Rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych na przeloty zagraniczne, krajowe i biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne oraz ubezpieczenie podróżnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych na przeloty zagraniczne, krajowe i biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne dla pracowników Zamawiającego oraz ubezpieczenie podróżnych podczas pobytu za granicą. Dostawa biletów lotniczych i polis ubezpieczeniowych będzie odbywać się drogą elektroniczną, a biletów kolejowych zagranicznych do siedziby Zamawiającego w Warszawie przy ul. Czerniakowskiej 16 lub do Zakładu Ochron Osobistych w Łodzi przy ul. Wierzbowej 48 pocztą lub kurierem. Wymagania szczegółowe: 1) Zamawiający wymaga dostawy biletów lotniczych w najtańszej taryfie klasy ekonomicznej (preferowane są połączenia bezpośrednie) lub w szczególnych przypadkach, w innej klasie według wymagań przedstawiciela Zamawiającego; 2) w trakcie realizacji umowy Zamawiający może odwołać rezerwację, zmienić trasę, dane osoby podróżującej lub termin podróży, jeśli jest to dopuszczalne w danej klasie rezerwacyjnej oraz w przypadku dostępności miejsc. Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania ewentualnej różnicy w cenie; 3) rezerwacja biletów przez Zamawiającego, będzie się odbywać drogą elektroniczną lub telefonicznie. Wykonawca wyznaczy przedstawiciela do kontaktu z Zamawiającym. Wykonawca powinien przedstawić, co najmniej trzy opcje połączeń wraz z informacją o cenie, terminie wystawienia biletu. Ponadto, przy wystawianiu biletu Wykonawca poinformuje Zamawiającego o możliwościach i kosztach ewentualnych zmian lub anulacji; 4) Wykonawca ma obowiązek bezzwłocznie potwierdzić fakt dokonanej rezerwacji na adres poczty elektronicznej przedstawiciela Zamawiającego, który dokonywał zamówienia lub w innej uzgodnionej formie. Wykonawca ma obowiązek skontaktować się telefonicznie z przedstawicielem Zamawiającego w dniu, w którym upływa termin wystawienia biletu; 5) dostarczanie biletów lotniczych oraz faktur przez Wykonawcę, odbywać się będzie drogą elektroniczną na adres przedstawiciela Zamawiającego lub, jeśli jest to niemożliwe, w formie papierowej do siedziby Zamawiającego lub do innego miejsca wskazanego przez Zamawiającego w terminie ustalonym każdorazowo przez strony, ale nie później niż 48 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (biletów), 6) w sytuacji gdy podróż rozpoczyna się w niedzielę lub poniedziałek, Wykonawca dostarczy bilet w piątek poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży najpóźniej do godz. 12.00; 7) w sytuacji nagłej Wykonawca dostarczy bilet (bilety) do jednej z siedzib według wskazania przedstawiciela Zamawiającego nie później niż w ciągu 6 godzin; 8) koszty dostarczenia biletu każdorazowo pokryje Wykonawca; 9) Zamawiający wymaga dostarczenia na żądanie drogą elektroniczną raportów informujących m.in. sumaryczne, szczegółowe, wykazujące oszczędności analityczne wg rodzaju przewoźnika, kierunków, klas podróży; 10) realizacja przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia, nakłada na niego następujące obowiązki: a) w przypadku zmian w terminarzu połączeń u wybranego przewoźnika, zapewnienie przelotu pasażerskimi liniami lotniczymi zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu. Wykonawca będzie miał obowiązek przedstawić co najmniej jedną propozycję innego przewoźnika; b) w przypadku wystąpienia problemów technicznych u wybranego przewoźnika, zapewnienia przelotu pasażerskimi liniami zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu; c) w przypadku braku biletu (biletów) w klasie ekonomicznej zapewnienie rezerwacji w innej klasie oferowanej przez przewoźnika. 11) Wykonawca zapewni Zamawiającemu na żądanie ubezpieczenie pracownika, na czas podróży zagranicznej na każdy dzień wyjazdu. Ubezpieczenie będzie obejmować: a) koszty leczenia ubezpieczonego przebywającego za granicami naszego kraju w związku z jego nagłą chorobą lub nieszczęśliwym wypadkiem, b) koszty transportu chorego lub transportu zwłok do Polski, c) następstwa nieszczęśliwych wypadków polegająca na trwałym uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci ubezpieczonego wywołane przyczyna zewnętrzną niezależnie od woli ubezpieczonego powstałe podczas podróży zagranicznej. Wystawione polisy zostaną dostarczone bezpłatnie przez Wykonawcę drogą elektroniczną. w terminie ustalonym każdorazowo przez strony, ale nie później niż 48 godziny przed terminem planowanej podróży. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat manipulacyjnych (poza wynikającymi z taryfy przewoźnika) z tytułu zmian dotyczących trasy, terminu lub osób podróżujących, zgłoszonych przez Zamawiającego.