Organizacja festynu w Czartajewie realizowanego w ramach projektu Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest organizacja festynu na terenie Gminy Siemiatycze w miejscowości Czartajew w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca na podstawie umowy o dofinansowanie nr POPW.01.04.04-00-027/11-00. 2.Szczegółowo przedmiot zamówienia obejmuje organizację festynu w Czartajewie w dniu 29 czerwca 2013 roku. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: 2.1. zapewnienie oprawy muzycznej - zapewnienie oprawy muzycznej - Wykonawca musi zapewnić występy: - min. dwóch zespołów muzycznych (zespoły coverowe), w godz. od 18:00 do 19:00 i od 20:00 do 24:00 , - występ gwiazdy wieczoru w godz. od 21:00 do 22:00 , - występ kabaretu w godz. od 19:00 do 20:00. Przez zespół muzyczny Zamawiający uzna wykonawcę, który w swoim dorobku artystycznym wydał minimum 3 płyty. Przez gwiazdę wieczoru Zamawiający rozumie wykonawcę o ugruntowanej pozycji artystycznej, medialnej i wysokiej rozpoznawalności w skali kraju, która w ciągu ostatnich 10 lat wydała nie mniej niż dwie płyty, w tym przynajmniej jedną złotą. Do obowiązków Wykonawcy należy zawarcie stosownych umów i opłacenie wszelkich kosztów koncertów artystycznych wraz z rozliczeniem z tytułu ZAIKS. Wykonawca zapewni scenę o wymiarach min. 8x10 m, z zadaszeniem oraz z nagłośnieniem i oświetleniem, dostosowaną do potrzeb zespołów muzycznych i gwiazdy wieczoru (rider). Wykonawca zapewni przygotowanie sceny do transportu, transport wszystkich jej elementów, ich magazynowanie, wykonanie wszelkich prac montażowych, a także prac demontażowych i porządkowych w obrębie sceny. Na scenie Wykonawca wykona i zamieści baner promujący projekt Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, zgodny z zasadami prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Programu Rozwój Polski Wschodniej określonych w Strategii komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 oraz Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Wybrany Wykonawca przed podpisaniem umowy przedstawi do wyboru Zamawiającego 3 propozycje gwiazdy wieczoru i sześć propozycji zespołów. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia oprawy muzycznej zgodnej z ww. wyborem Zamawiającego. 2.2. prowadzenie festynu (konferansjer/-rzy) - zapewnienie konferansjera/-ów na cały okres trwania festynu, tj. od godz. 1400 do godz. 2400. 2.3. wystawa produktów kulinarnych regionalnych Polski Wschodniej, przeznaczonych do darmowej degustacji - Wykonawca zobowiązany jest do: a)Wyszukania, wytypowania i przygotowania 20 produktów regionalnych gminy Siemiatycze, województwa podlaskiego i lubelskiego do prezentacji i degustacji na wystawie. Produkty regionalne mają stanowić potrawy kulinarne charakterystyczne dla regionu Polski Wschodniej, w tym: potrawy mięsne i wegetariańskie na ciepło, dania/przekąski mięsne na zimno, dania/przekąski bezmięsne na zimno oraz ciasta i pieczywo; b)Zapewnienia obsługi stoiska (min. 2 osób do bezpośredniego kontaktu z klientem), serwowania w trakcie imprezy asortymentu gastronomicznego przeznaczonego do bezpłatnej degustacji produktów kulinarnych; c)Zapewnienia produktów kulinarnych w ilości po 100 porcji każdy; d)Za porcję należy przyjąć danie produkt o masie min. 5 dag; e) Zapewnienia plenerowego zadaszonego stoiska wystawienniczego. Stoisko zostanie ustawione wg aranżacji przestrzeni wystawowej, koncepcji graficznej ekspozycji, zaakceptowanej przez Zamawiającego; f)Wykonawca we własnym zakresie zapewni źródło energii, np. agregat prądotwórczy, butle gazowe z palnikami, celem odgrzania potraw na ciepło; g)Czas trwania wystawy - od godz. 1400 do godz. 1700; h)Przygotowania do transportu, transportu wszystkich elementów wystawy na miejsce festynu i ich magazynowania; i)Wykonania wszelkich prac przygotowawczych, montażowych, konserwatorskich, a także prac demontażowych i porządkowych w obrębie własnych stoisk; j)Wykonania banerów - (nie muszą być trwale związane ze stoiskiem) oraz napisów informacyjnych na stoiskach; k)Wykonawca jest zobowiązany do stosowania zasad prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Programu Rozwój Polski Wschodniej określonych w Strategii komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 oraz Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Szczegółowe omówienie zasad informowania o PO RPW zostało zawarte w Planie komunikacji Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. 2.4. wystawa stoiska promującego kulturę i wyroby regionalne - Wykonawca zobowiązany jest do: a)Zorganizowania na stoisku asortymentu, obsługi (min. 1 osoby) i wystawy wyrobów twórców ludowych z rękodzielnictwem artystycznym (np.: ręcznie malowana ceramika, rękodzielnictwo artystyczne, obrusy, serwetki, itp.); b)Zapewnienia plenerowego zadaszonego stoiska wystawienniczego; c)Przygotowania do transportu, transportu wszystkich elementów wystawy na miejsce festynu i ich magazynowania; d)Wykonania wszelkich prac przygotowawczych, montażowych, konserwatorskich, a także prac demontażowych i porządkowych w obrębie własnego stoiska; e)Zapewnienia wystawy stoiska min. 3 godziny, ściśle określone przez Zamawiającego na 14 dni przed terminem festynu; f)Oznakowania stoiska informacją o współfinansowaniu zadania w ramach projektu pod nazwą Obszary o szczególnym znaczeniu przyrodniczym czynnikiem rozwoju Polski Wschodniej, realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi Priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca na podstawie umowy o dofinansowanie nr POPW.01.04.04-00-027/11-00 g)Stosowania zasad prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Programu Rozwój Polski Wschodniej określonych w Strategii komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 oraz Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Szczegółowe omówienie zasad informowania o PO RPW zostało zawarte w Planie komunikacji Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. 2.5. zaprezentowanie twórców ludowych uprawiających dawne, a ginące już zawody - W trakcie trwania festynu w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, Wykonawca zapewni minimum 2-godzinną prezentację twórców ludowych uprawiających dawne, a ginące już zawody. 2.6. Z uwagi na charakter festynu, jako imprezy masowej, w ramach działań organizacyjnych Wykonawca jako organizator będzie zobowiązany do pozyskania wszelkich niezbędnych dokumentów i zezwoleń koniecznych do organizacji festynu oraz do zapewnienia bezpieczeństwa imprezy, zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 62, poz. 504 z późn. zm.). W ramach działań organizacyjnych Wykonawca będzie zobowiązany do pozyskania wszelkich niezbędnych dokumentów oraz zezwoleń koniecznych do przeprowadzenia zadań określonych w pkt. 2.1. - 2.5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia we własnym zakresie dodatkowych elementów festynu, oraz występów artystycznych na scenie, nie kolidując z programem Wykonawcy. Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt zapewni: - możliwość korzystania z minimum trzech toalet przenośnych w trakcie trwania festynu, - wykonanie wszelkich prac porządkowych w obrębie miejsca realizacji festynu, po jego zakończeniu. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej w miejscu realizacji festynu przed jego rozpoczęciem, celem oceny zgodności oferty Wykonawcy z wymaganiami SIWZ