Wyłonienie kandydata do świadczenia usług związanych z administracją prac przy budowie Internetowej sieci szerokopasmowej oraz prawidłową realizację projektu Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie kandydata do świadczenia usług związanych z administracją prac przy budowie Internetowej sieci szerokopasmowej oraz prawidłową realizacją projektu Internet w domu szansą na rozwój wykluczonych cyfrowo mieszkańców gminy Jarocin współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion, oś priorytetowa 8 Społeczeństwo informacyjne - zwiększanie innowacyjności gospodarki Szczegółowy zakres usługi: 1. Zarządzanie pracami związanymi z administracją przy budowie Internetowej sieci szerokopasmowej i nadzór nad prawidłową realizacją projektu obejmującego 300 gospodarstw domowych z terenu gminy Jarocin w okresie od dnia zawarcia umowy do 30 marca 2013 roku, z zachowaniem zgodności działań prowadzonych w projekcie z wnioskiem aplikacyjnym i umową o dofinansowanie oraz aktualnie obowiązującym prawem i aktualnymi wytycznymi obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. 2. Opracowanie niezbędnej dokumentacji projektowej: m.in. Regulaminu naboru i uczestnictwa w Projekcie, wzoru formularza zgłoszeniowego do projektu, wzoru umowy z beneficjentem ostatecznym, wzorów oświadczeń dla uczestników projektu ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych. 3. Nadzorowanie, koordynowanie, organizowanie, monitorowanie prawidłowej realizacji projektu, zgodnej z jego harmonogramem i budżetem, w tym: - realizacji umów użyczenia sprzętu i protokóralnego przekazywania sprzętu komputerowego Beneficjentom ostatecznym, monitorowania prawidłowości realizacji zawartych umów przez beneficjentów ostatecznych, prowadzenia ewidencji sprzętu komputerowego zakupionego w ramach projektu. 4. Współpraca z osobami serwisującymi sprzęt komputerowy i sieć Internet w zakresie przyjmowania zgłoszeń od beneficjentów ostatecznych o usterkach i nieprawidłowościach w działaniu komputera lub dostępu do Internetu i ich usuwania. 5. Administracja i zarzadzanie sprzętem informatycznym zainstalowanym w pomieszczeniu będącym Centrum Zarzadzania Siecią. 6. Konfiguracja oraz tworzenie polityki bezpieczeństwa dla urządzeń dostępowych do sieci Internet zainstalowanych w Centrum Zarządzania Siecią 7. Administracja i konfiguracja systemami zarządzającymi siecią - zakładanie użytkowników i przydzielanie im uprawnień. 8. Nadzorowanie pracy osób zaangażowanych w realizację projektu. 9. Uczestniczenie w przygotowaniu przetargów na dostawy i usługi, wsparcie merytoryczne w zakresie przeprowadzania i udzielania zamówień publicznych związanych z realizacją projektu, poprzez: przygotowywanie projektów opisu przedmiotu zamówienia, przygotowanie projektów umów i aneksów do umów z Wykonawcami, uczestniczenie w procedurze wyboru Wykonawców. 10. Uczestniczenie w inwentaryzacjach i kontrolach sprzętu u ostatecznych odbiorców, przeprowadzanie kontroli w terenie dotyczących sposobu realizacji projektu przez odbiorców ostatecznych, którzy zawarli z Gminą umowy użyczenia sprzętu komputerowego i dostawy Internetu. W przypadku niespełnienia warunków umowy użytkowania powierzonego sprzętu zaprzestanie współpracy z odbiorcą ostatecznym, odebranie sprzętu komputerowego i przekazanie innej osobie kwalifikującej się do otrzymania sprzętu; 11. Zgłaszanie wniosków o dokonywanie przesunięć środków finansowych między zadaniami i wprowadzaniem zmian do wniosku. 12. Uczestniczenie w przygotowaniu działań związanych z promocją i informacją o projekcie zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie. 13. Współpraca z wybranym zgodnie z procedurami usługodawcą do spraw rozliczeń w zakresie przygotowywania i przekazywania wniosków o płatności zaliczkowe, pośrednie i końcowe wraz z niezbędnymi załącznikami, dokumentami i opracowaniami w czasie trwania projektu. 14. Gotowości i współpraca w kontrolach projektu przeprowadzanych przez Instytucję Wdrażająca i inne instytucje zewnętrzne oraz współpraca z audytorem wewnętrznym przy przeprowadzeniu audytu projektu; odniesienia się do uwag pokontrolnych, dostosowania się do uwag pokontrolnych poaudytowych podczas okresu realizacji umowy. 15. Archiwizowanie całej dokumentacji oraz wszelkiej korespondencji dotyczącej realizowanego projektu, 16. Opiniowanie i ewentualnie weryfikowanie wszelkich dokumentów wytworzonych na potrzeby realizacji projektu pod kątem ich zgodności z wymogami Unii Europejskiej oraz programami operacyjnymi (w szczególności dokumentacji przetargowej, projektów umów z wykonawcami, protokołów odbioru, faktur itp.); w razie potrzeby przekazanie w/w dokumentów do poprawy wydziałowi, który dokument wytworzył bądź nadzorował, 17. Wykonywanie wszystkich czynności i prac w bieżącej współpracy z Zamawiającym, odpowiednimi merytorycznymi komórkami Urzędu Miejskiego i jednostkami organizacyjnymi gminy: Skarbnikiem Gminy ,Referatem Księgowości budżetowej, Jarocińskim Funduszem Poręczeń Kredytowych ,Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej. 18. Uzgadnianie i przedkładanie do akceptacji Zamawiającemu wszelkiej dokumentacji związanej z projektem. 19. Bezzwłocznego informowania w formie pisemnej Zamawiającego o zauważonych nieprawidłowościach i zagrożeniach przy realizacji projektu. 20. W celu prawidłowej realizacji projektu, wykonywanie zadań odbywać się będzie w siedzibie Wykonawcy i Zamawiającego oraz innych miejscach w których realizowany jest projekt ( w 24 miejscowościach gminy Jarocin ; 300 uczestników projektu z terenu gminy) przez czas trwania umowy. Wykonawca ma obowiązek przebywać na terenie gminy w dni robocze w godzinach pracy urzędu tj.: 08:00 - 16:00 21. Wykonawca zobowiązany jest do uczestnictwa w spotkaniach roboczych w siedzibie Zamawiającego w terminach uzależnionych od potrzeb, lecz nie rzadziej niż 3 razy w tygodniu. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może zwolnić czasowo Wykonawcę z tego obowiązku, bądź zażądać częstszych wizyt, o czym poinformuje Wykonawcę telefonicznie lub e-mailem lub pisemnie (faxem). Koszt dojazdu i ewentualnego zakwaterowania pokrywa Wykonawca. 22. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do stawienia się na konsultacje w siedzibie Zamawiającego w terminie do 3 godz. od powiadomienia telefonicznego lub e-mailem lub pisemnego (faxem ).