Zorganizowanie cyklu imprez o charakterze środowiskowym dla uczestników projektu Nowy obraz pomocy społecznej w Łodzi oraz ich otoczenia

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie w Łodzi pięciu imprez o charakterze środowiskowym pod hasłem Europejski Dzień Dzielnicy dla uczestników projektu oraz ich otoczenia, w ramach realizowanego przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Łodzi projektu Nowy obraz pomocy społecznej w Łodzi, zwanych dalej imprezami zgodnie z poniższym opisem: Wykonawca zorganizuje pięć imprez, po jednej na terenie funkcjonowania każdej z Filii MOPS w Łodzi (Filii MOPS Łódź - Bałuty, Filii MOPS Łódź - Górna, Filii MOPS Łódź - Polesie, Filii MOPS Łódź - Śródmieście, Filii MOPS Łódź - Widzew). Wykonawca zobowiązany będzie do zorganizowania imprez we współpracy z pracownikami socjalnymi i kierownikami Filii, w szczególności do zorganizowania na każdej z Filii spotkania informacyjnego dla pracowników danej Filii MOPS, mającego na celu wysłuchanie sugestii co do programu i ewentualnego uwzględnienia pomysłów nie generujących dodatkowych kosztów. Sale na w/w spotkania informacyjne zapewni we własnym zakresie Zamawiający. Podczas trwania każdej imprezy Wykonawca zapewni: 1. Występy artystyczne (co najmniej trzy zespoły muzyczne), 2. Ewentualne występy/pokazy/wystawy przedstawicieli lokalnych społeczności (w zależności od zgłaszanych przez Filię w tym temacie propozycji, nie generujących dodatkowych kosztów), 3. Konferansjera prowadzącego imprezę, 4. Pomoc w zorganizowaniu meczu/zawodów sportowych pomiędzy przedstawicielami lokalnych społeczności (w zależności od zgłaszanych przez Filię w tym zakresie potrzeb i możliwości organizacyjnych) z uwzględnieniem przygotowania nagród dla zwycięzców, 5. Konkursy sportowe i plastyczne dla dzieci, 6. Dyplomy, nagrody, upominki za udział w konkursach (nagrody dla dzieci: książki, gry planszowe, maskotki - w łącznej ilości co najmniej 50 zestawów nagród), 7. Atrakcje dla dzieci (bezpieczne urządzenia pneumatyczne: dmuchana zjeżdżalnia, karuzela, zamek itp.), 8. Balony (w ilości co najmniej 100 sztuk), 9. Butlę z helem pozwalającą na napompowanie helem ok. 100 balonów, które będą rozdane w trakcie imprezy dzieciom, 10. Animatora dla dzieci, który zorganizuje i przeprowadzi gry i zabawy dla dzieci, 11. Punkt malowania twarzy dla dzieci, 12. Tory segwayowe (w ilości co najmniej 3 sztuk), 13. Pokaz tresury psów, 14. Pokaz florystyczny, 15. Poczęstunek realizowany zgodnie z normami sanitarnymi (500 kiełbasek z grilla, 500 kaszanek z grilla, chleb bez ograniczeń, keczup i musztarda bez ograniczeń, naczynia i sztućce jednorazowe, woda gazowana i niegazowana w butelkach 0,5 l po 200 szt., soki w kartonach dla dzieci (200 ml) jabłkowe i pomarańczowe po 100 sztuk, słodycze dla dzieci (ciastka, cukierki, wafelki - nie czekoladowe - co najmniej 10 kg), 16. Zadaszone miejsca siedzące przy stołach dla co najmniej 50 osób, 17. Zabezpieczenie medyczne, 18. Ochronę imprezy, 19. Zabezpieczenie prądowe, 20. Toy - toy (2 szt.) 21. Wynajem terenu pod imprezę, 22. Scenę, nagłośnienie i obsługę techniczną imprezy, 23. Transport i montaż niezbędnych urządzeń przed rozpoczęciem imprezy oraz demontaż i usunięcie ewentualnych odpadów po zakończeniu imprezy, Dodatkowe informacje dotyczące wszystkich imprez: 1. Szacunkowa liczba osób na każdej imprezie: około 300 osób, 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości pobierania jakichkolwiek opłat od uczestników imprez, wszystkie atrakcje będą dostępne bezpłatnie. Zamawiający nie dopuszcza także możliwości, aby w trakcie imprezy ktokolwiek prowadził działalność zarobkową, 3. Szczegółowy harmonogram imprez zostanie ustalony z Wykonawcą po podpisaniu umowy, 4. Na etapie podpisywania umowy Wykonawca będzie zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu do akceptacji wykazu adresów/miejsc, które planuje wynająć pod organizację imprez, 5. W celu odpowiedniej promocji oraz poinformowania jak największej liczby potencjalnych uczestników imprezy, Wykonawca przygotuje i przeprowadzi wśród lokalnej społeczności kampanię reklamową promującą imprezy z wykorzystaniem plakatów (w łącznej ilości co najmniej 250 sztuk), ulotek (w łącznej ilości co najmniej 1000 sztuk), 6. Prowadzący w czasie trwania imprezy zobowiązany będzie kilkakrotnie poinformować o nazwie projektu i o źródłach jego dofinansowania. Dodatkowo w widocznym miejscu Wykonawca zobligowany jest do wyeksponowania informacji na temat dofinansowania projektu i Zleceniodawcy, np. plakaty, baner, inne, 7. Czas trwania każdej imprezy: od 4h do 6h w godzinach popołudniowych, preferowany dzień tygodnia na organizację imprezy: sobota, 8. Wykonawca będzie ściśle współpracował z Filiami MOPS i uwzględni w programach imprez propozycje i sugestie pracowników realizujących projekt Nowy obraz pomocy społecznej w Łodzi (nie generujące dodatkowych kosztów), 9. Wykonawca przygotuje z każdej imprezy sprawozdanie merytoryczne w formie pisemnej oraz w formie elektronicznej zawierającej zdjęcia z imprez.