Usługa rezerwacji noclegów w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w II półroczu 2014 r

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa pośrednictwa rezerwacji noclegu w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników UOKiK na II półrocze 2014 roku z uwzględnieniem: 1.1. gwarancji płatności np. kartą kredytową za noclegi rezerwowane w hotelach krajowych i zagranicznych dla Kierownictwa i pracowników UOKiK na II półrocze 2014 roku, 1.2. zapewnienie płatności należnej hotelom wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatorów wydarzeń, w których będą brali udział pracownicy UOKiK, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych, w zależności, które będą niższe, 1.3. dokonywania pojedynczych rezerwacji w hotelach wskazanych przez UOKiK z zapewnieniem płatności. 2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 2.1. wybór hoteli krajowych i zagranicznych z uwzględnieniem przysługującego limitu na nocleg za granicą w kraju docelowym, określonego do załącznika do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu poza granicami kraju Dz. U. z 2013 r., poz.167 oraz z uwzględnieniem limitu 250,00 zł za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką i ze śniadaniem przy rezerwacjach krajowych. 2.2. realizację około: -130 rezerwacji hotelowych krajowych w II półroczu 2014 r. -150 rezerwacji zagranicznych w II półroczu 2014 r., (Zamawiający pod pojęciem rezerwacji rozumie nocleg dla 1 osoby lub dla grupy osób). 2.3. Każdy nocleg oznacza pełną dobę hotelową. 2.4. Główne miejscowości, w których odbędą się noclegi to: -w kraju - Warszawa, Poznań, Olsztyn, Katowice, Łódź, Kraków, Lublin, Bydgoszcz, Kielce, Toruń, Wrocław, Szczecin i Gdańsk, -za granicą - Bruksela, Paryż, Budapeszt, Kijów, Kopenhaga, Madryt, Luksemburg, Tallin, Bratysława, Haga, Monachium, Nowy York, Wilno, Maastricht, Rzym, Rotterdam, Berlin. 2.5. Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele zagraniczne dla pracowników UOKiK posiadały standard co najmniej dwu-gwiazdkowy lub co najmniej trzygwiazdkowy dla Kierownictwa UOKiK. 2.6. Hotele w Brukseli w miarę możliwości powinny mieścić się w promieniu 1,5 km od miejsca wydarzenia. UOKiK uczestniczy w spotkaniach m.in. przy Komisji Europejskiej oraz przy Parlamencie Europejskim. 2.7. Hotele proponowane w innych miastach niż Bruksela -zarówno w kraju, jak i za granicą, powinny również znajdować się w miarę możliwości, jak najbliżej wskazanego miejsca. 2.8. Wykonawca zobowiązany będzie do rezerwacji noclegów zgodnie ze składanymi zamówieniami, pokoje -jedno i dwuosobowe z łazienką i śniadaniem w cenie. 2.9. Zamówienia będą dotyczyć rezerwacji noclegów pojedynczych oraz grupowych, z reguły będą to rezerwacje pojedyncze, czasem od 2 do 4 osób, sporadycznie rezerwacje powyżej 10 osób. 2.10. Zamawiający będzie składał zamówienia faksem lub na adres e-mail, przed planowanym noclegiem, ewentualne uzgodnienia będą konsultowane telefonicznie. 2.11. Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji. 2.12. Opłata transakcyjna dotyczy 1 rezerwacji bez względu na ilość noclegów. 2.13. Przy rezerwacjach pojedynczych i grupowych termin odstąpienia od złożonego ZAMÓWIENIA bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację z ZAMÓWIENIA będzie ustalany każdorazowo zgodnie z zasadami danego hotelu i akceptowany przez Zamawiającego podczas wyboru hotelu z przedstawionej przez Wykonawcę oferty. 2.14. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi. Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystać rekomendowanej ilości podanej w SIWZ noclegów. 2.15. Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych. 2.16. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów -oprócz noclegu i śniadania, poniesionych przez osoby skierowane przez Zamawiającego -parking, miniarek-reguluje pracownik na miejscu z własnych środków. 2.17. Wykonawca będzie zobowiązany do wyznaczenia pracownika i czynnej linii telefonicznej oraz adresu e-mail dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy, w godzinach od 8:00 do 17:00, umożliwiającej dokonanie rezerwacji i dokonywania jej zmian. 2.18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości wykorzystanych noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego -tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości, w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. 2.19. Możliwość dodania hotelu preferowanego przez UOKiK z gwarancją wynegocjowanej ceny. W przypadku korzystania z cen kontrahentów UOKiK udzielenie upustu przez Wykonawcę nie będzie miało miejsca. 2.20. Wystawianie faktur VAT przez Wykonawcę 2 razy w miesiącu na wszystkie noclegi krajowe i zagraniczne: termin płatności - 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT. 2.21. Faktura VAT lub załącznik do faktury powinien zawierać: cenę zakupu miejsc hotelowych przed i po upuście wraz z opłata transakcyjną, imię i nazwisko gościa hotelowego, nazwę i adres hotelu, datę pobytu. 2.22. W pierwszej kolejności liczony jest upust od ceny zakupu miejsc hotelowych a następnie doliczana jest opłata transakcyjna. 2.23. Upust będzie naliczany od ceny oferowanej przez hotel za 1 dobę jako standardowa stawka. 2.24. Czas odpowiedzi Wykonawcy na zapytanie wysłane drogą mailową z adresu wyjazdy@uokik.gov.pl wraz ze wskazaniem propozycji hoteli lub dokonania rezerwacji wskazanego hotelu nie powinien przekraczać 1 dnia roboczego