Działania informacyjne i promocyjne dla projektu pod nazwą: Uporządkowanie gospodarki wodno -ściekowej w Gminie Raszyn

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, realizacja działań informacyjnych i promocyjnych dla projektu Uporządkowanie gospodarki wodno - ściekowej w Gminie Raszyn Wykonawca uwzględni wszystkie wytyczne Zamawiającego. Szczegółowy opis został zawarty w załączniku do SIWZ - Szczegółowy Opis przedmiotu Zamówienia Zamówienie obejmuje: 1 Identyfikację wizualną projektu 1.1. W zakresie identyfikacji wizualnej projektu Wykonawca przygotuje Księgę wzorów materiałów promocyjnych i informacyjnych dla beneficjenta. Księga tworzona będzie przy ścisłej współpracy z Zamawiającym i przedłożona zostanie do akceptacji przez niego w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy z Wykonawcą. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia korekt i zmian. 1.2 Wykonawca opracuje trzy propozycje projektów grafiki na podstawie których powstaną projekty materiałów promocyjnych i informacyjnych. Projekty trzech grafik zostaną przedłożone Zamawiającemu do wyboru i akceptacji w terminie 15 dni od dnia podpisania umowy z Wykonawcą. Zamawiający zobowiązuje się do wyboru jednej grafiki. W ostatecznym projekcie zostaną uwzględnione wszystkie uwagi i wskazówki Zamawiającego. 1.3. Projekty graficzne będą dostarczane Zamawiającemu zgodnie z ustalonym między stronami harmonogramem w formie plików PDF (lub wyjątkowo innym formatem niezbędnym Zamawiającemu) z uwzględnieniem przyjętej grafiki. 1.4. Wykonawca zapewni wydruk materiałów informacyjnych i promocyjnych z uwzględnieniem logotypu lub zbioru logotypów określonych przez Zamawiającego, zgodnie z zasadami wizualizacji. 1.5. Wykonawca wyprodukuje zgodnie z wybraną grafiką i wytycznymi zamawiającego materiały informacyjne i promocyjne. Wykonawca dokona w szczególności: - opracowania graficznego projektów - komputerowego składu, łamania i przygotowania materiałów do druku (tekstów, wykresów, tabel, mapek) - redakcji technicznej zgodnie z wytycznymi Zamawiającego - poprawiania usterek powstałych na etapie składnia - dostarczenia Zamawiającemu w formie plików PDF materiałów po wprowadzeniu każdej z korekt wydawniczych - zarchiwizowania wszystkich publikacji na płycie CD i przekazaniu ich Zamawiającemu 1.5. Wykonawca dostarczy do zamawiającego wydrukowane materiały w uzgodnionym terminie. Wykonawca dostarczy materiały w formie uniemożliwiającej ich uszkodzenie 2. Media W ramach przygotowywanych działań informacyjnych i promocyjnych Wykonawca opracuje szczegółowy zakres relacji z mediami, który ma obejmować: 2.1. Wykonawca zaproponuje liczbę i rodzaj płatnych ogłoszeń prasowych oraz innych płatnych materiałów prasowych (wywiady, artykuły ect.), które zostaną opublikowane w mediach lokalnych, regionalnych oraz samorządowych w czasie trwania projektu. Wykonawca umotywuje dobór mediów, za pośrednictwem których będzie informował o projekcie. Wszystkie materiały przekazane mediom zostaną w formie i treści uzgodnione z Zamawiającym ( zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy materiały niezbędne do opracowania poszczególnych materiałów prasowych). Zamawiający zobowiązuje się do korekty przesłanego materiału w terminie 1 dnia od dnia otrzymania. Wykonawca będzie nanosił poprawki zamawiającego i przekazywał do akceptacji. Ostateczna wersja publikacji wraz ze zdjęciami i grafikami, będzie przekazana do akceptacji Zamawiającemu. Data emisji płatnym materiałów prasowych będzie uzależniona od decyzji Zamawiającego. Zamawiający będzie zobowiązany, przekazać Wykonawcy za pośrednictwem faksu i poczty elektronicznej zlecenie płatnych publikacji w terminie 5 dni roboczych dla ogłoszeń i 10 dni roboczych dla pozostałych publikacji. 2.2. Zamawiający określa minimalną liczbę publikacji : - nie mniej niż jeden materiał prasowy w prasie regionalnej oraz samorządowej o formacie nie mniejszym niż 15x20 cm (wielkość szacunkowa ze względu ma różne wymiary modułów) - nie mniej niż 5 materiałów rasowych w prasie lokalnej o formacie nie mniejszym niż 15x20 cm (wielkość szacunkowa ze względu ma różne wymiary modułów) Wykonawca przygotuje plan kampanii radiowej i telewizyjnej obejmującej emisję spotów i audycji informacyjnych dotyczących realizowanego projektu. Wykonawca odpowiedzialny będzie za nagranie spotów i audycji oraz dystrybucję i emisję nagrań w mediach o zasięgu regionalnym. Wszystkie materiały zostaną przygotowane we współpracy z Zamawiającym. Data emisji spotów i audycji będzie uzależniona od decyzji Zamawiającego. 3.Konferencja prasowa Wykonawca zorganizuje minimum 1 konferencję prasową. W ramach działań związanych z organizacją konferencji prasowej Wykonawca będzie odpowiedzialny za: a) ustalenie terminu i miejsca, b) przygotowanie listy uczestników dostosowanej do tematu konferencji, w tym listy VIP - ów (wstępna lista uczestników zostanie przedstawiona do akceptacji Zamawiającego na 7 dni roboczych przed planowaną datą konferencji), c) przygotowanie programu konferencji prasowej, d) przygotowanie harmonogramu konferencji prasowej, e) opracowanie materiałów prasowych, f) przygotowaniu materiałów konferencyjnych (np. teczek, notesów, długopisów), g) zapewnienie cateringu, h) wypożyczenie sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, etc.), i) obsługę techniczną konferencji, j) przygotowanie listy obecności, k) udokumentowanie fotograficzne przebiegu konferencji, l) zadania do wykonania po konferencji: - wysłanie materiałów z konferencji nieobecnym dziennikarzom, - podziękowanie osobom uczestniczącym, - monitoring mediów. Wszystkie działania w ramach przygotowywania konferencji prasowej będą prowadzone we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca przedstawi proponowany sposób przeprowadzenia konferencji prasowej. 4.Imprezy plenerowe Wykonawca zorganizuje 2 imprezy plenerowe. W ramach działań związanych z organizacją imprez Wykonawca będzie odpowiedzialny za: a) organizacje imprezy; b) ekspozycje multimedialną, c) przygotowanie materiałów informacyjnych materiałów promocyjnych dla mieszkańców, d) udokumentowanie fotograficzne przebiegu imprezy, Wszystkie działania w ramach przygotowywania imprez plenerowych będą prowadzone we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca przedstawi proponowany sposób przeprowadzenia konferencji prasowej.