Obsługa Finansowa Projektu

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa finansowe Projektu. Zamówienie zostało podzielone na części na dwie części: Część I Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest obsługa finansowa Projektu pt.: Analiza poziomu kreatywności i absorpcji innowacji w przedsiębiorstwach finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, Priorytet V Dyfuzja innowacji, Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym. Celem Projektu jest opracowanie nowej usługi biznesowej - audytu poziomu kreatywności i absorpcji innowacji w przedsiębiorstwie oraz rozpowszechnienie usługi wśród instytucji otoczenia biznesu. Projekt realizowany będzie przez 36 miesięcy w okresie 1 stycznia 2011 - 31 grudnia 2013. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Obsługa księgowa Projektu będzie prowadzona przez 36 miesięcy. Realizacja zadań obsługi finansowej obejmuje prowadzenie odrębnej rachunkowości Projektu oraz rachunku bankowego zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego, umową o dofinansowanie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie obsługi finansowej Projektu. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do realizacji zadań zapewniających prawidłowe wykonanie Projektu w tym w szczególności zobowiązany jest do: 1. Prawidłowego rozliczania finansowego Projektu, 2. Obsługi subkonta bankowego Projektu, 3. Prowadzenia dokumentacji księgowej Projektu (faktury, umowy, listy płac, wyciągi bankowe itp.), 4. Rzetelne i terminowe księgowanie zdarzeń gospodarczych wynikających z realizacji Projektu. 5. Rzetelnego i terminowego księgowania dokumentów finansowych związanych z Projektem oraz ich odpowiednie archiwizowanie, 6. Kontroli prawidłowego wystawiania dokumentów finansowych Projektu, 7. Dekretowania dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, 8. Księgowania kosztów Projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych w ramach POIG 5.2., w szczególności weryfikacja pod kątem: zgodności z zadaniami określonymi w Projekcie; związku z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu Projektu i związku z realizacją Projektu; udokumentowania odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi, 9. Przestrzegania procedur i instrukcji związanych z realizacją Projektu w wymaganych i obowiązujących terminach wg wymogów sprawozdawczości POIG, 10. Prawidłowego oznaczania i opisania dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji Projektu (umieszczenia numeru umowy, oraz innych wymaganych treści stosownych dla danego dokumentu), 11. Opisywania faktur zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów dotyczących wdrażania programów współfinansowanych z POIG, 12. Monitorowania postępu finansowego Projektu dotyczącego wydatków zgodnie z wnioskiem o płatność i budżetem Projektu, 13. Dokonywania płatności finansowych związanych z Projektem, 14. Bieżącego monitoringu przepływów pieniężnych - nadzór nad płatnościami dla Wykonawców, czuwanie nad terminowym regulowaniem płatności, 15. Sporządzania i aktualizowania harmonogramu płatności Projektu i wniosku o płatność, 16. Rozliczania Projektu pod względem finansowym i sprawozdawczości związanej z Projektem (wnioski o płatność, sprawozdania, itp.); 17. Sporządzania kompletu dokumentów rozliczeniowych zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności: wniosków o płatność w aplikacji Generatora Wniosków Płatniczych (części finansowej), załączników do wniosku o płatność, składowych wynagrodzeń, wyciągów bankowych potwierdzających zrealizowane wydatki itp. 18. Sporządzania sprawozdań okresowych z realizacji wydatków Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi sprawozdawczości projektowej, 19. Współpracy w zakresie księgowości z osobami zarządzającymi Projektem, przedstawicielami lidera Projektu oraz z Instytucją Pośredniczącą, 20. Bieżącego kontaktu w sprawach finansowych z Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio w realizację Projektu, 21. Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji, 22. Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego Projektu, 23. Rozliczenia transz finansowych, 24. Przygotowywania sprawozdań na rzecz Lidera Projektu i Instytucji Pośredniczącej w wymaganych i obowiązujących terminach, 25. Przygotowania raportów o finansowym postępie w realizacji Projektu, 26. Zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich w przypadku ich wystąpienia, 27. Weryfikacji i akceptacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowymi prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających zasady kwalifikowalności wydatków, 28. Współpracy z organami kontrolującymi oraz przygotowywanie dokumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli i audytów Projektu, a także wykonywanie innych czynności związanych z przeprowadzanymi kontrolami, 29. Zapewnienia pomocy Zamawiającemu w trakcie przeprowadzania kontroli zewnętrznych i wewnętrznych w okresie trwania Projektu, jak również po jego realizacji, 30. Realizowania zaleceń pokontrolnych, 31. Wykonywania innych czynności księgowe wynikających z bieżących potrzeb realizacji Projektu 32. Dyspozycyjności w siedzibie jednostki realizującej Projekt w godzinach realizacji zadań projektowych. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiadają pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich. Miejsce wykonania zamówienia: miejscem wykonania zamówienia będzie Biuro Projektu zlokalizowane w budynku Krakowskiego Parku Technologicznego przy Al. Jana Pawła 41 L, 31-864 Kraków. Wykonawca zobowiązuję się oddelegować pracownika do wykonywania czynności objętych umową w siedzibie Zamawiającego w wymiarze czasu minimum dwa dni w tygodniu. Oddelegowana osoba zostaje zobowiązana do przestrzegania procedur oraz obiegu dokumentów obowiązującego u Zamawiającego. Część II: Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest obsługa finansowa Projektu pt AUDYT MARKETINGOWY MŁODEJ FIRMY finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Budżetu Państwa. Projekt realizowany będzie od 01.03.2011 do 30.06.2013 (28 miesięcy). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Obsługa księgowa Projektu będzie prowadzona przez 28 miesięcy. Realizacja zadań obsługi finansowej obejmuje prowadzenie odrębnej rachunkowości Projektu oraz rachunku bankowego zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego, umową o dofinansowanie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie obsługi finansowej Projektu. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do realizacji zadań zapewniających prawidłowe wykonanie Projektu w tym w szczególności zobowiązany jest do: 1. Prawidłowego rozliczania finansowego Projektu, 2. Obsługi subkonta bankowego Projektu, 3. Prowadzenia dokumentacji księgowej Projektu (faktury, umowy, listy płac, wyciągi bankowe itp.), 4. Rzetelne i terminowe księgowanie zdarzeń gospodarczych wynikających z realizacji Projektu. 5. Rzetelnego i terminowego księgowania dokumentów finansowych związanych z Projektem oraz ich odpowiednie archiwizowanie, 6. Kontroli prawidłowego wystawiania dokumentów finansowych Projektu, 7. Dekretowania dokumentów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, 8. Księgowania kosztów Projektu pod kątem spełnienia kryteriów dla tzw. wydatków kwalifikowanych w ramach POIG 5.2., w szczególności weryfikacja pod kątem: zgodności z zadaniami określonymi w Projekcie; związku z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu Projektu i związku z realizacją Projektu; udokumentowania odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi, 9. Przestrzegania procedur i instrukcji związanych z realizacją Projektu w wymaganych i obowiązujących terminach wg wymogów sprawozdawczości POIG, 10. Prawidłowego oznaczania i opisania dokumentów księgowych przetwarzanych przy realizacji Projektu (umieszczenia numeru umowy, oraz innych wymaganych treści stosownych dla danego dokumentu), 11. Opisywania faktur zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów dotyczących wdrażania programów współfinansowanych z POIG, 12. Monitorowania postępu finansowego Projektu dotyczącego wydatków zgodnie z wnioskiem o płatność i budżetem Projektu, 13. Dokonywania płatności finansowych związanych z Projektem, 14. Bieżącego monitoringu przepływów pieniężnych - nadzór nad płatnościami dla Wykonawców, czuwanie nad terminowym regulowaniem płatności, 15. Sporządzania i aktualizowania harmonogramu płatności Projektu i wniosku o płatność, 16. Rozliczania Projektu pod względem finansowym i sprawozdawczości związanej z Projektem (wnioski o płatność, sprawozdania, itp.); 17. Sporządzania kompletu dokumentów rozliczeniowych zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności: wniosków o płatność w aplikacji Generatora Wniosków Płatniczych (części finansowej), załączników do wniosku o płatność, składowych wynagrodzeń, wyciągów bankowych potwierdzających zrealizowane wydatki itp. 18. Sporządzania sprawozdań okresowych z realizacji wydatków Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi sprawozdawczości projektowej, 19. Współpracy w zakresie księgowości z osobami zarządzającymi Projektem, przedstawicielami lidera Projektu oraz z Instytucją Pośredniczącą, 20. Bieżącego kontaktu w sprawach finansowych z Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio w realizację Projektu, 21. Współpraca z Koordynatorem Projektu w celu zapewnienia prawidłowego przepływu informacji, 22. Sporządzanie zestawień dokumentów rozliczeniowych przedstawiających wykorzystanie środków realizowanego Projektu, 23. Rozliczenia transz finansowych, 24. Przygotowywania sprawozdań na rzecz Lidera Projektu i Instytucji Pośredniczącej w wymaganych i obowiązujących terminach, 25. Przygotowania raportów o finansowym postępie w realizacji Projektu, 26. Zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich w przypadku ich wystąpienia, 27. Weryfikacji i akceptacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowymi prawidłowości rozliczeń finansowych uwzględniających zasady kwalifikowalności wydatków, 28. Współpracy z organami kontrolującymi oraz przygotowywanie dokumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli i audytów Projektu, a także wykonywanie innych czynności związanych z przeprowadzanymi kontrolami, 29. Zapewnienia pomocy Zamawiającemu w trakcie przeprowadzania kontroli zewnętrznych i wewnętrznych w okresie trwania Projektu, jak również po jego realizacji, 30. Realizowania zaleceń pokontrolnych, 31. Wykonywania innych czynności księgowe wynikających z bieżących potrzeb realizacji Projektu 32. Dyspozycyjności w siedzibie jednostki realizującej Projekt w godzinach realizacji zadań projektowych. W przypadku kolizji świadczeń, świadczenie na rzecz Zamawiającego posiadają pierwszeństwo przed świadczeniami na rzecz osób trzecich. Miejsce wykonania zamówienia: miejscem wykonania zamówienia będzie Biuro Projektu zlokalizowane w budynku Krakowskiego Parku Technologicznego przy Al. Jana Pawła 41 L, 31-864 Kraków. Wykonawca zobowiązuję się oddelegować pracownika do wykonywania czynności objętych umową w siedzibie Zamawiającego w wymiarze czasu minimum dwa dni w tygodniu. Oddelegowana osoba zostaje zobowiązana do przestrzegania procedur oraz obiegu dokumentów obowiązującego u Zamawiającego.