Realizacja działań miękkich w ramach projektu -Rewitalizacja przypałacowego zespołu parkowego w Żaganiu, jako element wspierania dostępności do dziedzictwa kulturowego

Opis przedmiotu przetargu: Zamawiający udziela zamówienia w 4 częściach. Wykonawca może złożyć po jednej ofercie na każdą z 4 części zamówienia lub po jednej ofercie na dowolnie wybraną/e część/ci przedmiotu zamówienia. 2.1. Opis przedmiotu zamówienia dla Części 1 : CPV 79.95.10.00-5 USŁUGI W ZAKRESIE ORGANIZOWANIA SEMINARIUM Organizacja i przeprowadzenie seminarium na temat parków i ogrodów po polskiej i niemieckiej stronie, jako część wspólnych działań sieciowych, dotyczących transgranicznej sieci współpracy Gartenkulturpfad realizowanego przez dwa dni (100 zaproszonych uczestników, po 50 z Polski i Niemiec). W tym zakresie Wykonawca jest zobowiązany : 1. Zapewnić jeden nocleg dla 50 osób oraz całodzienne wyżywienie dla 100 osób. 2. Zorganizować spotkanie polskich i niemieckich właścicieli i zarządców parków i ogrodów z Polski i Saksonii oraz pozostałych grup interesariuszy (przedsiębiorców, organizacji turystycznych, lokalnych i regionalnych organizacji pozarządowych, władz samorządowych, szkół i in.). 3. Przygotować seminarium polsko-niemieckie, w tym: 10 odczytów na temat parków i ogrodów oraz dwóch półtoragodzinnych paneli dyskusyjnych nt. 1. Możliwości, szanse i zagrożenia rozwoju turystyki ogrodowo-parkowej na obszarze polsko-niemieckiego pogranicza, 2. Realizacja wspólnych polsko- niemieckich projektów. 4. Przygotować polsko-niemieckie eventy kulturalne popularyzujące Park w Żaganiu, transgraniczną sieć parków i ogrodów oraz turystykę ogrodową (koncert muzyki poważnej, polsko - niemiecka wystawa kwiatów, konkurs na najładniejsza wiązankę). W ramach realizacji części 1 przedmiotu zamówienia wykonawca jest zobowiązany do: 1. Wynajmu dwóch sal niezbędnych do organizacji spotkań, seminariów i wystawy kwiatów. 2. Wynajmu kabiny do tłumaczeń symultanicznych. 3. Przygotowania materiałów na konferencję dla uczestników (teczka, notes, długopis, identyfikator, program). 4. Ubezpieczenia uczestników w ramach polisy grupowego ubezpieczenia NNW. Wszystkie zdarzenia w ramach realizacji części 1 przedmiotu zamówienia odbywać się będą na terenie zespołu pałacowo-parkowego w Żaganiu. Termin realizacji zadania : 27- 28 czerwca 2013 r. 2.2. Opis przedmiotu zamówienia dla Części 2 : CPV 79.95.20.00-2 USŁUGI W ZAKRESIE ORGANIZACJI IMPREZ 79.96.00.00-1 USŁUGI FOTOFRAFICZNE I POMOCNICZE Organizacja i przyprowadzenie 2 - dniowych warsztatów fotograficznych pn. Park - obiektywnie (Park- obiektive), połączonych z konkursem dla uczestników w wieku od 12 roku życia na najlepsze zdjęcie parku. Uczestnicy warsztatów : - po 12 uczestników z Polski i Niemiec (młodzież), podzieleni na dwie polsko-niemieckie grupy, w każdej grupie po dwóch opiekunów (polski i niemiecki) oraz zawodowy fotografik asystujący i wspierający radą młodych fotografików ( w sumie grupa 32 osób, z czego 15 osób będzie korzystać z noclegu- młodzież niemiecka (12 osób) + 2 niemieckich opiekunów i 1 fotografik). W tym zakresie Wykonawca : 1. Zapewni noclegi dla 15 osób oraz całodzienne wyżywienie dla 32 osób. 2. Przygotuje spotkanie oraz wspólne omówienie doświadczeń fotograficznych wprowadzenie uczestników w historię parku i pałacu, przygotowanie krótkiej prelekcji w języku polskim i niemieckim. 3. Zorganizuje zwiedzanie pałacu i parku wraz z komentarzem do poszczególnych części i założeń parku, jego idei. Przedstawi najciekawsze opowieści i legendy związane z parkiem celem przygotowania tła i podbudowy merytorycznej do konkursu. 4. Przygotuje i zrealizuje konkurs- dwa dni, w dwóch grupach, każda z opiekunem przez kilka godzin- wędrówka po parku i robienie zdjęć. W pierwszy dzień jedna grupa (12 osób po 6 z Polski i 6 z Niemiec) na rowerach będzie docierać do najdalszych zakątków parku, druga grupa wędrować będzie po parku pieszo, w następny dzień należy dokonać zmiany grup. Wykonawca zabezpieczy dla wszystkich uczestników konkursu nagrody. 5. Po zakończeniu zdjęć należy dokonać oceny zebranego materiału- przy czym każdy uczestnik przygotuje fotoreportaż i trzy pojedyncze zdjęcia, co będzie oceniane przez komisję, której skład ustali Wykonawca. 6. Przygotuje wystawę prezentującą efekty konkursu. Wystawa prac uczestników odbędzie się po polskiej i niemieckiej stronie. W ramach realizacji części 2 przedmiotu zamówienia wykonawca jest zobowiązany do: 1. Wynajmu sali i sprzętu na okres 2 dni, zapewnienia instruktorów fotografików, zabezpieczenia materiałów eksploatacyjnych ( w tym druk prac warsztatowych, papier fotograficzny, płyty CD itp.). 2. Przygotowania wystawy (druk wielkoformatowy prac nagrodzonych, ramy itp.). 3. Zakupu nagród -upominków dla uczestników warsztatów. 4. Zorganizowania wycieczki- zwiedzanie miasta (z zapewnieniem biletów wstępu i przewodnika). Termin realizacji zadania : 08-09 czerwca 2013 r. Wystawa prac ma zostać zrealizowana w późniejszym czasie, nie później jednak jak do końca czerwca 2013 r. po stronie polskiej i nie później jak do końca listopada 2013 r. po stronie niemieckiej na terenie Saksonii. Sugerowane miejsce wystawy - Bad Muskau. Czas trwania wystawy minimum dwa tygodnie. 2.3. Opis przedmiotu zamówienia dla Części 3 : CPV 79.95.30.00-9 USŁUGI W ZAKRESIE ORGANIZACJI FESTIWALI Organizacja i przeprowadzenie na dziedzińcu pałacowym trzydniowego festiwalu zespołów z Polski (przede wszystkim z Żagania i okolic) oraz z Saksonii (przede wszystkim z Bad Muskau i okolic). Uczestnicy festiwalu: 100 zaproszonych osób, po 50 z Polski i Niemiec, w tym 50 osób korzystających z noclegów. W zakresie tego zadania Wykonawca jest zobowiązany : 1. Zapewnić noclegi dla 50 osób oraz całodzienne wyżywienie dla 100 osób. 2. Zorganizować trzydniowe koncerty polskich i niemieckich zespołów muzycznych, prezentujących dowolny rodzaj muzyki. Dla profesjonalnej organizacji imprezy należy wynająć scenę, nagłośnienie i oświetlenie. W trakcie festiwalu należy zorganizować następujące imprezy towarzyszące : 1. Warsztaty gry na gitarze dla polskich i niemieckich uczestników spotkań. W ramach organizacji warsztatów należy wynająć dwa pomieszczenia dla uczestników warsztatów na terenie Pałacu Książęcego, zabezpieczyć i udostępnić instrumenty dla osób, które nie będą dysponowały swoimi instrumentami (10 szt.), zapewnić dwóch instruktorów którzy poprowadzą zajęcia (2 osoby x 8 godzin), przygotować materiały szkoleniowe dla 50 osób. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany zapewnić uczestnikom napoje chłodzące. 2. Panel dyskusyjny na temat współczesnej muzyki rozrywkowej ( zapewnienie 2 polskich i 2 niemieckich panelistów, moderatora). Panel ma trwać 3 godziny. W ramach tego działania Wykonawca wynajmie odpowiednie pomieszczenie w Pałacu Książęcym wraz z odpowiednim nagłośnieniem, przygotuje (dla 50 osób) serwis kawowy i drobny poczęstunek (słodycze i zimne napoje), przygotuje materiał poglądowy przedstawiający główne tezy panelu (prezentowane przez panelistów zaproszonych przez wykonawcę) - 50 kpl., do prowadzenia panelu dyskusyjnego Wykonawca zapewni moderatora oraz 2 dziennikarzy, zapewni wynajem pomieszczenia i nagłośnienie, serwis kawowy i drobny poczęstunek dla uczestników. 3. Spotkania młodzieży i osób dorosłych z Polski i Saksonii, zorganizowane wokół polsko- niemieckiego festiwalu zespołów muzycznych. Spotkania będą miały miejsce na terenie Muzeum Obozów Jenieckich, gdzie są znakomite warunki do organizacji imprez plenerowych połączonych ze zwiedzaniem obiektów, poczęstunkiem dla uczestników- ogniskiem i grillem Teren Muzeum jest oddalony o kilka kilometrów od zespołu pałacowo- parkowego dlatego Wykonawca jest zobowiązany do zabezpieczenia transportu autobusowego w obie strony. W ramach realizacji części 3 przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: 1. Wynajmu 1 pomieszczenia (techniczne zaplecze dla zespołów) na okres trzech dni. 2. Wynajmu sceny zadaszonej o wymiarach 6m x 8 m na potrzeby organizacji festiwalu (3 dni ). 3. Zapewnienia obsługi technicznej (akustyk, elektryk, oświetlenie, zaplecze porządkowe, przygotowanie widowni, konferansjerka itp. na okres 3 dni). 4. Zakupu nagród-upominków dla uczestników. 5. Ubezpieczenia uczestników w ramach polisy grupowego ubezpieczenia NNW. Termin realizacji zadania : 28 - 30 czerwca 2013 r. 2.4. Opis przedmiotu zamówienia dla Części 4 : CPV 79.95.20.00-2 USŁUGI W ZAKRESIE ORGANIZACJI IMPREZ Organizacja i przeprowadzenie Saksońsko- Żagańskiego crossu rowerowego ścieżkami Parku Książęcego. Uczestnicy corsu: 50 osób z Polski i Niemiec. Do zadań Wykonawcy należy w szczególności: 1. Organizacja polsko-niemieckiej grupy rowerzystów, spotkanie i rozmowa z kwalifikowanym trenerem jazdy crossowej, którego zaangażuje Wykonawca. 2. Wspólne wytyczenie trasy crossu alejkami parkowymi i po bezdrożach - wytyczenie terasy wspólnie z polskimi i niemieckimi uczestnikami (zebranie przez Komisję propozycji tras i wybór najciekawszej z nich przez specjalistów crossu rowerowego). 3. Wyścig na czas (start co 1 minutę), kategoria open ( dla wszystkich). 4. Uhonorowanie zwycięzców i wspólna biesiada. W ramach przedmiotowego zadania Wykonawca jest zobowiązany : 1. Zapewnić lunch dla 50 uczestników oraz zorganizować biesiadę wieczorną na podsumowanie crossu. 2. Wynająć pomieszczenia na potrzeby techniczne ( szatnia, namiot cateringowy). 3. Wyznaczyć trasę i ją oznakować. 4. Opłacić sędziów. 5. Przygotować numery startowe, regulamin zawodów crossowych. 6. Zapewnić obsługę techniczną. przygotować materiały robocze oraz zakupić nagrody- upominki dla uczestników. Termin realizacji : 1 czerwca 2013 r. 2.3. Dodatkowe informacje do poszczególnych części opisu przedmiotu zamówienia: 1. Działania miękkie realizowane są w ramach projektu Rewitalizacja przypałacowego zespołu parkowego w Żaganiu, jako element wspierania dostępności do dziedzictwa kulturowego, dofinansowanego z Funduszy Unii Europejskiej w ramach PO EWT Polska-Saksonia 2007- 2013. 2. Koszt przewozu uczestników ze strony niemieckiej - we wszystkich częściach przedmiotu zamówienia- leży po stronie Wykonawcy. 3. Koszty związane z usługami tłumaczy podczas wszystkich imprez określonych w poszczególnych częściach przedmiotu zamówienia, jak również wydruk plakatów, zaproszeń i ulotek leżą po stronie Zamawiającego. Zamawiający zaprasza uczestników ze strony polskiej i niemieckiej. Wykonawca jest zobowiązany do potwierdzenia udziału uczestników na listach obecności zgodnych w załącznikiem ( załącznik obowiązuje dla wszystkich części przedmiotu zamówienia).