiego (jeżeli zachodzi taka konieczność, Wykonawca wlicza w cenę szkolenia koszt przeznaczonego dla UPPK zestawu materiałów dydaktycznych). Komplet materiałów dydaktycznych Wykonawca dostarczy do Zamawiającego, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pierwszej edycji szkolenia. Dodatkowo, Wykonawca wyposaży uczestników kursu w niezbędne materiały biurowe i piśmienne. Odbiór materiałów dydaktycznych oraz odbiór ciepłych posiłków potwierdzony zostanie przez każdego uczestnika podpisaniem stosownego oświadczenia. 13. Wykonawca zobowiązany będzie do przechowywania dokumentów potwierdzających realizację przedmiotowego szkolenia, a w szczególności: programu szkolenia, harmonogramu, dokumentów związanych z kosztami kursu, kosztorys, listy obecności uczestników, do dnia 31 grudnia 2020 roku. 14. Na zakończenie kursu, w ramach wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu realizacji szkolenia, Wykonawca wypłaci uczestnikom szkolenia zwrot kosztów przejazdu w wysokości 10,00 PLN (słownie: dziesięć złotych 00/100) za każdy dzień obecności na zajęciach. Na etapie sporządzania oferty i wyliczania całkowitego zwrotu kosztów przejazdu ujmowanych w preliminarzu należy przyjąć założenie o pełnej, tj 100 %, frekwencji uczestników, która - na etapie realizacji umowy - zweryfikowana będzie na podstawie listy obecności uczestników zajęć. Zamawiający pokryje Wykonawcy nakłady poniesione z tytułu zwrotu kosztów przejazdu uczestników zajęć na podstawie list obecności. Kwotę zwrotu kosztów przejazdu należy wliczyć w cenę szkolenia wskazaną w formularzu ofertowym. 15. Na podstawie art. 41 ust.7 i ust. 8 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415 z późn. zm.), Wykonawca zobowiązany będzie do ubezpieczenia uczestników szkolenia do następstw nieszczęśliwych wypadków, z wyjątkiem osób posiadających prawo do stypendium. Okres ubezpieczenia obejmie cały okres trwania szkolenia. W razie zaistnienia wypadku przy pracy, tj. okoliczności, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2009 r., Nr 167, poz. 1322 z późn. zm), Wykonawca zobowiązany będzie do ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku przy pracy - zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 4 przywołanej powyżej ustawy. Koszt ubezpieczenia NW wyliczony przy założeniu, iż wszyscy uczestnicy szkolenia będą podlegali ubezpieczeniu, należy wyszczególnić w preliminarzu oraz uwzględnić go w całkowitym koszcie szkolenia ujmowanym w formularzu ofertowym. Zamawiający przedstawi Wykonawcy imienną listę osób wskazanych do ubezpieczenia. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu kopię polisy ubezpieczeniowej najpóźniej w dniu rozpoczęcia zajęć. 16. Wykonawca zapewni nadzór wewnętrzny przebiegu szkolenia służący podnoszeniu jakości kształcenia a także wskaże personalnie osobę za nadzór odpowiedzialną. Do oferty należy załączyć informację o sposobie sprawowania nadzoru z podaniem osoby za niego odpowiedzialnej. 17. Wykonawca zobowiązany będzie do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji: a) Dzienna listy obecności uczestników szkolenia; b) Dziennik zajęć zawierający listę obecności, wymiar godzin i tematy zajęć edukacyjnych; c) Oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych; d) Oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór ciepłych posiłków; e) Imienna lista, na której uczestnicy szkolenia będą potwierdzać otrzymanie zwrotu kosztów przejazdu na szkolenie; f) Rejestr wydanych zaświadczeń lub innych dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenie; g) Protokół z egzaminu, jeżeli zostanie przeprowadzony. 18. Wykonawca, pod rygorem utraty prawa do zapłaty za szkolenie, zobowiązany będzie do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o: a) Nie zgłoszeniu się Uczestników na szkolenie, b) Przerwaniu szkolenia lub rezygnacji z uczestnictwa oraz każdorazowej nieobecności skierowanych osób bezrobotnych, c) Innych sytuacjach, które mają wpływ na realizację programu szkolenia. i umowy. 19. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu, w terminie do 5 dni od dnia zakończenia szkolenia, następujących dokumentów: a) Oryginału ankiet oceniających przeprowadzonych wśród uczestników szkolenia; b) Oryginału imiennego wykazu osób, które ukończyły szkolenie; c) Oryginału imiennego wykazu osób, które nie ukończyły szkolenia; d) Kserokopii rejestru wydanych zaświadczeń lub innych dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia i uzyskanie kwalifikacji poświadczony za zgodność z oryginałem; e) Kserokopii dziennika zajęć poświadczona za zgodność z oryginałem; f) Kserokopii list obecności poświadczona za zgodność z oryginałem; g) Kserokopii protokołu z egzaminu, jeżeli został przeprowadzony; h) Oryginału kosztorysu powykonawczego; i) Kserokopii wszystkich zaświadczeń i certyfikatów potwierdzających ukończenie szkolenia, poświadczone za zgodność z oryginałem; j) Oryginału oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych, ciepłych posiłków; k) Oryginału imiennej listy, na której uczestnicy potwierdzą otrzymanie zwrotu kosztów przejazdu; l) Innej dokumentacji niezbędnej do rozliczenia kursu. 20. Wykonawca winien zapewnić uczestnikom szkolenia warunki do nauki w oparciu o zasady BHP. Sale dydaktyczne powinny być wyposażone stosownie do potrzeb 10-osobowej grupy słuchaczy, tj. w miejsca siedzące, ławki/stoliki, sprzęt audiowizualny, flipchart, tablice szkolne lub magnetyczne a także stanowiska komputerowe wyposażone w stosowne - niezbędne do realizacji zamówienia oprogramowanie. Do oferty należy załączyć informację dotyczącą lokalizacji, w której realizowane będą zajęcia wraz ze szczegółowym opisem wyposażenia sal dydaktycznych oraz dostępnych urządzeń biurowych. Podczas zajęć każdy uczestnik winien mieć dostęp do niezależnego stanowiska komputerowego posiadającego niezbędne i legalne oprogramowanie. 21. Podczas zajęć praktycznych każdy uczestnik szkolenia będzie miał dostęp do niezależnego stanowiska wyposażonego w niezbędne materiały do ćwiczeń. 22. Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia wśród uczestników zajęć oceny merytorycznej i technicznej przebiegu szkolenia, m.in. na podstawie formularza ankiety oceniającej - stanowiącej załącznik nr 11 do SIWZ, jak również do przedstawienia jej wyników Zamawiającemu. 23. Wykonawca, przed rozpoczęciem szkolenia, zobowiązany będzie do zapoznania jego uczestników ze szczegółowym programem poprzez przekazanie im harmonogramu realizowanych zajęć.