Zakup usług polegających na realizacji i promocji V edycji ogólnopolskiego konkursu na najlepsze gospodarstwo ekologiczne 2012

Opis przedmiotu przetargu: W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Konkursu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją i promocją V edycji ogólnopolskiego konkursu na najlepsze gospodarstwo ekologiczne 2012. 3.1W celu sprawnego funkcjonowania Biura, Wykonawca zapewni: a)zespół składający się z co najmniej 2 osób, wskazanych Zamawiającemu do kontaktów z potencjalnymi uczestnikami i Zamawiającym, w terminie 2 dni od podpisania umowy, na adres e-mail: k.krawczyk@fapa.org.pl; b)komputer (wraz z systemem operacyjnym i oprogramowaniem niezbędnym do realizacji zamówienia, na który to system i oprogramowanie Wykonawca będzie posiadał własne licencje, uprawniające go do ich użytkowania) z dostępem do Internetu; c)minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; d)organizację pracy, która umożliwi potencjalnym uczestnikom łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych; e)dyżur telefoniczny na potrzeby potencjalnych uczestników podczas trwania Konkursu. Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o przebiegu Konkursu. 3.2Podstawowe zadania biura: a)produkcja i dystrybucja opracowanych przez Wykonawcę materiałów konkursowych, tj. ogłoszenia o konkursie, regulaminu, formularzy zgłoszeniowych dla potencjalnych uczestników - do publikacji na stronach internetowych Wykonawcy. Propozycję regulaminu, który będzie opierać się na podstawowych założeniach przeprowadzenia Konkursu (Załącznik nr 4), a także ogłoszenia o konkursie, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 15 dni po podpisaniu umowy. Dokumenty zostaną zamieszczone do pobrania na stronie internetowej MRiRW, KSOW oraz podportalach regionalnych KSOW. Adres strony www.ksow.gov.pl będzie podany w ogłoszeniu; b)opracowanie koncepcji, przygotowanie oraz przeprowadzenie, przez okres minimum 30 dni, ogólnopolskiej akcji promującej Konkurs, adresowanej do potencjalnych uczestników Konkursu, czyli działań umożliwiających dotarcie z informacją o konkursie do rolników i właścicieli gospodarstw posiadających certyfikaty produkcji ekologicznej, czego efektem powinno być minimum 150 zgłoszeń uczestników z całego kraju; c)przygotowanie informacji dla wybranych uczestników o otrzymaniu nominacji do II etapu krajowego Konkursu. Informacje te zostaną rozesłane nominowanym pocztą; d)przeprowadzenie ewidencji i weryfikacji formalnej nadesłanych zgłoszeń w podziale na poszczególne kategorie. Przygotowanie raportu zawierającego podsumowanie weryfikacji formalnej; e)bieżący kontakt z uczestnikami Konkursu, w tym zapraszanie i potwierdzanie udziału w uroczystości wręczenia nagród. Uroczystość odbędzie się w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego około 30 dni przed datą wydarzenia. 3.3Organizacja prac 16 regionalnych Komisji Konkursowych: Każda regionalna Komisja Konkursowa, zwana dalej Komisją, dokonuje wyboru nominowanych i nagrodzonych projektów. W skład każdej z Komisji wchodzić będą, w charakterze Ekspertów co najmniej 3 osoby, każda z kwalifikacjami i co najmniej 5-letnim doświadczeniem adekwatnym do dokonania oceny według kryteriów dołączonych do regulaminu. Każda z Komisji spotka się, po dokonaniu wizytacji wszystkich zakwalifikowanych do udział uczestników, na posiedzeniu, celem dokonania oceny gospodarstw rolnych i wyboru spośród nich nominowanych do II etapu krajowego. Posiedzenia powinny umożliwić prezentację projektów. W tym etapie Biuro zapewni: a)powołanie Komisji Konkursowych oraz opracowanie zasad i zorganizowanie prac Komisji zgodnie z przyjętym regulaminem; b)bieżący kontakt z członkami Komisji, w tym informowanie ich o posiedzeniach Komisji oraz uzyskanie potwierdzenia udziału w obradach; c)przygotowanie aktualizacji i przekazywanie członkom Komisji wszelkich materiałów na i ze spotkań Komisji, w tym w szczególności: -protokołów ze spotkań Komisji; -zestawień zgłoszonych projektów; -prezentacji zgłoszonych projektów; d) obsługę techniczną i logistyczną spotkań, w szczególności: -pokrycie kosztów transportu maksymalnie 3 członków Komisji do zgłoszonych gospodarstw; -zapewnienie Sali na spotkania Komisja dla minimum 12 osób. Minimalne wyposażenie Sali to: laptop, rzutnik multimedialny, dostęp do Internetu; -zapewnienie poczęstunku dla wszystkich członków Komisji, (obiady, serwis kawowy, napoje zimne i gorące, ciastka oraz przekąski) dostępne podczas całego czasu trwania spotkania, -prezentację podczas posiedzeń Komisji przez pracownika Biura wszystkich zgłoszonych projektów w poszczególnych kategoriach. 3.4Przygotowanie materiałów dotyczących gospodarstw nominowanych do II etapuW ramach zadania Wykonawca: a)wykona autorską dokumentację fotograficzną projektów nominowanych do II etapu krajowego (laureatów I miejsca w każdej z kategorii na I etapie wojewódzkim, o ile w ogóle został wybrany) - po minimum 10 zdjęć z każdego z nominowanych w danej kategorii gospodarstw; b)przekaże Zamawiającemu zdjęcia na nośnikach elektronicznych - płytach DVD lub CD w 3 kopiach; c)przygotuje do 32 tekstów (po ok. 3 tys. znaków każdy) opisujących nominowane i nagrodzone gospodarstwa orz tekstu wstępu i podsumowującego Konkurs (ok. 3 tys. znaków). Styl i język tekstów musi być dostosowany do specyfiki publikacji, tj. nie może być zbytnio oficjalny i urzędowy. Należy koncentrować się na znaczeniu gospodarstw dla realizacji celów Konkursu, w szczególności promocji dobrych praktyk w rolnictwie ekologicznym; d)przekaże Zamawiającemu teksty w wersji polskiej w formacie doc. i rtf. 3.5Wykonanie i dostarczenie dyplomów i statuetek dla laureatów I etapu Konkursu a)zindywidualizowane dyplomy i szklane statuetki o wysokości minimum 20 cm statuetki - dla 32 nominowanych do II etapu; b)wszystkie ww. materiały muszą być opatrzone logotypem rolnictwa ekologicznego oraz logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku do SIWZ: (Załącznik nr 5). Ostateczny wygląd dyplomów oraz statuetek musi zostać uzgodniony z Zamawiającym. Wykonawca, ww. statuetki i dyplomy dostarczy Zamawiającemu w miejsce przez niego wskazane. Sposób transportu oraz opakowanie statuetek i dyplomów muszą zapewnić zabezpieczenie przed uszkodzeniami. Za szkody powstałe z winy nienależytego opakowania lub transportu odpowiedzialność ponosi Wykonawca.