Kompleksowe zorganizowanie ogólnopolskiej konferencji branżowej wraz z wizytą w zdn. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja, przeprowadzenie i obsługa logistyczna konferencji przedstawicieli różnych środowisk – przedsiębiorców, organizacji przedsiębiorców, przedsiębiorców społecznych, przedstawicieli samorządów lokalnych, organizacji pozarządowych i instytucji rządowych wraz z wizyta w placówce zdn. 2. zakresem zamówienia objęta jest 1 konferencja dla nie więcej niż 120 osób i nie mniej niż 100 osób, większość osób (60 %) powinna stanowić grupa przedstawicieli potencjalnych pracodawców dla nieletnich z zdn. 3. czas trwania konferencji to 7 godzin ze wskazaniem na godziny 10 00 – 17 00. 4. wykonawca zobowiązany jest przedstawić zamawiającemu do zaakceptowania szczegółowy program konferencji, który zasadniczo ma składać się z części wstępnej, wizyty w wybranym przez zamawiającego zdn, 2 paneli dyskusyjnych oraz podsumowania konferencji. 5. wykonawca zorganizuje, przeprowadzi i obsłuży konferencję przy założeniu zaakceptowania wszystkich dokumentów, materiałów przez zamawiającego – w terminach określonych umową oraz załącznikami do umowy. 6. wszelkie materiały publikowane przed, w trakcie jak i po konferencji muszą uzyskać akceptację zamawiającego przed ich upublicznieniem. 7. lokalizacja konferencji będzie musiała uzyskać akceptację zamawiającego. zamawiający dopuszcza lokalizację konferencji w odległości do 30 km od wskazanych poniżej placówek, w których możliwe jest zorganizowanie wizyty uczestników konferencji (wykonawca przedstawi lokalizacje dla każdej z 4 wytypowanych placówek zlokalizowanych we wskazanej odległości) 7.1. zakład poprawczy w sadowicach, 7.2. zakład poprawczy i schronisko dla nieletnich w zawierciu, 7.3. zakład poprawczy i schronisko dla nieletnich w głogowie, 7.4. zakład poprawczy w koszalinie. decyzja o miejscu zostanie podjęta na podstawie wytypowanych przez wykonawcę propozycji lokalizacji konferencji (zgodnie z wymaganiami zamawiającego określonymi w pkt. ii niniejszego dokumentu.) zgodnie z powyższym wykazem placówek w których możliwe jest zorganizowanie wizyt. do każdego z 4 miejsc wykonawca przedstawi analizę rynku pod względem możliwości zaproszenia maksymalnie dużej liczby przedstawicieli pracodawców różnych branż. wykonawca powyższy wykaz przedstawi w ciągu 14 dni kalendarzowych od podpisania umowy, zamawiający potwierdzi (zaakceptuje) wybór miejsca konferencji w ciągu 7 dni kalendarzowych. zamawiający wymaga od wykonawcy obsługi logistycznej przed / na / i po konferencji koordynowanej przez przedstawiciela wykonawcy, pełniącego rolę opiekuna konferencji, który będzie sprawował nadzór nad realizacją zamówienia, w tym zapewnieniem sali konferencyjnej wraz z wymaganym wyposażeniem, cateringiem, transportem i innymi wymaganiami zamawiającego określonymi w opz. 8. wykonawca będzie odpowiedzialny za rekrutację uczestników konferencji oraz rejestrację uczestników na miejscu (lista obecności prowadzona w dniu konferencji, podpisana przez jej uczestników), przygotowanie i wydanie materiałów informacyjnych uczestnikom. 9. wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację, logistykę transportu uczestników konferencji z miejsca konferencji do miejsca wizyty oraz z miejsca wizyty do miejsca konferencji. wykonawca jest zobowiązany pokryć również wszelkie koszty związane z przygotowaniem i rozesłaniem zaproszeń na konferencję, zapewnieniem moderatorów konferencji oraz ekspertów/prelegentów, wynajęciem lokalu na czas konferencji zapewnieniem obiadu/lunch dla wszystkich uczestników konferencji i zaproszonych gości, przerw kawowych, obsługi oraz wszelkich kosztów na konieczne działania, które mają wpłynąć na jej efektywność i atrakcyjność – atrakcyjność rozumianą jako zachęcenie uczestników konferencji do zainteresowania się wsparciem młodzieży z zdn w odnalezieniu się w społeczeństwie poza ośrodkami. definicja zamawiającego za eksperta/prelegenta zamawiający uzna osobę posiadającą minimum 5 letnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej z szeroko pojętym obszarem tematycznym konferencji, między innymi z rynkiem pracy, kształceniem zawodowym, specyfiką kształcenia nieletnich w placówkach zamkniętych, zakładami dla nieletnich, resocjalizacją, profilaktyką społeczną, badaniami społecznymi i rynkowymi dotyczącymi przedmiotowej dziedziny i inne) 10. zamawiający wymaga, aby konferencja odbyła się w terminie od 15.10.2014 r. do 31.10.2014 r. w dzień roboczy. wykonawca przedstawi propozycję terminu konferencji po zatwierdzeniu przez zamawiającego miejsca konferencji w terminie nieprzekraczalnym 21 dni po zawarciu umowy. 11. wykonawca odpowiada za zaproszenie oraz pokrycie honorariów ekspertów/prelegentów prowadzących przedmiotową konferencję. najpóźniej 45 dni przed konferencją wykonawca przekaże zamawiającemu do akceptacji nazwiska ekspertów/prelegentów – minimum 4 osoby. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, został zawarty w załącznikach do wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 1 do siwz. ii.1.6)