Świadczenie kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych niezbędnych do przeprowadzenia szkoleń dedykowanych 350 pracownikom Podlaskiego OR ARiMR

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych niezbędnych do przeprowadzenia szkoleń dedykowanych 350 pracownikom Podlaskiego OR ARiMR. 1) Zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień: 55100000-1-Usługi hotelarskie. 2) Zamawiający wymaga zapewnienia kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych w następujących terminach: a) 13-14 czerwca br. dla 40 osób, b) 21-22 czerwca br. dla 60 osób, c) 26-27 czerwca br. dla 70 osób, d) 20-21 września br. dla 30 osób, e) 27-28 września br. dla 60 osób, f) 18-19 października br. dla 30 osób, g) 25-26-27 października br. dla 30 osób, h) 13-14 grudnia br. dla 30 osób. 2. Zakres kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych świadczonych przez Wykonawcę podczas każdego z ww terminów, oprócz terminu 25-26-27 października br., obejmuje następujące świadczenia składowe: 1) zakwaterowanie uczestników szkoleń w okresie od przyjazdu pierwszego dnia w godzinach 09:00-09:30 do wyjazdu po obiedzie drugiego dnia, 2) zakwaterowanie uczestników szkoleń w pokojach 1, 2, 3 osobowych z łazienkami, z uwzględnieniem zakazu kwaterowania w pokojach koedukacyjnych, 3) przygotowanie i udostępnienie Zamawiającemu, na czas trwania szkolenia, jednej przestrzennej sali wykładowej na min. 80 osób, wyposażonej w tablicę flipchart z papierem i markerami, rzutnik multimedialny oraz ekran do rzutnika multimedialnego, ryzę papieru A-4, mazaki, nagłośnienie, krzesła i stoły, przy czym w terminach: 21-22 czerwca, 26-27 czerwca, 27-28 września 2012 r. Zamawiający wymaga dodatkowo zapewnienia drugiej sali szkoleniowej z analogicznym wyposażeniem, która będzie mogła pomieścić min. 50 osób. 4) wyżywienie uczestników w okresie szkolenia: a) w pierwszym dniu szkolenia - obiad, kolacja, b) w drugim dniu szkolenia - śniadanie, obiad, 5) zapewnienie serwisów kawowych w przerwach w szkoleniu: a) w pierwszym dniu szkolenia - trzy serwisy kawowe, b) w drugim dniu szkolenia - jeden serwis kawowy, 6) udostępnienie miejsc parkingowych w ilości minimum 15. 3. Zakres kompleksowych usług hotelarsko-restauracyjnych świadczonych przez Wykonawcę podczas terminu 25-26-27 października br., obejmuje następujące świadczenia składowe: 1) zakwaterowanie uczestników szkoleń w okresie od przyjazdu pierwszego dnia w godzinach 09:00-9:30 do wyjazdu po obiedzie trzeciego dnia, 2) zakwaterowanie uczestników szkoleń w pokojach 1, 2 osobowych z łazienkami, z uwzględnieniem zakazu kwaterowania w pokojach koedukacyjnych, 3) przygotowanie i udostępnienie Zamawiającemu, na czas trwania szkolenia, jednej przestrzennej sali szkoleniowej na min. 50 osób, wyposażonej w tablicę flipchart z papierem i markerami, rzutnik multimedialny oraz ekran do rzutnika multimedialnego, ryzę papieru A-4, mazaki, nagłośnienie, krzesła i stoły, 4) wyżywienie uczestników w okresie szkolenia: a) w pierwszym dniu szkolenia - obiad, kolacja, b) w drugim dniu szkolenia - śniadanie, obiad, kolacja, c) w trzecim dniu szkolenia - śniadanie, obiad, 5) zapewnienie serwisów kawowych w przerwach w szkoleniu: a) w pierwszym dniu szkolenia - trzy serwisy kawowe, b) w drugim dniu szkolenia - trzy serwisy kawowe, c) w trzecim dniu szkolenia - jeden serwis kawowy, 6) udostępnienie miejsc parkingowych w ilości minimum 15. 4. Warunki wykonania zamówienia 1) Zamawiający wymaga aby odległość ośrodka, w którym Wykonawca będzie świadczył kompleksowe usługi hotelarsko-restauracyjne od siedziby Zamawiającego (Łomża) nie przekraczała odległości 250 km. 2) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił ilość pokoi dostosowaną do ilości uczestników według płci (zakaz kwaterowania uczestników w pokojach koedukacyjnych). 3) Zamawiający wymaga, aby każda grupa szkoleniowa była zakwaterowana w 1 ośrodku - w przypadku dysponowania przez Wykonawcę kilkoma ośrodkami. 4) Zamawiający wymaga aby Wykonawca w ośrodku, w którym będzie świadczył usługi, zapewnił: a) co najmniej: - 70% pokoi dwuosobowych, 15% pokoi jednoosobowych, 15% pokoi trzyosobowych - podczas każdego z terminów szkoleń oprócz terminu 25-26-27 października br., - co najmniej 70% pokoi dwuosobowych, 30% pokoi jednoosobowych - podczas szkolenia w terminie 25-26-27 października br., b) pokoje wyposażone w TV, telefon stacjonarny oraz łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym, c) możliwość rezerwacji dodatkowych pokoi dwuosobowych (tj. gdzie koszty noclegu pokryją uczestnicy indywidualnie), d) sale wykładowe z oknami, bez filarów utrudniających kontakt wzrokowy prowadzących z uczestnikami, klimatyzowane, e) 1 osobę personelu potrzebną do pomocy przy obsłudze technicznej. 5) Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił ponadto: a) serwis kawowy obejmujący minimum: kawę (i mleczko do kawy), herbatę (i cytrynę do herbaty), cukier , wodę gazowaną i niegazowaną, soki, mleko, ciasteczka, ciasto domowe, owoce, b) obiad dwudaniowy, zgodnie z poniższym opisem (podana waga dotyczy wagi jednej porcji): zupa, ciepłe danie główne (mięso lub ryba) - 200 g, dodatki (ziemniaki lub ryż lub kasza lub frytki) - 150 g, 3 rodzaje surówek - 100 g, kompot - 200 ml, woda mineralna - 200 ml podana w dzbankach, c) śniadanie i kolację w formie bufetu (np. jajka na twardo w majonezie, wędliny/różne, sery żółte/różne, masło, miód, dżemy, sałatka wielowarzywna, pomidory, ogórki, pieczywo mieszane, kawa (i mleczko do kawy), herbata (i cytryna do herbaty), woda mineralna, dania ciepłe (min. 2) do wyboru), przy czym szczegółowe menu na każdy dzień realizacji zamówienia wymaga akceptacji przedstawiciela Zamawiającego. 6) Zamawiający zakończy szkolenia ostatniego dnia pobytu po obiedzie (około godziny 14.00). 7) Zamawiający zastrzega sobie prawo: a) przesunięcia terminu poszczególnych szkoleń, b) zmniejszenia ilości uczestników poszczególnych szkoleń, z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, przy czym w/w zmiany zostaną uwzględnione w formie aneksu do niniejszej Umowy, na podstawie art. 144 ust. 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759, z późn. zm.)